完善檔案信息化管理的措施探討

【摘要】檔案是對企業(yè)經營管理過程中形成的重要資料進行收集保管，也是企業(yè)經營管理工作中的重要內容，加強對檔案的管理，能夠為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的價值。在計算機信息技術高速發(fā)展的形勢下，企業(yè)檔案管理也需要適時的引進信息化技術，加強檔案信息化管理，從而提高檔案管理的工作效率，進一步深化對企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，從而最大限度的發(fā)揮檔案資源的潛在價值，為推動企業(yè)的長效發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

【關鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；管理

檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，也是對檔案管理工作進行深化改革的重要途徑。檔案資源是企業(yè)在經營發(fā)展的過程中所形成的珍貴的資料，通過對檔案信息資源的深入挖掘和分析，能夠詳細的了解企業(yè)的經營發(fā)展狀態(tài)，從而為企業(yè)領導層的經營決策提供有利的依據(jù)。

在現(xiàn)代化社會背景下，企業(yè)的生產效率不斷提升，檔案管理部門需要適應這種快節(jié)奏的工作狀態(tài)，從檔案信息資料的收集、整理、分析以及開發(fā)利用，都需要較高的工作效率，所以檔案信息化管理勢在必行。檔案信息化管理充分的利用了計算機網絡技術的優(yōu)勢，能夠對信息資源進行快速處理，從而提高工作效率，能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展服務。

一、實現(xiàn)檔案信息化管理的必要性

（一）加強檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段。現(xiàn)代社會已經進入了高速發(fā)展的時代，信息成為企業(yè)競爭的重要籌碼，所以在企業(yè)經營管理過程中，要加強對信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)檔案管理工作是對企業(yè)經營過程中各種信息資源的收集管理，通過對信息資源的加工整理，能夠更加深入的挖掘具有價值的資料，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的依據(jù)。而檔案信息資源的開發(fā)利用需要通過信息共享平臺來實現(xiàn)，所以檔案信息化管理是對檔案管理工作變革中的重要手段。

檔案信息化管理，能夠對檔案信息資源的全過程進行快速的處理，通過信息共享平臺的建立，能夠實現(xiàn)對信息的快速收集和傳輸，從而加速企業(yè)內部的信息流通，為各項經營決策的制定便利的條件。

（二）企業(yè)網站建設的重要依據(jù)。在信息網絡時代，企業(yè)的發(fā)展已經不在局限于實體，而是通過網絡進行開放式經營，企業(yè)會建立自己的網站，在網站中展示企業(yè)的產品，為客戶提供充足的信息，并且對于企業(yè)經營發(fā)展過程中的各項信息資料進行公開透明化的管理，有利于客戶對企業(yè)形成更加直觀和公正的了解。在企業(yè)進行網絡信息化建設的過程中，需要檔案部門的全力配合，為企業(yè)網站提供更加全面而豐富的信息資源，從而最大限度的對檔案管理信息資源進行開發(fā)利用。

（三）企業(yè)信息化管理背景下的必然產物。檔案管理是企業(yè)經營管理中的重要內容，在信息化的時代背景下，企業(yè)中各個部門在開展業(yè)務的過程中已經實行了網絡化辦公，因此為了適應這種變化，檔案管理部門也應該進行信息化管理，便于信息資源的溝通和傳輸。檔案信息化管理能夠有效的提高檔案管理的工作效率，并且對檔案信息的存儲更加便捷和安全，在查閱和利用檔案信息資源時也會更加便捷，所以實行檔案信息化管理是企業(yè)在信息化管理背景下的重要產物。

二、完善企業(yè)檔案信息化管理的措施

（一）企業(yè)領導重視企業(yè)檔案信息化管理是關鍵。企業(yè)領導應認識到企業(yè)檔案信息化管理的建設，是全面展示企業(yè)檔案工作和企業(yè)各項成就的一個窗口，是使人們認識企業(yè)、促進企業(yè)間經濟合作、為企業(yè)發(fā)展提供綜合信息的一個橋梁和紐帶。檔案信息化管理作為一個系統(tǒng)的建設，不僅需要企業(yè)領導的高度重視，更需要企業(yè)各部門的大力協(xié)作配合，企業(yè)領導要有戰(zhàn)略眼光和務實的作風來抓檔案信息化管理的建設。如果只是口頭支持，沒有資金、設備的落實，沒有技術人員的配合，這項工作單靠檔案部門是完不成的。

（二）明確企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)劃和實施辦法。檔案信息化管理的復雜性、長遠性，使之有一個客觀指導性的規(guī)劃和具體詳細的實施細則，要有主管檔案工作的領導負責，要有信息技術部門的技術協(xié)作。對檔案信息化管理涉及到的網間合作、資源配置、協(xié)作開發(fā)、信息共享、網絡建設等問題要有充分的可行性、科學的計劃、以求協(xié)調配合、共同發(fā)展。要結合企業(yè)制定的信息化目標進程，確定檔案信息化管理的目標、措施、步驟與要求，制定中長期發(fā)展計劃，并確定檔案信息數(shù)據(jù)庫建立在企業(yè)即將開展和實行的辦公自動化進程中，并將檔案信息化管理的進程納入企業(yè)的各項工作之中，作為今后檔案工作的重點，扎扎實實的推進檔案信息化管理的建設。

（三）加強硬件、軟件和人才配置。首先，需要做好硬件配置工作。一個大型企業(yè)所需要的計算機網絡結構有企業(yè)級交換機、工作組級交換機、主干網絡、服務器、數(shù)據(jù)庫、計算機等，硬件配置是進行檔案信息化管理的基礎保障。其次，軟件保障。檔案信息系統(tǒng)軟件是原件購買還是自行開發(fā)，要根據(jù)企業(yè)的信息化規(guī)模或技術能力而定，軟件的開發(fā)與選擇首先應注意考慮軟件的售后問題。注意考慮軟件的兼容性，檔案信息網絡軟件的標準要求在統(tǒng)一的基礎上開發(fā)研制，可避免版本不一，不能兼容，造成浪費。再次，檔案人才的培養(yǎng)。檔案工作者要具備一定的政治思想素質、科學文化和專業(yè)素質，不僅要有熟練的檔案業(yè)務管理水平，還要具備計算機操作、外語等現(xiàn)代化管理技能，才能夠確保檔案信息化管理工作的順利開展。

三、結束語

企業(yè)檔案進行信息化管理具有眾多的優(yōu)勢，這是在計算機網絡技術高速發(fā)展下的必然產物，也是時代進步的必然結果。檔案信息化管理有利于企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，所以為了進一步完善檔案信息化管理，還需要加強檔案管理人員綜合素質的提升，制定完善的檔案管理制度，提供充足的硬件和軟件設備，建立完善的數(shù)據(jù)信息傳輸、存儲系統(tǒng)，做好安全防護工作，從而為檔案信息化管理工作的高效開展創(chuàng)造有利的條件。

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