企業檔案個性化管理研究

【摘要】本文針對企業檔案個性化管理，首先簡要介紹了企業檔案個性化管理的主要概念，并分析了當前我國部分企業檔案管理工作中存在的問題，最后就加強企業檔案個性化管理，提出了幾項建議措施。

【關鍵詞】企業；檔案；個性化

一、引言

檔案是對生產實踐活動最原始最真實的記錄，對于企業而言，加強檔案管理，也是為了能夠在企業生產經營和管理中，保存對企業發展有價值的各類文件資料。隨著我國檔案管理工作理念的逐步更新完善，在企業內部推行個性化的企業檔案管理，已經成為企業檔案管理的主要趨勢，這也是擴大企業檔案管理服務內容，提高企業檔案工作服務企業發展水平的現實需要。

二、企業檔案個性化管理概述

企業檔案管理中的個性化，主要是在企業檔案管理工作開展過程中，突出重點和針對性，尤其是在檔案管理工作具體開展過程中，需要充分考慮檔案用戶對于檔案資料信息和內容在不同時期的不同要求，完善跟蹤、收集、管理等相關工作。企業個性化的檔案管理主要體現在兩方面：一方面，在企業檔案管理工作開展實施過程中，應該徹底轉變傳統單一的檔案管理服務方式，根據企業檔案不同用戶的不同信息需求，提供針對性個性化的服務，特別是需要充分利用現代化的檔案信息技術，提升檔案檢索、查閱、使用的主動性，實現檔案利用率的最大化。另一方面，由于隨著現代企業經營發展理念的逐步變化，企業內部不同部門對于檔案信息的需要呈現多樣化的趨勢，尤其是個體化方面差異越發明顯，企業實施個性化的檔案管理，也就要求在檔案數據庫的建設方面，應該注重做好有關信息的分類整理等。

三、當前企業檔案管理工作中存在的問題分析

（一）企業的檔案管理理念陳舊。目前，有的企業對于內部的檔案管理工作重視不足，尤其是在檔案管理理念上，仍停留于傳統的紙媒檔案上，對于信息化的檔案管理體系建設重視不足，投入不夠，造成了企業檔案管理工作的整體效率不高。尤其是造成了企業在檔案管理中對于檔案資源的開發利用不夠的問題還比較突出。（二）企業的檔案管理模式不科學。有的企業在檔案管理工作的開展過程中，沒有結合企業的實際情況制定完善的檔案管理體系，尤其是檔案管理機構設置不完善、檔案管理基礎設施建設落后、檔案管理工作制度缺失，造成了檔案管理工作的整體現狀基礎較差，整個檔案管理工作的制度化、規范化水平不高。（三）檔案管理工作人員的能力水平有待提升。檔案管理工作是一項技術性專業性很強的工作，特別是在檔案管理信息化時代，更是對檔案管理工作人員的整體素質能力提出了較高的要求，但是目前有的企業對于檔案管理工作人員缺少應有的教育培訓，影響了檔案管理工作的高效開展。

四、加強企業檔案個性化管理的措施

（一）健全完善企業檔案管理工作制度。在企業內部實施個性化的檔案管理，前提條件就是企業的管理層應該重視檔案管理工作，這就要求企業的管理層必須轉變檔案工作理念，注重加強檔案管理信息化的建設，充分發揮好檔案工作服務企業發展的作用。同時，在企業的檔案管理工作開展過程中，還應該注重完善有關的檔案管理制度，特別是檔案管理工作規范、檔案管理業務實施細則、檔案管理責任制度等，通過健全完善的制度設計，確保企業檔案管理工作的順利開展。（二）針對企業的實際完善檔案管理工作流程。在企業個性化的檔案管理工作開展過程中，應該注重結合企業的實際情況，尤其是企業的檔案用戶等對檔案資料的不同要求，完善檔案的歸集、整理、歸檔等有關工作。首先，應該注重完善個性化檔案的分類管理，尤其是根據企業內外部不同層面對于信息資源的主要需求、檔案管理權限設置等，分類制定個性化的檔案管理服務，以多樣化的檔案表現形式、資源類型等提高檔案利用率。其次，應該實現個性化的檔案檢索，通過設置檔案管理信息系統在線檔案檢索、導航服務，同時簡化檔案檢索方法、入口、系統等，降低檔案查詢檢索的難度，提高查詢效率。第三，應該注重發展智能化的檔案管理服務，也就是根據企業內部檔案用戶背景不同、偏好不同、業務不同等，對檔案查閱檢索實現動態調整，進而提高檔案工作服務的針對性。（三）著力提升企業檔案管理的規范化水平。改進企業的檔案管理工作，提高企業個性化檔案管理水平，關鍵還在于不斷提高企業檔案管理的規范化水平。在具體的操作實施過程中，一方面企業應該根據自身的實際發展狀況，重點制定企業檔案管理工作計劃，特別根據檔案法律法規、、企業檔案標準、企業檔案制度等對當前的企業檔案管理工作進行調整。另一方面，應該注重重點提高企業檔案管理的信息化水平，特別是把檔案管理與現代信息技術相結合，通過辦公自動化、管理信息系統、客戶關系管理、供應鏈管理、企業資源計劃等應用系統，提高企業檔案管理工作效率。（四）不斷提升企業檔案管理工作人員的素質。檔案管理工作人員的素質能力水平直接關系到企業檔案管理質量，在檔案管理工作的實施開展過程中，應該注重加強對企業檔案管理工作人員的教育培訓，特別是像涉及到企業檔案管理的企業文件材料歸檔范圍、企業檔案編制方法、電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案統計年報、填報方法、檔案案卷整理及標準格式等，加強專業化教育培訓，不斷提高企業檔案管理工作人員的專業技能。同時，還應該注重在知識管理、大數據、云計算、物聯網、內容管理等新理念、新方法和新技術方面，加強對檔案管理工作人員的系統培訓，確保檔案管理工作人員能夠提高檔案的有效識別、全面搜集、科學加工和充分運用能力，最大程度地發掘利用檔案信息資源及其中蘊藏的隱性知識。

五、結語

在企業內部推行企業檔案個性化管理，作為企業的管理層應該高度重視檔案管理工作的，逐步增加對檔案管理工作的支持力度。同時企業的檔案管理部門還應該根據企業的實際情況等，轉變檔案管理理念，完善檔案管理制度，不斷推動提升檔案管理工作質效。

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