新形勢下石油企業(yè)辦公室工作科學管理探討

摘 要：石油企業(yè)辦公室作為一個單位的服務中心、信息中心、參謀中心、指揮中心和運轉中心有著舉足輕重的職能作用，是協(xié)調上下機關各部門，連接企業(yè)領導和企業(yè)所屬基層單位的“中樞神經(jīng)”。辦公室工作如何做到科學管理，將直接制約和影響著本單位各項工作的開展和完成。文章以中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司為例，主要分析辦公室科學管理對石油企業(yè)發(fā)展的重要性及其存在的問題，并提出相應的解決措施，以對石油企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展提供參考。

關鍵詞：辦公室工作；重要作用；科學管理；對策

辦公室管理一直被視為管理科學中一項十分重要的實踐課題。這是因為辦公室是所有公共和私人組織中的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。企業(yè)辦公室管理既有一般辦公室管理的共同點，也有其自身獨特的規(guī)律。在石油企業(yè)所屬單位內部，辦公室工作就是通過“辦文、辦會、辦事”體現(xiàn)聯(lián)系溝通、協(xié)調服務、監(jiān)督指導等職能作用，從而達到服務領導，服務機關部門和基層單位，服務員工群眾的目的。所以，石油企業(yè)辦公室工作的管理是否科學以及科學化程度如何，直接關系到所在單位的形象和管理效能的高低。

1 石油企業(yè)辦公室的管理職能及重要作用

1.1 石油企業(yè)辦公室的管理職能

石油企業(yè)辦公室是企業(yè)的主要職能部分之一，職責在于“參與政務、管理事務、搞好服務”，是企業(yè)賦予辦公室行使企業(yè)行政工作的指揮中心，具有橋梁作用。而中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司主要職能有：人事管理、文件收發(fā)、印信管理、文電保密、宣傳報道、督查督辦、會議安排、車輛管理、工程與物資采購、信息管理、后勤保障等方面。基于上述原因，石油企業(yè)辦公室猶如“決策參謀部”、“工作執(zhí)行軍事部”和“后勤服務部”，其職能作用發(fā)揮的如何，直接關系企業(yè)工作的落實和開展，科學管理能否直接影響企業(yè)整體管理水平的提升。

1.2 石油企業(yè)辦公室工作實施科學管理的重要作用

石油企業(yè)辦公室承擔著參政議政、管理事務、搞好服務的重要職責，其作用反映在以下三個方面：

（1）參謀助手作用。當前石油企業(yè)發(fā)展新形勢下敢于和善于給領導當參謀，是做好辦公室工作的基礎。而參謀就應當以“服務全局”為基礎，以“輔助決策”為目的，以“提醒警策”為手段，圍繞企業(yè)的中心工作組織開展工作調研，及時掌握基層單位的熱點和難點問題，反映內部存在的問題和矛盾，了解員工群眾的心聲和需求。參在點子上，謀在關鍵處，為領導決策提供及時、準確、全面的信息，提出決策性的意見，協(xié)助企業(yè)領導處理、督查政務，組織安排單位重要會議和重大活動。

（2）協(xié)調服務作用。作為石油企業(yè)辦公室，基于企業(yè)屬性所致，在實際工作中，協(xié)調服務是辦公室的一種工作方法、一種管理方式，通過協(xié)助領導，在辦公室的職責范圍內或在領導授權下，借助有關政策、規(guī)章制度和有力的措施，依靠“辦文、辦會、辦事”來銜接溝通，調整和改善人際之間、部門之間、部門與基層單位之間、工作之間的關系，縮小或消除各種矛盾，促使各項活動趨向同步化與和諧化，使管理行為在不同級別的管理層次中發(fā)揮充分效能，使管理過程更加流暢，以實現(xiàn)共同目標的過程。

