淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實施策略

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)在我國得以普及與應(yīng)用。由此，在事業(yè)單位的檔案信息管理的工作中，也實行了現(xiàn)代化的管理方法。通過應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法能夠有效的對事業(yè)單位中的檔案資源信息進(jìn)行快速、高效的管理，提升整個檔案管理的工作效率。但是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，需要結(jié)合時代的發(fā)展特征，對相關(guān)的管理措施進(jìn)行一定程度的優(yōu)化與提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)代化 策略

隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及科學(xué)管理技術(shù)不斷的發(fā)展與完善，使得我國事業(yè)單位的檔案管理工作得到了極大程度的提升，其檔案管理工作的效率及質(zhì)量有了極大的突破。就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國絕大多數(shù)的事業(yè)單位在檔案管理工作中都采取了現(xiàn)代化的管理技術(shù)與手段，開展實施了電子化的管理。這種現(xiàn)代化的管理措施與傳統(tǒng)的人工管理相比，不僅在速度上有了一定的突破，同時在管理的質(zhì)量上也得到了質(zhì)的飛躍，全面的提升了事業(yè)單位檔案管理工作的開展效果。

一、事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的意義

目前，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)成為了我國事業(yè)單位在發(fā)展過程中的一種必然的趨勢。應(yīng)用現(xiàn)代化的手段來進(jìn)行檔案的管理，能夠有效的促進(jìn)我國現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，同時還能夠?qū)ξ覈幕A(chǔ)信息資源進(jìn)行更好的保護與傳播。隨著社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理模式由于管理的方式單一，速度較慢等缺陷已經(jīng)無法順應(yīng)我國當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求。據(jù)此，進(jìn)行現(xiàn)代化的管理方式是時代發(fā)展的必然趨勢與要求，同時還能夠有效的保障事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。對此，事業(yè)單位中的有關(guān)人員必須意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，在檔案管理工作中更好的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法與模式。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1.相關(guān)制度的所制定的標(biāo)準(zhǔn)較低。我國事業(yè)單位眾多，相關(guān)的檔案資料數(shù)量也比較多，對檔案進(jìn)行管理的體系也比較復(fù)雜。同時，由于不同的事業(yè)單位所制定的檔案內(nèi)容及格式也都存在著較多的差異，因而，就造成了事業(yè)檔案管理制度的不同，管理的標(biāo)準(zhǔn)也存在著一定的差距，事業(yè)單位在檔案管理中的現(xiàn)代化管理的效率總體較低，相關(guān)數(shù)據(jù)也不詳實與全面等等，致使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化工作難以有效的開展。若事業(yè)單位檔案管理工作中長期處于這種情況中，就會對相關(guān)的檔案管理工作以及資源的建設(shè)工作產(chǎn)生消極的影響，不利于檔案管理現(xiàn)代化的平穩(wěn)實施與發(fā)展。

2.缺少高素質(zhì)的檔案管理人才。事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化的工作所需要的管理人員具有極高的專業(yè)知識與技能，能夠熟練的操作相關(guān)的現(xiàn)代化的管理技術(shù)，具有豐富的現(xiàn)代化的管理的知識與能力。但是，就目前我國的發(fā)展現(xiàn)狀來看，大多數(shù)的檔案管理人員的都缺乏相關(guān)的專業(yè)知識與素養(yǎng)，在進(jìn)行管理工作的時候依據(jù)自身的想法與能力來對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案進(jìn)行整理與管理。因此，就是在檔案管理的過程中出現(xiàn)很多的問題與差錯，進(jìn)而影響了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實施與開展，同時也對相關(guān)的管理效果造成了一定的影響，降低了相關(guān)管理的現(xiàn)代化的水平，對我國事業(yè)單位的檔案工作的管理與發(fā)展造成了消極的影響。

3.相關(guān)的資金投入較少。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的要求有標(biāo)準(zhǔn)也在不斷的提升，尤其是對現(xiàn)代化管理的技術(shù)及設(shè)備的要求在不斷的提升。但是目前我國存在著很多的事業(yè)單位由于缺乏相關(guān)現(xiàn)代化管理的資金，對于檔案管理現(xiàn)代化的重視程度較低，無法全面的實施、開展現(xiàn)代化的檔案管理。從而，造成了很多事業(yè)單位在方案管理現(xiàn)代化方面的發(fā)展緩慢，進(jìn)而阻礙了我國事業(yè)單位的發(fā)展。

