關(guān)于基層企業(yè)文檔辦公與檔案工作

【摘要】基層企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀不容樂觀，往往會出現(xiàn)這樣或那樣的問題和障礙。本文結(jié)合基層企業(yè)文檔管理的基本形態(tài)和規(guī)則，簡要的分析了基層企業(yè)文檔辦公與檔案工作的科學(xué)化管理程序。

【關(guān)鍵詞】基層企業(yè)；檔案管理；文檔辦公

在組成檔案管理的幾個部分之中，必不可少的是文檔辦公，要有一個迎合市場需求和規(guī)律的、既正規(guī)又科學(xué)的辦公方式的話，就少不了這一環(huán)節(jié)。基層企業(yè)檔案里記錄的就是企業(yè)最基本最真實的歷史，以銅為鏡可以正衣冠，以史為鏡可以知興替，以人為鏡可以知得失，所以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊没鶎悠髽I(yè)檔案管理是十分有意義的。

一、基層企業(yè)文檔管理的科學(xué)化進(jìn)步是正規(guī)管理的表現(xiàn)

（一）文檔辦公的具體含義

文檔辦公是將上級下達(dá)的關(guān)于但不僅僅局限于各項任務(wù)的文件，具體的內(nèi)容比如單位工作規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)臨時下達(dá)的工作任務(wù)、所有需要作出的活動計劃方案等等。這些文檔都要求文秘工作人員在整個過程中監(jiān)督交付領(lǐng)導(dǎo)審批簽字最后整理歸檔。在這個過程中，如果發(fā)生了什么重大事件，不管是優(yōu)秀事跡還是違規(guī)處理，都要如實的記錄下來，放在關(guān)于文檔的“評述部分”。如果是特別重大的事情，則需要記錄在一份獨立的調(diào)查報告里并且也需要歸檔的。

（二）文檔辦公的實際形態(tài)和辦事規(guī)則

1、社會科技的發(fā)展和社會信息化時代的到來，也在不斷推動著辦公的自動化，尤其是在基層企業(yè)，這種推廣更加迅速和有效，很多基層企業(yè)用著先進(jìn)的辦公技術(shù)，這種技術(shù)體現(xiàn)在很多方面，比如：給同事或是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)通知都通過網(wǎng)絡(luò)渠道，很多資料和信息通過信息化以后被儲存在共享空間里員工可以隨意取用。2、文檔一定要符合工作規(guī)范。一份完整的文檔應(yīng)該有以下幾個步驟：計劃書，具體的方案細(xì)則附帶領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，運行過程的所有內(nèi)容，最后結(jié)果和評述，這幾個部分一定都不能少，而且每個部分都應(yīng)該完成的謹(jǐn)慎認(rèn)真，確保無誤。3、具體到一本資料來說，必不可少的部分是標(biāo)題、引言、主要內(nèi)容、收尾、相關(guān)人物和具體時間。4、要做到“全宗”，不管是什么形態(tài)的信息資料，都不能缺失，要按照可融性分好類別。

（三）確定管理責(zé)任和程序

1、基層企業(yè)的秘書是文檔的主要負(fù)責(zé)人，他們的職責(zé)是傳遞消息和命令、監(jiān)督工作過程、做好詳實的總結(jié)評述。最后要有任務(wù)的當(dāng)事人和領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)。2、關(guān)于文檔的具體分類，一般情況下是分為三種，上級文檔、本單位文檔還有資料文檔。每一種類別又要根據(jù)問那個的時間，完結(jié)情況或是別的實際情況來進(jìn)行編號以便于管理和查詢。

二、檔案工作管理的意義

第一層意義體現(xiàn)在歷史方面。前車之鑒是很有必要的，很多事情原來都發(fā)生過，通過查詢歷史中的檔案可以知道過去是如何解決的，在企業(yè)遇到難關(guān)的時候可以作參考，這樣也許就會順利解決。第二個意義體現(xiàn)在檔案和企業(yè)文化的關(guān)系上面。歷史檔案是企業(yè)提供了大量參考文獻(xiàn)，是過去的企業(yè)文化的一種表現(xiàn)形式。企業(yè)文化和企業(yè)的檔案相互影響，相互促進(jìn)形成。對于企業(yè)的人力資源文化、誠信文化、企業(yè)形象的建立都有很重要的價值。甚至可以編寫一些有關(guān)企業(yè)文化的宣傳書，對外宣傳企業(yè)的先進(jìn)人物和成功案例，有利于吸引更多更好的人才來企業(yè)工作。第三個意義是企業(yè)檔案有企業(yè)多年來的榮譽(yù)記錄。不管是企業(yè)獲得的獎項還是表彰，或是具體的員工的優(yōu)先事跡，都可以在專門的檔案室中做出展覽，有利于形成積極的企業(yè)文化和氛圍，鼓勵員工不斷向上進(jìn)步。甚至是企業(yè)或是員工犯過的錯誤，都可以選擇一些進(jìn)行展出，時刻提醒大家不要再犯過去的錯誤，讓大家從中間吸取教訓(xùn)。

三、基層企業(yè)檔案管理

按要求是“到年末或是次年的二三月份，將上一年的文件整理歸檔”。文檔的搜集整序工作就從這里開始。

一）可以進(jìn)入文檔整理的內(nèi)容包括所有計劃、總結(jié)、報告書、調(diào)研記錄、日志、業(yè)績情況表、特殊事件資料等，還可以選擇一些個人的工作紀(jì)實資料。整個過程就是整理成文，篩選，審核，裝訂，歸檔。

二）在人事檔案的管理方面，單位員工的工作業(yè)績、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、技能水平等基本信息資料都要如實的記錄，只要是在單位的事跡和業(yè)績，都要在個人檔案里有準(zhǔn)確的體現(xiàn)，不可以有錯漏缺失的情況發(fā)生。要做好員工的檔案以便社會或是單位有需要時的查詢工作順利開展。

三）建議基層企業(yè)建立一個專門的檔案管理室。所有檔案，一份留存，一份上交。為了避免和上級的人事檔案雷同，可以進(jìn)行更具體的檔案分類比如員工的學(xué)習(xí)檔案、工作檔案等等，通過專門檔案管理室的建立可以幫助企業(yè)進(jìn)一步進(jìn)行檔案管理工作的緩沖和優(yōu)化，幫助企業(yè)不斷的通過科學(xué)的管理手段提高檔案管理工作的質(zhì)量。

四）檔案的著錄依照國家相關(guān)法律規(guī)定做就行。如有特殊情況可以具體設(shè)置檢索方法，通過檢索查閱等快捷步驟幫助企業(yè)能夠及時的查找到需要的信息和資源。

四、結(jié)束語

從上面幾點看來，企業(yè)的檔案管理工作和企業(yè)文化的建立之間息息相關(guān)。最后一個重要的功能就是檔案室通過建立檔案，可以幫助企業(yè)做出更加科學(xué)的決策，對于員工的工作也可以提供借鑒示例，有利于企業(yè)順利發(fā)展壯大。已經(jīng)有事實證明，檔案管理做的好的企業(yè)，在其事業(yè)發(fā)展上也更有優(yōu)勢，和輕視檔案管理的企業(yè)差距明顯。

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