（3）督查督辦作用。作為辦公室工作的一項重要職能，督查督辦任務就是依據(jù)本企業(yè)（單位）召開的工作會議定的事項、確定的重要決策、部署的重點工作，通過分解事項，明確完成進度、負責領導和落實部門，開展重點督查督辦，促進貫徹和落實。對黨政聯(lián)席會議、領導例會議定事項及領導現(xiàn)場辦公（調研）批示和交辦的事項，專項按月督辦、按月通報，使之落實。針對員工反映較多、反映強烈的問題或職代會建議提案主動查辦。

2 石油企業(yè)辦公室工作實施科學管理存在的主要問題

與傳統(tǒng)模式下的辦公室管理相比，現(xiàn)代石油企業(yè)辦公室盡管在作用發(fā)揮、協(xié)調運轉、服務保障等方面已具備了較為科學合理的管理方法，但因受機制體制、內外部關系、工作屬性等因素的影響，仍然存在有以下幾個方面的問題。

2.1 管理理念不強

石油企業(yè)快速發(fā)展背景下，對整個管理工作的開展都提出較高的要求，需在管理內容、管理形式上進一步創(chuàng)新。特別其中的辦公室管理工作，應結合企業(yè)經(jīng)營管理中的動態(tài)變化，在管理理念上不斷完善。然而現(xiàn)行辦公室管理活動中，仍未表現(xiàn)出全方位、高層次特征，且不具備一定的預見性，在管理理念上仍局限在簡單的控制、監(jiān)督與指揮層面，忽視企業(yè)經(jīng)營管理中的變化情況，如職工思想變化等。這種管理理念，直接導致辦公室工作止步不前。

2.2 管理效率不高

目前石油企業(yè)在辦公室工作方面，部分人員完全將自身工作界定在事務性工作層面，實際開展工作中更傾向于機械地完成上級領導安排的任務，很少對辦公室涉及的工作主動思考。如在進行文案起草或相關措施規(guī)定制定中，往往難以得到上級領導認可，而基層員工對于這些措施也會產生明顯的反感心理。事實上，辦公室工作除表現(xiàn)在事務處理方面，也需做好信息收集、整理與處理等方面，能夠將有效的信息提供給企業(yè)決策過程中。

2.3 管理制度不全

制度是辦公室管理工作開展的重要保障。然而當前石油企業(yè)在辦公室工作方面，并未在制度上進行具體明確，管理工作無思路、管理工作目標不明確以及職責模糊等問題極為突出，這樣管理人員在工作負荷上極高，且最終獲得的管理效果也不明顯，整個管理過程中人力、物力等資源都將耗費許多。一旦辦公室管理面臨復雜多樣的工作問題，將表現(xiàn)出無所適從的局面，究其原因在于管理制度的缺失。因此，制度建設應成為當前辦公室管理需考慮的重要問題。

2.4 管理創(chuàng)新不夠

在全球經(jīng)濟一體化，信息全球化、網(wǎng)絡化，新生事物令人應接不暇地撲面而來的今天，石油企業(yè)在辦公室部分工作人員由于對自己定位不準，導致工作目標不明確，總是墨守成規(guī)、循規(guī)蹈矩，未能培養(yǎng)出自己用開放的觀念、開放的思維方式來思考和處理每一項工作。

（1）人員素養(yǎng)不能滿足需要。辦公室工作覆蓋面廣而寬，所涉及的具體業(yè)務工作繁多，且工作要求非常高，因此辦公室人員需要具有較寬的知識面和專業(yè)技能基礎，比如：文秘、保密、輿情處置、接待等工作，都需要相當?shù)墓ぷ魉胶凸ぷ骷记桑壳笆推髽I(yè)辦公室系統(tǒng)的工作人員并非全為“一鉚一楔”的專業(yè)人員，工作能力和水平有所欠缺。

（2）管理程序尚未達到簡約。辦公室在公文處理、會議安排、印信使用管理等方面，盡管每一項工作都力求“簡約化”，但實際操作起來，仍會不可避免地按照一定的秩序有準備、有步驟、循序漸進的進行，耗時耗力。

