淺析高校檔案管理與服務利用的創(chuàng)新性舉措

[摘 要] 在中國社會信息化進程日益加快的背景下，傳統(tǒng)的高校紙質(zhì)檔案管理工作簡單、單一、被動的檔案管理服務已經(jīng)不能滿足高校教學、科研等對其內(nèi)容高效、安全等要求的。文章通過介紹高校檔案管理與服務利用的創(chuàng)新性舉措內(nèi)容，并進行分析，從而對高校建立更加適應社會需求和發(fā)展的檔案管理工作和服務利用工作模式提出了良好建議。

[關(guān)鍵詞] 高校；檔案管理；服務；安全；創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01

高校檔案管理主要是黨政管理，科研和教學等歷史記錄，記載高校發(fā)展歷史，并反映高校的教學、科研、黨政等諸多方面的現(xiàn)狀。高校檔案管理，是為校內(nèi)的學生、老師等進行服務，對教學、教研工作的開展有極大的背景支撐作用。同時，高校檔案管理工作面向校外，對自身培養(yǎng)的人才負責，對社會負責。

1 傳統(tǒng)高校檔案管理與服務的困境

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式注重紙質(zhì)檔案的使用，在長久的應用過程中，紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出其對于社會人才管理、事物輔助性方面的突出優(yōu)點，但是也有其不足之處，比如信息分散，應用調(diào)度苦難等等。在高校檔案數(shù)字化管理的過程中，出現(xiàn)的困境主要有四點：①紙質(zhì)檔案資源分散，檔案立卷部門不一致，使檔案的收集和數(shù)字化的過程難度較大；②各高校對檔案的保護、利用等方面的工作投入力度不同，且信息載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì)，或者音頻和視頻等，信息載體的單一不利于各高校之間進行信息資源的共享；③檔案的收集、管理和利用的環(huán)節(jié)中，由于高校檔案發(fā)展沒有足夠利用自身優(yōu)勢，進行技術(shù)更新，使高校的檔案管理和服務工作落后，不能適應社會的信息化高速發(fā)展；④我國的檔案管理的信息化工作處于起步階段，檔案工作對于科研和教學的重要性并沒有得到全面的認識，使高校檔案管理工作的拓展難以展開，不利于管理模式變革。

2 高校檔案管理與服務利用的創(chuàng)新性舉措

2.1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理并行

傳統(tǒng)的檔案分散管理為檔案信息的高效、安全利用帶來了阻力，而檔案的集中管理，為高校的發(fā)展、社會信息化管理、檔案的多方面利用等工作帶來了極大的便利，集中管理主要通過現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化的管理方式來進行實現(xiàn)。電子檔案是在數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展的條件下，產(chǎn)生的產(chǎn)物，具有：存儲容量大、信息獨立、可長期保存、操作方便、易于資源共享、儲存空間小，并能有多種表現(xiàn)形式。但電子檔案同時存在缺點，比如對設備等載體都有依賴性，不能直接讀取，信息易于共享同時安全性降低，易于修改等。結(jié)合以上電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點，在高校檔案管理中，可以在紙質(zhì)檔案正常的歸檔管理前提下，總檔案管理人員督促各院系檔案管理處室將歸檔的文件進行數(shù)字化處理和電子文檔的同步錄入、存儲，并通過建立高校統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，使各高校之間、高校與社會之間，主要是高校內(nèi)部的教學和科研管理能更加高效地完成。

2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱利用可以互補

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單獨使用時，檔案管理工作對教學、科研等高校工作產(chǎn)生了積極的幫助，但是在電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用下，檔案的利用在安全與高效的前提下，可以通過標準化、一體化、集中化的手段，將檔案的查閱工作由原來的紙質(zhì)查閱，手續(xù)繁瑣，不易傳送等缺點進行改進，通過電子檔案規(guī)范化管理，既能避免安全性問題，也能使檔案的查閱、使用更加方便、高效。

2.3 高校檔案服務內(nèi)容創(chuàng)新，可以從要求檔案數(shù)量向要求檔案質(zhì)量進行轉(zhuǎn)變

高校檔案管理工作要從簡單的檔案收集工作進行轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，應該對檔案管理工作內(nèi)容進行發(fā)掘，從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面檔案信息管理和服務轉(zhuǎn)變，將工作提高到更高水平、更高層次。檔案的價值在于被利用，只有堅持以利用檔案內(nèi)容為核心，加大檔案編輯研究的工作力度，提高服務的主動性，才能創(chuàng)造出最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

2.4 檔案管理的服務性工作由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變

高校的檔案管理工作，應該在現(xiàn)有的檔案基數(shù)上，將其向現(xiàn)代化、服務化、信息化和開放化上大力轉(zhuǎn)變，建立出科學管理、反映敏捷、能夠靈活運行的體制，對社會服務的內(nèi)容應該更加多元化、社會化，更加高效、優(yōu)質(zhì)。

3 結(jié) 語

在社會高速的信息化發(fā)展前提下，高校的檔案管理與服務需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理、被動進行檔案管理服務等內(nèi)容進行轉(zhuǎn)變，高校檔案的管理對于高校教學、科研等事物有極大的基礎性作用和幫助。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合、將以往的被動性檔案管理工作創(chuàng)新改進，增加內(nèi)容，變?yōu)橹鲃有苑盏龋T多的創(chuàng)新性舉措，將使高校的檔案管理工作更加安全、高效，并創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

主要參考文獻

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