供電企業(yè)檔案管理探析

【摘要】供電企業(yè)檔案是供電企業(yè)工作管理全過(guò)程的真實(shí)反映，直接關(guān)系到供電企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。本文從供電企業(yè)檔案管理重要性出發(fā)，分析檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；解決措施

作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要組成部分的供電企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)種類眾多，各部門之間的協(xié)調(diào)度要求較高且交互頻繁，產(chǎn)生了許多檔案資料。這些檔案資料對(duì)于供電企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用，如何高效的管理和利用這些檔案資料特別重要。

1、供電企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理在供電企業(yè)管理過(guò)程中占有舉足輕重的地位。檔案是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和憑證，記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，而且其中涵蓋了許多科技知識(shí)信息，為企業(yè)的快速發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)。所以，各級(jí)管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

2、供電企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。在供電企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中很多企業(yè)往往由于檔案管理工作不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，故而對(duì)檔案管理工作投入的資金和人力較少，直接導(dǎo)致保管檔案資料的條件和手段滯后。這些供電企業(yè)輕視甚至忽視檔案管理工作的行為產(chǎn)生的直接后果就是檔案資料不能為企業(yè)提供高效率、高價(jià)值的服務(wù)，對(duì)供電企業(yè)的未來(lái)發(fā)展造成不良的影響。

2.2 檔案管理制度有待完善。目前，很多供電企業(yè)實(shí)行的管理制度是“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的原則”。也就是，公司設(shè)置檔案室集中管理全部檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集和歸檔。這樣的管理制度造成供電企業(yè)的檔案管理工作涉及到的部門眾多且內(nèi)容繁雜，要求各部門間的相互協(xié)作并高度配合才能提高工作效率和質(zhì)量。否則，很容易導(dǎo)致檔案管理工作滯后，檔案資料的歸檔不規(guī)范，存在缺少卷宗目錄等情況。

2.3 檔案管理信息化程度不高。信息時(shí)代的到來(lái)引發(fā)了供電企業(yè)的信息革命，如何借助信息化手段對(duì)繁雜的檔案資料進(jìn)行有效的管理和充分地利用成為了企業(yè)急需解決的問(wèn)題。然而部分供電企業(yè)并沒有意識(shí)到他們只是將信息技術(shù)應(yīng)用于服務(wù)性工作上，而沒有用于檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)滯后，不能有效地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。另外，即使有些企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)足夠重視，但是由于既精通檔案管理又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才的缺乏，也不能有效地促進(jìn)檔案管理信息化水平快速提高。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響進(jìn)行檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，影響著檔案管理工作整體效能的發(fā)揮。但是，目前大部分供電企業(yè)普遍存在著檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問(wèn)題，究其原因，主要有兩方面：其一，因?yàn)楣╇娖髽I(yè)不重視檔案管理工作，進(jìn)行檔案管理工作的員工大多是一些工作能力不強(qiáng)或者是年老的人員；其二，因?yàn)楣╇娖髽I(yè)進(jìn)行檔案資料信息化管理，很多進(jìn)行檔案管理的員工缺乏應(yīng)用信息化技術(shù)的能力，導(dǎo)致無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理工作。

2.5 檔案資料利用效率不高。供電企業(yè)進(jìn)行檔案資料管理的最終目的是提高檔案資料的利用效率及程度，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。但是，目前大部企業(yè)走入為收集檔案而收集檔案的誤區(qū)，不能真正發(fā)揮出企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價(jià)值。

3、加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。供電企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要性。首先，供電企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的高度重視是檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的基石。高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把做好檔案管理工作與提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、維護(hù)企業(yè)形象結(jié)合起來(lái)，加大對(duì)這項(xiàng)工作的資金及人員的投入。其次，供電企業(yè)的員工對(duì)檔案管理工作的高度重視是檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的關(guān)鍵。每個(gè)員工應(yīng)明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，做到及時(shí)歸檔，避免資料流失、損壞的情況生。

3.2 完善企業(yè)檔案管理制度。供電企業(yè)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度才能保證進(jìn)行檔案管理工作時(shí)有章可循。企業(yè)將制定檔案管理制度與企業(yè)的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)制度、經(jīng)營(yíng)模式等方面有效的結(jié)合在一起，確保其能夠有效的促進(jìn)各部門有機(jī)協(xié)調(diào)的相互協(xié)作，共同推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。國(guó)家電網(wǎng)對(duì)建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代單位的基本要求就是檔案信息化。供電企業(yè)將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中對(duì)于提高檔案管理的效率和質(zhì)量起到了不可估量的作用。

首先，供電企業(yè)的檔案管理方式從紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)化為電子管理，簡(jiǎn)化了檔案管理過(guò)程中檔案收集、編輯、存儲(chǔ)、調(diào)用的工作程序，提高了檔案管理的工作效率。其次，檔案管理的手工勞作方式的改變，大大的降低了檔案管理工作的工作量，提高了檔案管理人員的工作積極性。另外，檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)所建立的電子檔案具有極高的準(zhǔn)確性，避免了手工管理方式中的人為錯(cuò)誤，使檔案資料更加準(zhǔn)確。

所以，企業(yè)在意識(shí)到檔案信息化建設(shè)重要性的同時(shí)，需要引進(jìn)高水平復(fù)合型的信息化人才深入研究檔案資料，將檔案資料充分的開發(fā)利用并實(shí)現(xiàn)資源共享，高效地開展檔案信息化建設(shè)工作。

3.4 提高檔案利用效率。供電企業(yè)要切實(shí)把提高檔案利用效率為首要任務(wù)，走出盲目收集的誤區(qū)，提高檔案利用效率。首先，供電企業(yè)可以充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，編制出適用于企業(yè)的檢索工具及各類索引目錄供大家查詢利用。其次，供電企業(yè)可以建立檔案利用和利用效果登記機(jī)制便于檔案管理。另外，也是最重要的一點(diǎn)，供電企業(yè)應(yīng)發(fā)動(dòng)專業(yè)部門和檔案人員開展檔案編研工作，深入研究現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行分析和深加工，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，指導(dǎo)和促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展，提升檔案管理的作用。

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