3 石油企業(yè)辦公室工作推進科學管理的對策

辦公室作為石油企業(yè)的綜合管理機構，其管理水平直接關系到企業(yè)各項工作的正常運轉。在知識經(jīng)濟的今天，辦公室管理以其獨特的活力引導著管理改革的實施。辦公管理創(chuàng)新，不僅影響著企業(yè)管理的質量，還制約著石油企業(yè)創(chuàng)新工程的實現(xiàn)。下面結合中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室科學管理實際，不斷探索新的工作方法，明確職責，強化使命，使辦公室的職能得到全面有效的發(fā)揮。

3.1 辦公室人員管理的細化

（1）切實抓好員工培訓管理。根據(jù)中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司目前發(fā)展的新形勢、新要求，按照公司制定的培訓計劃，組織員工參加各類學習培訓，建設一支思想、作風、技術全面素質過硬的職工隊伍，提高團隊的整體合力。根據(jù)年度培訓計劃以及總部相關處室的具體要求，及時安排公司員工參加上級單位組織的專業(yè)知識培訓。根據(jù)公司目前的發(fā)展需要，邀請專職講師，自組織全體員工參加培訓學習。與此同時，根據(jù)公司各崗位的不同，組織公司不同崗位員工參加與之相應的專業(yè)技術學習，參加職稱評選，提高全體員工素質。

（2）切實抓好崗位聘任管理。今年至此，在中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司黨總支的正確領導下，綜合辦公室認真落實了《公司兩級機關一般管理崗位聘任管理暫行辦法》的內容和要求，組織了江西經(jīng)營部、海南經(jīng)營部兩部門副經(jīng)理的競聘工作。在競聘過程中，對干部競聘任用的標準嚴格掌握不走樣，對干部競聘任用程序切實遵守不變通，嚴格執(zhí)行了競聘、任職等程序，落實任前公示制，進一步加強組織監(jiān)督和廣大干部群眾的監(jiān)督，達到了公開、公正、公平的目的。

（3）切實抓好勞動合同管理。一是嚴格執(zhí)行《中石油燃料油有限責任公司勞動合同管理辦法》，做好公司員工已到期勞動合同的續(xù)聘工作。按照新員工招聘流程，通過筆試、面試等層層選拔的方式，新招聘了3名現(xiàn)場服務工程師。二是加強薪酬管理，每月按照公司核定工資額進行工資測算，并嚴格按照績效考核結果進行工資發(fā)放，充分發(fā)揮薪酬分配的激勵作用。三是認真貫徹執(zhí)行公司關于統(tǒng)籌保險的各項政策措施，及時做好養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育保險以及住房公積金的繳納工作。

（4）切實抓好人事檔案管理。做好中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司員工的考勤登記管理工作，綜合辦公室負責公司員工的考勤登記，要求員工請假必須要有請假條，經(jīng)部門負責人以及公司領導審批后交辦公室存檔。做好人事檔案的規(guī)范和管理工作，公司人事檔案只能由公司人事管理崗專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室。

3.2 辦公室日常管理的序化

（1）做好行政公文收發(fā)工作。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室每日做好所有來文查收辦理工作，根據(jù)來文單位、來文時間及輕重緩急程度分類辦理，做好各類來文的登記、審核、擬辦、呈閱批示、發(fā)送閱知、閱辦及督辦工作。建立健全年度來文和發(fā)文及重要資料的移交臺賬，按檔案歸檔要求及時歸檔，并保證其完整性、及時性、準確性。

（2）做好日常印信管理工作。綜合辦公室嚴格按中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司信件管理標準辦理介紹信和證明信等各類信件，做到實事求是，嚴格把關。明確印鑒管理程序，嚴格印章的使用審批，堅持用印必須經(jīng)過批準的原則。制發(fā)文件、函件上報各種表格、單位或個人獎懲材料、聯(lián)系業(yè)務、物資采購供應、提供情況證明等，一律先由分管領導審批，造冊登記后才能用印。完善使用登記制度，做好用印記錄，年終立卷存檔備查，確保做到規(guī)范化、合法化。

