業(yè)務流程優(yōu)化問題研究

摘 要：業(yè)務流程就像是交通路上的標識，指導著汽車的前進方向，當經(jīng)常出現(xiàn)交通擁堵，道路負荷嚴重，標識就需要優(yōu)化，改變標識的指示方向來環(huán)節(jié)交通壓力。流程優(yōu)化是一項策略，通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務流程保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。在流程的設(shè)計和實施過程中，要對流程進行不斷的改進，以期取得最佳的效果。對現(xiàn)有工作流程的梳理、完善和改進的過程，稱為流程的優(yōu)化。本文對LJ食品原料付款流程進行系統(tǒng)分析，展現(xiàn)LJ食品在原料付款中存在的風險問題，以及通過原料科、品管科、財務科工作流程的優(yōu)化，令企業(yè)減少財產(chǎn)損失，從而提高企業(yè)競爭力，來說明業(yè)務流程優(yōu)化的重要性。

關(guān)鍵詞：業(yè)務流程 流程優(yōu)化 LJ食品原料付款

一、引言

業(yè)務流程是按先后排列或并行的一整套活動或任務，它們基于指令完成特定的工作。這些工作將輸入的指令轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€或多個輸出的結(jié)果，從而達到共同的目的。業(yè)務流程廣泛存在于每個企業(yè)的經(jīng)濟活動運行中，雖然這些流程或簡或繁，涉及的部門或少或多，流程能幫助企業(yè)更好的進行風險點控制，保護企業(yè)避免非必要財產(chǎn)的流失，令企業(yè)經(jīng)濟能夠更有效的運行。業(yè)務流程不能執(zhí)行拿來主義即照搬其他企業(yè)的流程，這樣的業(yè)務流程一般不是很適合本企業(yè)的經(jīng)濟活動的開展，在制作過程中不僅需要根據(jù)企業(yè)發(fā)生的業(yè)務實際狀況制定，還要隨著企業(yè)經(jīng)濟活動的不斷變化而隨之不斷的優(yōu)化，只有如此做出來的業(yè)務流程才能更好的為企業(yè)服務，幫助企業(yè)不斷的發(fā)展壯大，令經(jīng)濟運行的更加久遠。

二、LJ食品財產(chǎn)損失的基本情況

1.LJ食品簡介。LJ食品是一家加工銷售冷鮮肉的上市公司，財務與總經(jīng)理相互獨立，財務對總經(jīng)理實行監(jiān)督職能。LJ食品原料的供應商數(shù)量多，其主要是華北養(yǎng)殖農(nóng)戶及大型養(yǎng)殖場，綜合每年付款情況，原料付款金額要占到總付款金額的75%左右，因而原料付款是領(lǐng)導備受重視的付款項目，原料付款所選用的銀行是企業(yè)一般戶—當?shù)剞r(nóng)業(yè)銀行。如果付款出現(xiàn)差錯，總經(jīng)理、財務總監(jiān)都要在整個集團被通報批評，冰妖對財產(chǎn)損失進行賠償，所以在原料的付款流程上，財務總監(jiān)、總經(jīng)理尤其重視，所涉及的部門領(lǐng)導、職員都要簽字確認，做到層層風險把控，以減少財產(chǎn)損失，避免財產(chǎn)流失。

2.LJ食品原料付款失誤的主要表現(xiàn)。

2.1原料科存在的付款風險。

原料科開始的付款流程如圖2所示，原料科在ERP里面做完付款單后，要根據(jù)ERP，做紙質(zhì)付款單，紙質(zhì)的付款單比ERP付款單多了銀行賬號信息，銀行賬號目錄有一個單獨的電子表格，付款單上的銀行賬戶填寫采用查找—復制—粘貼方式，容易出現(xiàn)人為失誤，況且原料科的付款單也沒有明確列出未付金額數(shù)目，這就會導致已付金額與未付金額的不明確，并且在ERP中也沒有哪個科室會對已付貨款進行操作，這就很有可能導致貨款付重，給公司帶來財產(chǎn)損失風險。

2.2財務科存在的付款風險。

財務科開始執(zhí)行的付款流程如圖3所示，付款單經(jīng)由總經(jīng)理簽字確認后，由財務總監(jiān)簽字，財務總監(jiān)對各項付款金額進行調(diào)配，付款單他基本只看總金額，由財務總監(jiān)簽字確認后，財務科的出納就可以進行付款了，出納付款完畢，整個付款流程就算結(jié)束了。源于財務室的付款流程不完善，曾出現(xiàn)給某個供應商多付原料款5萬多元的情況，當我們的出納付款十分鐘之內(nèi)及時發(fā)現(xiàn)，立即上報財務總監(jiān)，總監(jiān)向我們的農(nóng)行行長請求幫助，農(nóng)行行長馬上讓銀行相關(guān)工作人員凍結(jié)了此原料供應商的銀行賬戶，挽回了我們的財產(chǎn)損失。可想而知，如果這筆款沒有追回的話，我們企業(yè)將面臨嚴重的后果。