三、提高事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的措施

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。目前，我國又很多的事業(yè)單位對于檔案管理現(xiàn)代化的模式存在著不重視的情況，同時，在進(jìn)行檔案管理時所采取的措施及運用的管理觀念十分傳統(tǒng)與落后。對此，隨著科學(xué)信息時代的發(fā)展，相關(guān)的事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理的過程中需要改變傳統(tǒng)的管理觀念，與時代的發(fā)展相結(jié)合，通過不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新來有效的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念與手段。同時需要針對實際的情況利用相關(guān)的軟件對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效的整理與分類，由此來實現(xiàn)檔案管理的自動化，進(jìn)而在檔案管理的過程中能夠有效的提升工作的效率，加強檔案管理的水平。

2.加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化的管理模式，需要有一個十分明確的標(biāo)準(zhǔn)，由此就在檔案管理的過程中實行標(biāo)準(zhǔn)化的管理?，F(xiàn)代化的管理需要相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及現(xiàn)代化管理理念的支撐，對此在現(xiàn)代化的檔案管理的過程中需要制定出一套相對完整、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，同時將標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念融入到現(xiàn)代化的管理工作中。此外，對于某些在實際管理過程中沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的單位，需要對其依據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與制度進(jìn)行嚴(yán)格、嚴(yán)肅的處罰，由此來有效的避免發(fā)生類似的事故，加強事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能的水平能夠直接的影響到事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的水平與質(zhì)量。對此就需要在日常的工作中加強檔案管理人員的現(xiàn)代化管理的水平的能力，其管理人員不僅需要嫻熟的專業(yè)知識，同時還需要與之相關(guān)的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等方面的相關(guān)知識。對此，事業(yè)單位在進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理的時，需要選拔出專業(yè)素質(zhì)過硬的人來從事這項工作。同時，還需要定期對相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，或者聘請外部的專家來進(jìn)行全面的培訓(xùn)等等，進(jìn)而有效的提升事業(yè)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化的管理水平，提升相關(guān)的工作效率與質(zhì)量。

4.完善相關(guān)工作的環(huán)境。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的管理過程中，需要依據(jù)自身的實際情況來建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，從而就能夠方便相關(guān)的部門借助這個系統(tǒng)平臺更加方便的傳輸資料，實現(xiàn)資源的共享。之后，在通過檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一、有效的整理、歸類以及保存等工作。這種檔案管理工作的模式能夠有效的確保檔案管理的及時性、真實性以及準(zhǔn)確性。同時對于實施現(xiàn)代化的檔案管理的應(yīng)用軟件，也需要盡可能的選擇具有一定穩(wěn)定性及兼容性好的軟件來實施與開展。對于相同層級的部門在選擇管理軟件時最好能夠選擇相同類型的管理軟件，由此就能夠更好的實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的發(fā)展，有效的提升事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量。

5.維護檔案信息的安全。事業(yè)單位在開展檔案管理的現(xiàn)代化時，還需要注重相關(guān)檔案信息的安全性。由于事業(yè)單位大多都會涉及到一些國家的機密，在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化的管理時，需要加強相關(guān)信息的保密性，嚴(yán)格的遵照國家的相關(guān)條例開開展和實施，加強對檔案信息的維護，進(jìn)而促使其更好的建設(shè)與發(fā)展。

四、結(jié)語

對于事業(yè)單位而言，進(jìn)行檔案管理工作對于其發(fā)展有著十分重要的意義。對此，開展檔案管理信息化能夠依據(jù)自身的實際情況，有效的減輕相關(guān)管理工作人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)，有效的提升整個檔案管理工作的工作效率，增加管理工作的效果與質(zhì)量。此外，還需要加強相關(guān)管理工作人員的綜合素質(zhì)及相關(guān)的專業(yè)素質(zhì)與技能，以此來有效的保障并提升事業(yè)單位檔案管理工作更好的發(fā)展與實施。

參考文獻(xiàn)：

[l]朱藝.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].才智，2014（36）.

[2]葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].中國市場，2015（28）.

[3]和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.

[4]任文娜.現(xiàn)代化進(jìn)程中的社會檔案資源體系建設(shè)研究[D].山東大學(xué)，2012.

[5]林柏瑞.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].南方論刊，2011（5）.