（3）做好文電保密工作。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司在傳遞、管理秘密公文中，均采取相應的保密措施，確保文件安全，及時清理和保管密級文件資料，重要內部秘密文件的保密保管做到及時、安全，按規(guī)定范圍傳閱和使用。堅持“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則，做到不泄密、不失密。

（4）做好宣傳報道工作。綜合辦公室緊緊圍繞中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司業(yè)務運行的中心工作，調動和發(fā)揮全體員工的積極性，“抓主題、抓隊伍、抓陣地”，努力做好宣傳報道工作。每月關注總部信息上報重點的要求，了解公司動態(tài)和業(yè)務運行中的亮點工作，積極邀稿，挖掘新聞價值，突出新聞時效性，及時上報投稿。

（5）做好定期督查督辦工作。綜合辦公室根據(jù)中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司每周以及每月督查督辦事項，明確各項重點工作責任部門及首辦責任人，確定工作進度及反饋上報時限要求，并按時開展每周定期督查督辦，及時掌握各項工作進展情況，確保各項工作任務及時得到落實。

（6）做好會場組織安排工作。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司大小會議及培訓都由綜合辦公室組織。每次會議或培訓，辦公室在會標設計、照相、新聞報道等方面，都做到科學安排、細致落實，保證每次會議或培訓的順利召開。

3.3 辦公室規(guī)章制度的優(yōu)化

（1）各項工作流程規(guī)范化。首先，建立完善綜合辦公室規(guī)章制度要先從完善日常工作管理制度入手，明確分配每位員工的職責，做到每位員工都有各自的工作，每一個工作崗位上都有員工進行工作，除此之外，還要求員工之間進行一定的協(xié)作，讓他們知道，綜合辦公室是一個團隊，要學會合作、互相幫助，才能共同進步、提高業(yè)績。其次，完善日常工作管理流程，讓不同崗位上的員工按照章程辦事，免得遇到問題時手忙腳亂。如果缺少了工作流程，那么面對繁瑣的工作，員工們很難提高工作，反而會弄到事倍功半的結果，因此要繼續(xù)認真完善目前各項工作流程，做到面對困難時不自亂陣腳。

（2）獎懲制度標準化。為了提高各崗位人員工作主動性、積極性，中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室力推獎懲制度標準化：一是讓部門每位員工養(yǎng)成自我監(jiān)督的習慣，雖然制定了完備的規(guī)章制度，但是如果缺少員工的自我監(jiān)督，那就毫無意義，因此可以把員工的日常表現(xiàn)與獎金、懲罰等結合在一起，實行獎懲機制，這樣與員工自身的利益結合在一起，員工就自然養(yǎng)成自我監(jiān)督的意識，使規(guī)章制度的實施起到效果。二是充分調動綜合辦公室員工的積極性，像上面提到的獎懲制度，員工由于自己的疏忽犯了錯，就要進行相應的懲罰，讓他們吸取教訓。

（3）信息管理系統(tǒng)化。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室緊跟信息管理步伐，遵循“統(tǒng)一、成熟、實用、兼容、高效”的指導方針，堅持“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一設計、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理”的原則，建設網(wǎng)絡暢通、安全可靠、統(tǒng)一集成、先進實用的信息平臺，支持和促進公司業(yè)務發(fā)展。在信息項目的建設實施方面，公司業(yè)務部與經(jīng)營部相關人員正配合總部相關處室完成物流系統(tǒng)、CRM管理系統(tǒng)上線的前期準備工作。運行維護管理方面，遵從“主動預防、積極響應、快速處理”的理念，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。

3.4 辦公室管理創(chuàng)新的強化

隨著改革的深入、辦公自動化的普及，辦公室面臨著新的挑戰(zhàn)。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室管理創(chuàng)新方面主要體現(xiàn)以下兩點：

