對做好檔案管理工作的幾點思考

【摘要】隨著我國各項事業的飛速發展，檔案管理工作也發揮著越來越重要的作用。如何做好檔案管理工作，為各項工作的開展提供可靠的依據，是檔案管理者必須認真思考的題。文章簡要介紹了檔案管理的重要性，并結合實際重點論述了如何做好檔案管理工作。

【關鍵詞】檔案管理工作；檔案管理者；工作體會

一、概述

檔案管理，要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統計，歸類及后續檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執行標準上。檔案管理人員都應承擔起所負責任，要明確責任范圍。以國家檔案管理工作目標作為標的物、嚴格要求自己，評定自身工作好壞，實行目標管理最大化，根據標的物的管理工作要求制定自己的具體目標及工作計劃，力求使檔案管理工作達到具體化、規范化、標準化并落實到自身所負其責。

二、加強檔案意識，充分認識做好檔案管理工作的重要性

一直以來，由于各種原因，相關機構對檔案和檔案工作沒有進行足夠有效的宣傳，社會公眾對檔案這門重要學科的認識相對匱乏，認識不到檔案工作對社會發展的重要性。作為掌握大量公共信息資源的傳統檔案工作者，往往把自己定位為一個被動的服務者，認為自己最大的責任是管理好檔案，不重視檔案的編研工作和檔案開發利用。“重藏輕用，重保密輕開放，重質量輕服務”的現象普遍存在于當前檔案工作中，造成室藏內容單一、門類不全，檔案信息資源得不到有效開發利用。實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。因此，要想做好檔案管理工作，我們必須加大宣傳力度，強化人們的檔案意識。

三、利用資源，推進檔案建設的信息化，實現檔案的現代化管理

（一）檔案部門應配備相應的檔案現代化管理設備。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，尤其是使用多媒體技術，將傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足檔案管理現代化的起碼要求。利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務質量。

（二）設計科學先進的檔案管理軟件。建立檔案信息網絡系統。檔案現代化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各機關單位日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢與文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，從而從機制上提高機關信息共享能力，使更多的人享用現代化高新技術的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。

（三）做好檔案信息的有效開發。檔案管理應著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質也決定了檔案工作的服務性。因此我們要改變重藏輕用的傳統觀念，加大檔案信息開發的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，做好主動服務。這樣才能使檔案價值得到最有效的開發利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。

四、加強和提高檔案管理人員綜合素質

（一）提高思想認識。隨著社會事業的快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進一步提高對檔案管理工作的重視程度，對新形勢下高素質檔案人才的迫切需求要有一個深刻的認識，給檔案管理工作以人員、資金以及政策上的大力支持。同時，要把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案管理工作的各項規章制度，加大投入力度，關心愛護檔案工作人員，切實解決實際困難，改善工作環境，提高工資待遇。

（二）強化服務意識。檔案管理人員要及時關注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，善于根據黨委、政府的中心工作主動開展檔案工作。要積極開展職業道德教育，完善服務方法，提高服務質量；要不斷增強服務意識，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發揮檔案人員的主觀能動性，變被動等材料為主動收集材料；既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。

（三）加強教育培訓。檔案管理人員的繼續教育水平很大程度上決定著檔案工作者的整體素質，進而決定著檔案事業的總體發展層次。檔案工作者要樹立終生教育理念，建立終身學習制度，經常性地參加系統的知識更新與繼續教育，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，以適應不斷發展變化中的業務需要。培訓內容要因需而定，與實際工作緊密結合。除加強檔案基礎理論與技能等專業知識學習外，特別要加大信息技術培訓力度，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作需要。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構、培養較強的檔案技術能力。

參考文獻

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