淺談加強人事檔案的管理與利用

【摘要】：干部人事檔案的管理與利用存在著思想觀念滯后、歸檔不規范、功效發揮較差等問題，改進的策略一是更新工作理念，重視檔案管理工作;二是規范檔案資料歸檔，創新工作機制;三是創新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率。

【關鍵詞】：干部人事檔案;管理;利用;創新

干部人事檔案是干部個人思想政治、履歷、專業技術水平等基本情況的真實記載，它能為干部的評價、考察、任免、調動、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會的發展，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，現行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現出來。因此，我們應將干部人事檔案管理作為搞好干部人事管理的基礎性工作狠抓落實，作為提高干部人事管理水平的必備工作予以高度重視，緊緊圍繞加強干部人事檔案的管理與利用為目的，助推我國干部人事改革的不斷深化。

一、干部人事檔案的管理與利用存在的主要問題

1、思想觀念滯后，與現代社會發展的需求不適應

一是對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領導甚至錯誤的認為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價值;二是干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應。

2、檔案資料歸檔工作有待規范和創新

一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是等待領導安排，或是上級來了具體的收集任務，相關的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結果是往往由于時間倉促，收集到的材料來不及進行查證核實，使得檔案材料的真實性大打折扣;二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側面反映干部真實情況的渠道;三是檔案歸檔制度有待規范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

3、檔案利用功效的發揮存在著局限性

（1）檔案功能的發揮存在著局限性。一是檔案內容過于單調、呆板，較難全面的反映干部的真實情況。干部人事檔案的履歷表過于簡單，內容過于單調程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個性化材料;二是干部人事檔案在干部人事的任免、調動、晉升中的影響力和執行力不夠，使檔案應有的考察依據的功效沒有得到很好的發揮;三是過分注重干部人事檔案的保存、存檔功能，而忽略了開發利用功能的發揮。缺乏合理利用檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源在社會發展的中作用沒有很好的凸顯出來。干部人事檔案在改革實踐中的社會效益作用沒有得到很好地體現。

（2）干部人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現行的干部人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案;二是對于計算機和現代網絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現代化工作方式的優勢很好地發揮出來，導致工作效率較低;三是干部人事檔案管理工作者的素質與在新時期的檔案工作要求不太適應。很多檔案管理者年齡偏大，習慣于老思路、老方法解決問題，很難適應新形勢下出現的新問題。有的檔案工作者雖然擁有高學歷，但卻缺乏足夠的專業素養和必備的工作經驗，理論與實際想脫離，說起來輕而易舉，做起來卻費力不討好，工作效果不佳。

二、加強干部人事檔案管理與利用的相關策略

1、更新工作理念，重視檔案管理工作

一是更新領導的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領導應從傳統的認識誤區中走出來，把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎工作狠抓落實;二是完善干部人事檔案工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應的處罰，以此增強檔案工作的責任心，提高積極性。

2、規范檔案資料歸檔，創新工作機制

一是完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發揮檔案工作者工作的主動性，克服其工作的盲目性、隨意性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規范性;二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性;三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現代通訊工具和計算機網絡技術及時督促、監管檔案材料的辦理進程。

3、創新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率

（1）充分挖掘檔案功能的發揮，提高檔案的利用價值。一是豐富檔案內涵。在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內容。如增加社會福利待遇、住房情況、經濟收入等情況;二是提高干部人事檔案在干部人事異動中的影響力和執行力，發揮檔案提供考察依據的有效作用;三是合理開發、利用干部人事檔案資源的優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，發揮檔案的社會效益。

（2）創新干部人事檔案管理的方式方法，提高工作效率。一是積極構建以現代信息技術為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現全面、動態化地管理;二是加強檔案工作隊伍建設，構建吸納、留住優秀人才的工作激勵機制，同時加大培訓力度，確保檔案工作者的素質與現代化檔案工作要求相適應。

（3）構建面向社會的干部人事檔案管理服務體系。構建適應時代發展要求的干部人事檔案管理體系，需要從干部人事檔案管理機構與干部人事檔案管理模式上進行重新思考，使人事檔案管理服務工作不僅要滿足組織、人事等到部門工作的需要，同時還要不斷滿足廣大社會公眾對人事檔案信息合理合法的利用需求，從而推進我國人事檔案管理改革，促進和諧社會建設的全面發展。

一是干部人事檔案管理事務應統一領導，分級負責，統一制度，組織協調，指導和監督各單位的人事檔案管理工作;二是國家組織人事部門參與制定有關的人事檔案管理方針、政策和制度，并為檔案行政管理機構開展人事檔案管理工作創造方便條件，協助檔案行政部門做好人事檔案的管理工作;三是各級國家檔案館按統一的制度規定，設立區域性人事檔案管理中心和行業性人事檔案管理中心。

總之，加強干部人事檔案的管理與利用是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，我們要創新工作思路，不斷提高檔案工作的質量。