3.4.1 車輛管理創(chuàng)新措施。綜合辦公室車輛管理也是公司的安全隱患與要害部位，嚴格落實車輛管理制度，確保行車安全，是關系到整個公司年度安全事故考核的重要因素。為嚴格落實車輛管理制度，確保行車安全，主要創(chuàng)新措施有：

（1）繼續(xù)完善《中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司車輛管理暫行辦法》，著重規(guī)范車輛管理，針對目前的不足，及時解決車輛管理中存在的問題，使車輛管理、駕駛員管理始終在制度的控制之下。

（2）加強專職司機、內部準駕人員教育培訓，提高隊伍素質。高度重視駕駛員的教育培訓，把駕駛員素質提升作為公司學習培訓的重要部分認真對待，嚴格管理。認真組織學習車輛管理制度，引導駕駛員樹立安全第一的意識；組織開展交通法規(guī)、現(xiàn)代汽車技術等方面的業(yè)務培訓，引導駕駛員自覺提高業(yè)務技術水平。

（3）嚴格落實制度，確保行車安全。嚴格執(zhí)行《中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司車輛管理暫行辦法》，嚴禁無準駕證人員駕駛車輛，如發(fā)現(xiàn)無準駕證人員駕駛車輛，將對駕駛人員、所屬部門負責人以及車輛管理人員進行嚴格的處罰并通報處理。

3.4.2 采購管理創(chuàng)新措施。全面貫徹落實《中石油燃料油有限責任公司服務采購管理辦法》以及《中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司物資及服務采購管理（暫行）辦法》，緊緊圍繞“依法采購、優(yōu)質服務、規(guī)范操作、廉潔高效”的服務宗旨和“重服務、重效率、重規(guī)范”的工作思路，為降低采購成本，節(jié)省開支，主要通過以下幾個創(chuàng)新措施嚴格控制、管理：

（1）嚴格供應商管理。嚴格執(zhí)行《中油燃料油股份有限公司物資供應商管理辦法（試行）》，樹立“為公司節(jié)約每一分錢”的觀念，積極落實采供工作要點，堅持“同等質量比價格，同等價格比質量”，在公開公正、比質比價的原則基礎上推進采購。對于辦公設備設施、大勞保用品等物資，由總部統(tǒng)一招標采購，對于日常辦公耗材，采用經(jīng)總部備案的供應商。

（2）嚴格采購計劃管理。對于公司的物資需求由各部門及駐外機構提出，綜合辦公室做好做細采購前的統(tǒng)計工作，對各單位提出的采購申請嚴格把關及審核，統(tǒng)一制定采購計劃，凡屬無需求的物資一律不列入物資采購計劃。采購計劃的審核范圍進一步擴大，由各級領導審核后方可下達計劃進行采購。

（3）嚴格物資出庫手續(xù)。物資出庫、發(fā)放是確保生產經(jīng)營的需要，也是企業(yè)控制成本，獲得利潤的源泉。我們的基本要求是：按質按量迅速及時、嚴格檢查領貨手續(xù)，防止不合理的領用。物資領用由使用人員提出需求，填寫物資領用申請表，并經(jīng)部門領導審核后方可交由倉庫管理員進行統(tǒng)一發(fā)放。

4 結束語

在經(jīng)濟全球化和現(xiàn)代大中型企業(yè)日趨發(fā)展壯大的背景下，辦公室作為現(xiàn)代石油企業(yè)經(jīng)營運作中樞以及信息反饋紐帶，在現(xiàn)代石油企業(yè)管理運行中，是溝通聯(lián)系石油企業(yè)內外，保障石油企業(yè)正常運轉的重要渠道。實際強化辦公室管理工作中，應正確認識辦公室管理的重要性，立足于當前辦公室管理存在的問題，不斷拓展工作思路，完善相關制度，并在服務創(chuàng)新功能上進行強化，這樣才可推動石油企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

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