機關人事檔案管理淺議論

摘 要：隨著時代的發展和進步，機關人事檔案工作面臨著新的要求和挑戰，必須進一步加快機關人事檔案管理體制改革和創新，大膽創新檔案管理的方法，運用科技和信息手段，拓展檔案服務的領域，讓檔案管理工作更好地服務和服從于經濟社會發展大局，滿足人民群眾的需要。

關鍵詞：人事檔案管理 改革創新 與時俱進

隨著歷史的進步和信息化管理手段的提升，對機關人事檔案管理工作提出了新的和更高的要求，檔案工作如何面對新形勢，適應新挑戰，如何做到與時俱進，就必須進一步加快機關檔案管理體制改革和創新。特別是針對當前人事檔案管理工作現已存在的問題，有針對性地采取措施，不斷提升檔案管理的水平，讓檔案管理工作更好地服務和服從于經濟社會發展大局，發揮出積極的作用。

一、當前機關人事檔案管理中存在的問題

建國以來，檔案事業得到了較快發展，逐步形成了一整套理論、方法和工作經驗。人事檔案管理的好不好，對一個地方干部的工作作風、績效考核及干部選拔作用工作有著舉足輕重的影響。但是由于目前我國各級行政事業單位的檔案管理部門一直處于從屬性的地位，在機關人事檔案管理中還存在著不少問題。目前在這方面存在的主要問題有：一是檔案信息失真失實的問題。許多干部的“三齡兩歷一身份”（即工齡、黨齡、年齡，經歷、學歷和是否干部身份）存在著不真不實，前后不一致的情況。有的是一張表一種情況，一年一個年齡。有的按檔案年齡推算，不滿十四歲就已經參加工作甚至大學畢業了。二是干部檔案管理混亂，有個別地方讓本人接觸檔案，甚至有私自篡改檔案的情況。有的根據需要隨意改動年齡，年齡一會兒大一會兒小。三是對干部組織人事檔案管理不重視。或者口頭上重視，實際上忽視。三是檔案管理手段落后。許多地方的干部檔案仍然是鐵皮柜保存，人工查閱，平時日常管理還可以，一旦遇到工作量大的情況，就手忙腳亂了。

二、解決的對策和建議

衡量一個地方的人事管理工作做的好不好，檔案管理是其中一個重要的方面，是做好各項工作的基本前提。

1.從思想認識上要引起高度重視。有一個歷史故事很值得我們各級領導干部深思。即秦末農民起義中，劉邦率先攻入了首都咸陽，打開了秦朝的宮殿和府庫，其它將領包括劉邦本人都在搜羅美女和金銀財寶，只有蕭何一個人在搜集秦朝的檔案資料。并且他對劉邦說，要想將來得天下，就必須擁有這些東西。可見檔案工作的重要性。相反，我們現在的一些領導干部卻沒有充分認識到干部檔案在干部管理上的重要性，干部人事檔案管理工作一直處于用起來重要，抓起來次要，忙起來不要的狀態。其根本原因是思想認識不夠到位，特別是主要領導重視不夠到位。因此，各級組織人事部門的主要領導應當努力轉變思想認識，消除一些認識上的誤區。組織人事檔案是認識干部、考核干部最原始、最基礎的資料，如果連基礎性的東西都不掌握，連這些基礎性的東西都存在暇紕，甚至存在大的漏洞，還談什么干部的管理。所以，加強干部管理，必須把干部檔案工作放在一個應有的地位，一把手高度重視起來，親自管起來抓起來。

2.在工作方法上要大膽創新。要實現檔案管理工作的與時俱進，首先要把機關檔案管理放在一個應有的位置，引起各級領導特別是主要領導的高度重視，在認真研究所存在問題的基礎上，充分認識新時期檔案管理存在的薄弱環節和重要問題，不斷加以改進和提高。實現檔案管理的新突破。一是要針對目前社會中普遍存在的對檔案工作重視不夠的問題，將檔案管理工作列入機關管理的重要方面，做到專職分管、專人負責、專室專柜管理。二是針對部分單位存在的檔案管理不嚴格、工作不到位、檔案事業發展后勁不足等問題，創新工作思路，改革工作方法，制定嚴格且切實可行的管理辦法，招納精兵強將從事檔案管理和服務工作，抓基層、打基礎，求突破。三是要充分利用信息化手段，不斷學習本行業專業知識，形成一整套適合本單位檔案管理工作實際的工作經驗、工作模式和工作方法。