三、LJ食品付款失誤原因分析

1.原料科付款單制作不嚴謹。原料科在付款單的制作中，沒有列出未付金額詳情，而且ERP中對已付貨款管理也不完善，這樣很可能導致付款重復，在短期內(nèi)也不容易被發(fā)現(xiàn)；其次原料科在辦公軟件的操作上技術(shù)有待高，常用公式的運用不熟悉，在銀行卡號與供應商名稱的對應上采用的是原始的查找-復制-粘貼方式，這不僅會造成人工失誤，也會增加本科室的工作量（每次付款單涉及40左右行次的付款項目，每一行次為一筆付款項目，行次間的原料供應商名稱會重復）。

2.財務科付款內(nèi)控機制不完善。出納收到財務總監(jiān)簽過字的付款單就可以付款了，但出納的職責除了付原料款，還有很多隨機的工作，在付款過程中由于很容易受到外來因素的干擾，導致付款時精神不能高度集中，出納提交后，貨款就付出去了，當時候或短時間內(nèi)就會到達對應供應商的賬戶上，所有這些對公司來說存在很大風險。

3.對供應商的罰款不能有效的落實。供應商提供的原料有些不符合公司的規(guī)定，品管科會根據(jù)實際情況對其酌情罰款，開出罰款單，但這些罰款單大部分都沒有有效的執(zhí)行下去，一來供應商不會來交罰款；二來是給供應商的付款操控在原料與財務手中，品管科沒有權(quán)利參與到付款流程中去，原料科為了原料供應商能及時大量的供貨，也不會主動的去執(zhí)行品管科對供應商的罰款，所以罰款執(zhí)行效果非常堪憂。

四、針對LJ食品付款降低風險的應對措施

1.協(xié)同幫助，提高辦公軟件水平。付款單流轉(zhuǎn)到財務后，請求財務科付款完成后，在ERP中對已付款的項目進行操作，便于原料科清晰掌握財務已付款項目，自己在下次ERP中制作付款單時能更加清晰哪些已經(jīng)付出去了；在紙質(zhì)付款單中列支出需要付款與未付款項目，使付款項目更加清晰，令重復付款的風險降至最低。與此同時，原料科在制作付款單時，應提高辦公軟件操作水平，改變以前原始的查找—復制—粘貼的操作方式，引入VlOOKUP公式，令供應商的賬號直接對應出現(xiàn)在供應商名字的旁邊，減少人為操作失誤。

2.加大審核流程范圍，避免人為操作失誤。付款單經(jīng)總經(jīng)理簽字后，由出納對照ERP進行逐比審核，確認無誤后，在付款單對應位置簽字，交由財務總監(jiān)審核，財務總監(jiān)審核后，出納進行網(wǎng)銀付款提交，出納網(wǎng)銀提交后，主辦會計進行最后的付款操作，審核出納的網(wǎng)銀提交，審核完畢后，幫助原料科在ERP系統(tǒng)進行已付款項目操作。

3.品管介入付款流程。由于品管科對原料供應商的罰款單不能有效的執(zhí)行，需要在付款流程上給予品管科相應的權(quán)限，首先品管科把罰款單交給原料科，原料科在做紙質(zhì)付款單過程中，填寫品管科罰款項目，付款單做好后由品管科簽字確認，付款方可進行下一流程，否則不予付款。品管科的介入也可以起到激勵作用，不但增加了品管的權(quán)利，同時也會增加品管科的責任感，使其更好地為公司保護財產(chǎn)免于損失。

五、最終的付款流程圖

最終重組后的原料付款流程如圖4所示，原料科在ERP中做出付款單，再參照品管科的罰款單做出紙質(zhì)付款單，之后紙質(zhì)付款單由品管、總經(jīng)理審核，出納對照ERP逐個審核，并對原料供應商名稱與賬戶信息進行核對，隨后轉(zhuǎn)交財務總監(jiān)審核，審核通過后交由出納進行網(wǎng)銀付款提交，提交后轉(zhuǎn)主辦會計網(wǎng)銀復核完成付款，最后由主辦會計在ERP中操作原料付款。在經(jīng)過不斷的改進提高，我們的原料付款流程趨于完善，并未出現(xiàn)失誤。

六、結(jié)語

在我國多數(shù)民營企業(yè)中都或多或少的存在著流程夠優(yōu)良的情況，這些流程的欠缺有些沒有被企業(yè)內(nèi)部所發(fā)現(xiàn)，有些被發(fā)現(xiàn)了也沒有系統(tǒng)的被拿到桌面上進行分析并進行改進優(yōu)化。本文中LJ食品基于公司現(xiàn)存的流程困惑，體系的自我完善與能力涉及，對原料付款流程持續(xù)的深入研究（此流程優(yōu)化可能還不是最精良的，但目前已經(jīng)比較優(yōu)越了），加之各個部門不斷改進流程寬度，延長流程的長度以及通力合作，我們可以明確地認識到優(yōu)化流程帶來的益處，它首先可以降低企業(yè)資產(chǎn)損失風險；其次打破部門間壁壘，增強橫向協(xié)作；再次利于管理層能夠有效的監(jiān)督和控制企業(yè)的整體運作；最后確保公司策略得以有效地執(zhí)行，從而支撐戰(zhàn)略的實現(xiàn)。我真誠的希望各行業(yè)的企業(yè)能夠通過此篇文章認識到流程優(yōu)化的重要性，并在自己的企業(yè)中實行下去，壯大企業(yè)的實力，以繁榮中國的經(jīng)濟。