現代財政檔案管理模式分析

【摘要】：財政檔案的內容能夠準確反映出本地區經濟發展的現狀，同時財政檔案管理的質量也影響著領導層的決策，因此開展現代化的財政檔案管理對促進經濟社會發展起到重要作用。本文重點分析了傳統檔案管理的不足，同時提出了現代檔案管理的完善策略。

【關鍵詞】：現代檔案管理;信息技術;傳統管理

一、現代財政檔案管理模式的不足

（一）電子歸檔難度大

與傳統的紙質化文件相比，電子文件在歸檔上難度比較大。部分財政檔案管理人員誤認為電子文件不是正式文檔，因此不需要做歸檔工作，或者有的員工認為增加了自己工作量，不愿意承擔電子文檔的歸檔工作。

（二）現代化水平不高

電子文檔的記錄、歸檔等都需要通過計算機進行，有的管理者年紀偏大，對電腦操作不熟練，在操作電子檔案的時候沒有紙質文件立卷駕輕就熟，心理難免會產生抵觸情緒，有時在工作上表現出煩躁的現象。

（三）操作程序不統一

隨著信息化技術不斷進步，傳統紙質化的檔案管理模式弊端逐漸凸顯，現代化的檔案管理逐漸興起，但是針對這項管理模式并沒有出臺同一的制度規范，因此不同地區在實際操作中也采用不同的方法。每個單位根據本單位內部的情況，也開發了相應的檔案管理軟件，但是整體來說這些軟件還是存在不規范性，所采用的操作系統不夠全面，并且系統之間關聯程度角度。

（四）收集歸檔不完整

財政檔案設計到許多方面，既有業務檔案，也有會計檔案等，除了檔案部分負責檔案的接受任務之外，其它的業務部分也負責管理本部門業務檔案，這些業務科室種類比較多，且業務繁雜，很難真正做到用現代化手段來實現對檔案的收集、整理自己歸檔工作，因此導致了檔案管理的不完整性，很容易出現檔案遺漏的情況。

二、財政檔案管理現代化的重要性

（一）彌補傳統檔案管理模式的不足

與其它類型的檔案管理相同，財政檔案管理也需要經歷資料的收集、篩選、匯總、分類、整理、存儲等過程。傳統的檔案管理模式下，檔案資料通常是紙質化的，并且從收集開始每個流程基本上都是人工操作的，這種情況下工作人員勞動強度比較大，工作效率偏低，需要大量的管理人員。這種模式不僅浪費了大量的人力資源，同時也浪費了有限的存儲空間，具有很多弊端，由此可見無論是出于經濟性的角度，還是出于實用性的角度，傳統的檔案管理模式都已經嚴重落伍了，當下必須要結合現代信息技術，對傳統的檔案管理模式進行創新與突破，提高財政檔案管理的效率。

（二）順應時代的發展

21世紀是大數據時代，每天信息量都在飛速增長，這也為檔案管理部門帶來了大量的管理工作。這對于單位有限的儲存空間來說是個嚴峻的挑戰，同時又增加了檔案分類整理的工作量。隨著信息技術的不斷普及，互聯網技術、計算機技術已經融入到了日常的檔案管理活動中，信息載體由原先的紙張轉變成了電子檔案，同時檔案管理工作不僅僅局限于信息的儲存與保養，而是要更加關注檔案信息的利用效率，使得信息不僅可以得到妥善的保管，同時還能得到更加充分的引用，這些功能顯然是傳統檔案管理模式所不具備的，由此可見現代化的檔案管理才是順應時代發展的管理模式。

三、現代檔案管理模式完善對策

（一）管理技術的現代化

開展現代財政檔案管理模式，首先要對檔案管理的基礎設施升級優化，比如電腦、互聯網等設備不斷更新，使其可以更好地服務于現代化的財政檔案管理工作。

1.計算機技術的應用

計算機技術的靈活運用，可以簡化財政檔案管理的流程，提高檔案管理的效率，比如可以通過計算機軟件來實現對檔案的分類與編制，而不需要人工編寫。同時可以通過計算機軟件來在海量的檔案資料當中搜索到目標檔案，并且進行跟蹤管理。這種檔案管理方式一方面節約了大量人力資源以及財政資源的支出，另一方面也使得檔案管理工作更加科學。單位應當加大對財政檔案管理硬件設施方面的投入，比如引入先進的計算機、網絡設備、網絡放到系統等，加強硬件設施的建設。與此同時也要完善軟件設施，比如完善的檔案檢索程序、檔案檢測系統、數字化管理平臺等。最后為了更好地使用信息化時代的發展需求，需要加快數字化檔案管理的建設，對普通的檔案施行數字化管理，節約更多空間;對特別重要的檔案采取紙質化和數字化雙保險的管理方式，加快檔案管理的現代化進程。

2.網絡技術的應用

要想隨時隨地地完成財政檔案的檢索工作，必須要在檔案管理過程中引進互聯網技術，可以用以下幾個方面開展：首先，在單位內部建立網絡服務器，當工作人員需要查找某個檔案的時候，不需要到檔案室親自查詢和調用，而是通過聯網的計算機來對本館保存的檔案進行檢索，在線使用這些檔案等，這樣提高了檔案的利用效率。

其次每個部門之間應當聯網，方便不同部門通過互聯網分享檔案信息，加強了部門之間的合作，同時也方便了檔案的調取。

最后需要保證檔案的安全性。無論是局域網，還是互聯網，只要電腦與網絡相連接，資料就存在泄露的可能性。因此有必要根據密級程度對每個檔案進行分類，并且采用不同程度的加密技術。這種措施保證了檔案信息不會被黑客竊取。

3.微縮技術的應用

傳統的紙質化檔案管理方式既占據了較大的空間，同時也不便于及時查找。隨著微縮技術的出現與廣泛運用，這個問題可以迎刃而解。利用微縮技術對原材料進行處理，用攝影的方式將材料當中記載的數據復制到感光材料商，并且進行后續的加工使其成為萎縮產品。經過微縮之后的文件體積遠遠小于原件，原先占據了幾萬卷的檔案也只要兩個檔案柜就可以解決，在閱讀的時候可以通過放大技術來對內容放大，既方便又省事。通過微縮技術的運用，一方面可以保持檔案原有的面貌，同時也延長了檔案使用的壽命。在條件允許的情況下，可以通過數字化處理方式將這些文檔信息刻錄到光盤或者U盤當中，直接插入電腦就能使用。

（二）管理觀念的現代化

完善現代財政檔案管理模式，不僅需要提高檔案管理的技術手段，更需要更新檔案管理的理念。首先單位的領導人員需要認識到現代檔案管理不僅是對儀器的使用，更是對人的管理。檔案管理工作需要人來操作，離開了人工作則無法完成。因此需要在檔案管理工作中更多地引入開發意識和創新意識，由原先被動開展管理轉向主動管理，不斷改進自己的工作質量，同時要能準確把握國家各種政策規定，能夠更好地預見檔案管理的發展趨勢，這樣才能不斷創新管理工作，使得檔案管理可以與時俱進。

四、結束語

財政檔案的管理質量影響著領導的決策，關乎著國民經濟的發展方向，因此采用現代化的方式來進行檔案管理，對提高檔案管理的效率和質量具有十分重要的作用。與此同時，在開展現代檔案管理工作的時候，不僅需要關注先進技術的引入，更需要更新傳統的管理理念，注重人才的培養，使檔案管理工作能夠對社會經濟的發展起到更大的作用。

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