會議細節決定成敗

國際展覽業協會（UFI）第83屆年會作為展覽行業重要的會議于11月9-12日在滬舉行，這也是UFI年會時隔十年之后第二次在中國舉辦，第一次是2006年在北京舉辦的。今年大會由上海市會展行業協會承辦，在國家會展中心上海洲際酒店及國家會展中心場館舉行，延續了往年的傳統，本屆年會的活動和議程依然豐富，如UFI董事會會議、UFI年度會員大會、UFI CEO會議、UFI區域分部會議、UFI協會委員會會議和UFI營銷委員會會議等都在此次大會上一一舉行。

權衡多方才能執行到位

想要呈現一場高質量的盛會，需要得到各方面的支持，而會議的細節往往決定著會議的成敗。現場搭建、公關、翻譯、搭臺、AV設備等都是會議承辦的關鍵環節。上海市會展行業協會會長陳先進審時度勢地引入“外援”來提升本次大會會務工作的專業性，把此次大會的會務策劃工作交給了上海匯展信息科技有限公司（以下簡稱“上海匯展”）來完成。

據了解，上海匯展信息科技有限公司雖然是以數據和門禁系統和服務起家的會展服務公司，但發展至今業務已經基本涵蓋了會展行業全產業鏈，內容包括搭建、公關、路演、會務、咨詢、獵頭服務等，正好覆蓋了本屆年會所需要的各細分領域的人才，因此，上海匯展被正式任命為本次UFI年會的“Official Host PCO”，即 UFI年會官方會議組織者。擔任本次會務工作現場總指揮的上海匯展合伙人鄭路逸告訴記者，此次任務是不以盈利為目的來執行的，作為會展行業的一份子，他們愿意接受這個任務，也想通過此次大會在國際舞臺上亮相，來展示下上海匯展人的專業能力。

雖然拿下UFI年會的PCO對上海匯展來說是個歡呼雀躍的事，但事實上服務起來并不輕松，考慮到UFI和上海市會展行業協會的非盈利屬性，要用有限的經費完成一場高質量的國際會議，這給鄭路逸的團隊出了很大的難題。此外，本次服務工作也肩負著“政治任務”，團隊在執行工作時不得不面面俱到，既要考慮到市政府和中外雙方的要求，也要兼顧到各贊助商的需求，以此平衡各方的利益。并且UFI和上海市會展行業協會實則又等同于兩個甲方，所以溝通和協調是所有匯展員工每天做的最多的事。因為大會的要求每一天都會有新變化，而作為PCO團隊的任務就是事無巨細地去滿足這種變化，以此呈現最佳的會議效果。

四方借力才能解決難題

為了有效率地執行工作，整個團隊進行了系統的分工，共分為志愿者組，負責學生志愿者的調配和排班； 旅游組，負責與會嘉賓的會前和會后的旅游；技術組，負責現場所有的搭建和AV音響設備的調控；會務組，負責會議室的布置和物料準備；以及負責整體協調的總務組和協調組。

鄭路逸告訴記者，UFI對大會提出了許多在國內看來是很高的要求，尤其是對會議細節的追求非常執著，比如有些單元為了確保演講的質量和互動性，考慮到全體參加者都是全球展覽業的大佬，每兩個與會嘉賓就要求配有一個鵝頸話筒，這就給會務組增大了很多支出，不僅如此，許多問題發生時，往往是“時間急任務重”，短時間要湊齊這么多的AV設備，除了話筒還要進行布線和音響設置，這給團隊造成了非常大的壓力，最后往往是動用了各方面人力物力，大家齊心協力才把問題順利解決。

還有一個小故事，有一場UFI會議要求半個小時內顛覆式調整幾百人的會場形式，給場館方提出了極大的“翻桌”要求。要在短短的半小時之內從U字或者回字型翻臺成“課桌式”或者劇院式等形式，用鄭路逸的話來說，場館已經使用了“洪荒之力”來支持這個活動，一有翻臺任務，就緊急調動了各個館所有的保安來一起翻臺，這也創造了上海國家會展中心最快的翻臺記錄。

特別值得一提的是，本次大會籌辦過程中，現場志愿者方面預算有限，卻得到了上海對外經貿大學會展系師生的大力支持，特別是王春雷老師團隊的幫助，他們組織了學校共26名學生一起服務了本次大會，充分展現了上海會展教育者和學生的風貌。匯展志愿者組的同事安排好了每位志愿者的工作細節，精確到每天的接送班車、伙食、工時，減少不必要的支出，最后，王春雷老師還十分慷慨地自行解決了部分學生志愿者的支出，為大會的順利進行提供了有力保障。

不斷調整才能有最佳效果

“做會議不同于做展覽，做會議就是要面面俱到，死摳細節。”鄭路逸有感而發。

他透露，在UFI第一天的新聞發布會上，團隊自認為很完善地完成了把發布現場的布置工作，然而在臺上發言人侃侃而談后才發現講臺上并沒有放置礦泉水，好在現場人員及時發現并進行了補救，這時大家才松了一口氣。這就是一個會議人對細節應有的把控和追求，包括什么時候有桌花，什么時候桌花和演講臺應該移走，都十分有講究。尤其是很多細節要經過反復推敲反復調整才能達到最佳效果。比如：第一天發現茶歇處的咖啡機少了，那么第二天就增加了咖啡機，但現場發現現磨的咖啡機效率太低，第三天又改成了水龍頭式的可直接飲用的咖啡桶，這就是現場發現問題不斷提升改良的過程。

就像UFI年會中的TED演講環節，也處處彰顯細節的要求，為了呈現極佳的交流氛圍，會務團隊現場將舞臺墊高，現場擺放了帶有“X-change”的logo布置，為每位嘉賓提供提詞器等，包括某些論壇上的小組討論摒棄了沉重的沙發，而改成輕松的吧臺式的座椅，都是為了實現更好的效果而在現場所做的調整。

晚宴的安排也是經過了幾方的考量，包括主桌席卡的設計和用料，主桌用臺布的顏色來加以區分，以及不打印桌簽，不嚴格限定好每個人的具體座位，都是權衡了各方所做的最佳選擇。此外，晚宴上助興的節目也起到了高質量的效果，節目充分地體現了中西合璧，既有《今夜無人入眠》，也有《茉莉花》， 包括使用頗具口碑的小螢星歌舞藝術團開場，小朋友演出結束后還給主桌的每位嘉賓送上禮物，這些細節也體現了中國會展人的辦會水平，真正起到了為晚宴畫龍點睛的作用，并沒有出現大家飯吃到一半就互相敬酒凌亂的場面。

走出去才能有所收獲

談起本次大會的收獲，鄭路逸說：“當初考慮接受這個挑戰，就考慮到上海匯展要走國際化、集團化的路線，想要有提升和收獲必須要走出去，必須找到志同道合和可靠的合作伙伴。在這次大會上，我們遇到了潛在的戰略合作伙伴達成了良好的共識，從戰略層面上來說，這對公司是很大的收獲。”

他表示，這次是集團下屬多個團隊第一次整合在一起做同一件事，如何把這些團隊整合到一起，以一個“PCO的形象”露出，把公司全方位整合營銷一站式的服務理念執行起來，是一次很好的鍛煉。

此外，從公司的業務發展來說，本次大會是會展業超過600人的國際大會，必定會有國內和國際的潛在客戶，尤其是國際伙伴的尋找。“走出去”是企業做大做強的必經環節，積極走出去，不盲目，只有目標明確才能有收獲。