試論基建檔案和醫(yī)療設(shè)備檔案一體化管理模式

【摘要】基建檔案以及醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療發(fā)展中起到了重要的作用，是醫(yī)療服務(wù)的組成部分之一。只有將管理體系通過科學(xué)的方法加以合理的使用，才能夠發(fā)揮出其自身的價值，從而為醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展提供保證。筆者根據(jù)多年經(jīng)驗以及結(jié)合實際內(nèi)容進行分析，從而提出相關(guān)建議，提供給相關(guān)人員，互相學(xué)習(xí)交流，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】基建和醫(yī)療設(shè)備檔案；一體化管理模式；措施

醫(yī)療行業(yè)在我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展下也在日益進步，在醫(yī)療的相關(guān)活動中，為了給病情提供準(zhǔn)確性的保障，每個醫(yī)院都已經(jīng)引進多臺大型的設(shè)備用于治療，從而讓這些設(shè)備在病情確診、科研探究等方面起到必不可少的作用。

一、方便管理，讓資料具備完整性

基建和設(shè)備之間是互相關(guān)聯(lián)的，設(shè)備將基建作為依托的對象，基建是設(shè)備主要的承載體。通常情況下，醫(yī)院中的大部分診斷類設(shè)備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關(guān)診斷設(shè)備。這些設(shè)備不論在場地方面還是環(huán)境方面都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且設(shè)備的資料也是有相關(guān)要求的。基建部門會依據(jù)廠家的技術(shù)需要進行針對性的施工，在設(shè)備完成以后就可以投入使用。在定期的維護或者是改造環(huán)節(jié)中，不僅要對設(shè)備檔案做好檢查，同樣還應(yīng)當(dāng)根據(jù)基建檔案的相關(guān)內(nèi)容進行合理的維護以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進行保存是較為方便的。在工程設(shè)計單位中，在對特殊醫(yī)療設(shè)備設(shè)計過程中，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)人員對其進行設(shè)計，由于專業(yè)設(shè)計公司是依據(jù)不同設(shè)備技術(shù)內(nèi)容以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進行設(shè)計的，是單獨完成的基本建設(shè)。

（一）制定設(shè)備檔案資料收集歸檔制度。在進行設(shè)備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯(lián)系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準(zhǔn)，在進行采購、招標(biāo)等環(huán)節(jié)的實施，期間需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，而且時間花費很長，手續(xù)也繁瑣，尤其是在采購進口醫(yī)療設(shè)備時，手續(xù)不但復(fù)雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)和有關(guān)的科室、設(shè)備采購方面制定恰當(dāng)?shù)姆桨福瑥亩軌蛟诙虝r間里面將設(shè)備采購所需要的資料都收集齊全。

（二）提前介入設(shè)計、施工過程，收集完整的基建設(shè)計和建設(shè)資料。對于醫(yī)療設(shè)備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關(guān)人員在對設(shè)備進行采購的前期階段中，設(shè)備應(yīng)當(dāng)具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關(guān)人員首先要考慮的問題。所以，在設(shè)備建設(shè)的準(zhǔn)備過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與進來，制定恰當(dāng)?shù)臋n案資料內(nèi)容，并且與相關(guān)人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現(xiàn)資料不合理的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間進行處理，從而確保檔案的完整性。

二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式

醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發(fā)展。在這個醫(yī)療設(shè)備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設(shè)備和基建的相關(guān)資料。而在醫(yī)院管理中，一般基建部門和設(shè)備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據(jù)各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調(diào)閱基建檔案，又要查詢設(shè)備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料。基建檔案和設(shè)備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節(jié)省利用者的時間。原來在上級行政管理和質(zhì)量監(jiān)測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節(jié)省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設(shè)備配套的工程設(shè)計單位設(shè)計的施工圖及竣工圖復(fù)制一份藍圖存入設(shè)備檔案，以供設(shè)備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。

三、基建和設(shè)備檔案一體化管理，可以方便后續(xù)形成的檔案歸檔

因設(shè)備屬固定資產(chǎn)，在有些非醫(yī)療單位，將設(shè)備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫(yī)療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設(shè)備安裝完畢，設(shè)備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設(shè)備更新改造過程中需要對場所設(shè)計變動形成的資料進行歸檔，而這時設(shè)備與基本建設(shè)已經(jīng)脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經(jīng)不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢。基建檔案和醫(yī)療設(shè)備檔案一體化管理可以解決這些問題。設(shè)備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發(fā)，實行一體化管理也是必要的。

四、從利用實際出發(fā)，在基建和醫(yī)療設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄中設(shè)置互見號

因醫(yī)療設(shè)備使用管理上不斷變更，有的同類設(shè)備有多臺，因工作需要有些醫(yī)療設(shè)備會在不同科室間調(diào)撥使用，有些科室也會搬遷。而在整理醫(yī)療設(shè)備檔案編制案卷目錄時，為便于分辨查找，會在分類號內(nèi)加入科室代碼，經(jīng)過調(diào)撥的醫(yī)療設(shè)備無法重編分類號，給案卷的查找?guī)砹艘欢ǖ睦щy。一般互見號設(shè)置在卷內(nèi)備考表內(nèi)，但有時一個基建案卷內(nèi)保存幾個項目的資料，互見號在備考表中查找不便，而在基建檔案和設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄內(nèi)分別設(shè)置互見號欄，把匹配的基建或設(shè)備案卷號填在欄目內(nèi)，這樣在查詢時就可一目了然，便于分辨，縮短查找時間，提高查詢的準(zhǔn)確度。

五、結(jié)語

總而言之，基建和設(shè)備檔案對醫(yī)院的管理工作起著重要的作用，不但信息量大，而且具備一定的實用性，對提高醫(yī)院的診療技術(shù)水平具有重要幫助。與此同時，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)做好檔案管理的基本工作，在對檔案系統(tǒng)進行管理過程中應(yīng)當(dāng)遵守每一個管理流程，避免出現(xiàn)不必要的情況，希望能在未來的道路上為醫(yī)療行業(yè)做出貢獻。

參考文獻

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