3.在具體環節上要嚴格把關。要針對當前人事檔案管理上存在一些漏洞和薄弱環節，需要在每一個環節上嚴格把關，主要應嚴把六道關口：一是管理環境關。一些單位沒有專用的檔案庫房，有的檔案室與辦公室在同一間房間里，有的多人擁有鑰匙，有的缺乏必要的防火、防盜、防潮設施，有的干部人事檔案沒有專人專柜保存，鎖在領導或人事干部的抽屜里，甚至少數干部人事檔案由本人保管，既不嚴肅，也很容易出問題。管好人事檔案，首先要解決好以上這些問題。二是制度落實關。各單位基本都制定了檔案管理制度，但往往是掛在墻上，寫在紙上，落實不到具體工作措施中。個別人在查借閱和轉遞干部組織人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案、不及時歸還檔案等。導致在干部組織人事檔案管理方面出現的問題比較集中，有的甚至直接關系到當地的干部作風、工作環境和選人用人導向。三是檔案管理隊伍建設關。許多單位的檔案管理人員以婦女和年紀大的同志為主，檔案管理人員成了“二線”人員，其政治待遇和經濟待遇都不如“一線”工作的同志。這些問題不僅影響了干部檔案管理人員的積極性，而且影響了干部人事檔案管理的工作水平。要解決好這個問題，必須堅決堵住干部組織人事檔案管理方面的漏洞，嚴格落實各項規章制度，切實關心管檔人員的政治、生活待遇，全面提高干部檔案管理工作水平。

4.管理人員應當是精兵強將。作為一個單位來說，檔案管理部門雖然不是最主要的部門，但也不能成為可有可無的二線部門，檔案管理人員雖然不一定全是業務骨干，但也不能將檔案管理人員當成躲清閑的照顧對象，也不應當是二線人員，而應當是精兵強將。同時考慮到人事檔案的特殊性，檔案管理人員原則上應當是中共黨員，一般不使用兼職人員，即使非兼不可也不應當兼職過多，而且應當把主要精力放在檔案管理上。二是檔案管理人員應不斷提升業務素質。通過舉辦各種不同層次的業務培訓，使檔案管理人員不斷更新觀念、更新知識，掌握新技能、新手段，不斷提高自身素質和業務水平。同時，從政治上關心檔案管理人員的成長，從經濟上給予適當的待遇和傾斜，要讓檔案管理人員工作起來要留得住，使用起來能夠獨擋一面，提拔的時候要充分考慮，用感情留人，用事業留人，用適當的待遇留人，從而提高干部檔案管理的整體水平。

5.在管理手段上要與時俱進。當前，隨著科學技術的進步，逐步實現檔案管理在信息搜索、分類、編目、歸檔、處理等各個環節的信息化進程，提高檔案管理的科技含量和技術水平，是當前機關人事檔案管理必然的趨勢。在當前信息化的大背景下，人事檔案管理工作也應當與時俱進，充分利用現代手段和信息技術，建立起內容詳實、準確可靠的人員信息庫，并及時更新，提高人事檔案的使用效率和工作水平。 一是建立本單位內部的檔案網站。網上辦公、無紙化辦公已經成為當前各級機關辦公的重要手段，檔案部門應在此基礎上，建立自己的檔案網站或網頁，把沉寂在檔案庫房中的信息上網，實現文件的自動上傳收集和檔案信息的網上檢索，為領導和群眾提供更快、更優質的服務。二是有條件的檔案室可以開展在線服務。機關檔案管理不僅要通過和網站網頁發布信息，而且可以嘗試用手機APP等現代傳媒手段，及時主動準確地提供多種信息，逐步淘汰過去那種翻箱倒柜式的，被動的、手工式的檔案管理方式，實現檔案管理的信息化和現代化。 三是可以試行面向普通群眾的檔案服務。為適應新形勢的發展要求，檔案部門要進一步轉變思維模式和工作職能，區分保密檔案、重點檔案、私人檔案和一般可公開檔案的關系，能公開的盡量公開，讓人民群眾從公開的途徑就可以查閱到有關檔案資料，既可方便群眾，又促進了政務、事務的公開透明。 另外，檔案部門還要建立和完善干部檔案管理的聯動機制，加強檔案管理部門與紀檢、教育、審計等部門的協調配合，建立工作聯系制度和情況通報制度，堵住干部檔案造假的漏洞，形成真實、干凈、高效的干部檔案管理格局。

參考文獻：

[1]沈耀東.談談檔案事業依法管理.蘭臺世界[J]2015：S5.