信息化環(huán)境下學(xué)校檔案資源整合的策略探討

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校檔案部門迫切需要進(jìn)行檔案資源的整合，以適應(yīng)教育信息化的需求，同時(shí)這也是推動檔案管理部門實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展與學(xué)校發(fā)展的必由之路。信息化環(huán)境下，學(xué)校進(jìn)行檔案資源整合的根本途徑在于充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)資源、管理服務(wù)、技術(shù)運(yùn)用等進(jìn)行全面的有效整合，創(chuàng)建基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案資源管理服務(wù)平臺，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的專業(yè)化服務(wù)。本文在分析信息化環(huán)境下學(xué)校檔案資源整合的主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，探討了學(xué)校檔案資源整合的有效策略，以期為相關(guān)工作人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；學(xué)校；檔案資源整合；內(nèi)容；策略

檔案作為社會生活的真實(shí)記錄，是人類歷史文明的縮影。而學(xué)校檔案是學(xué)校在各類教學(xué)、科研及管理活動中形成的各種資源，記錄著學(xué)校的歷史，承載著學(xué)校的文化，對于學(xué)校各類活動的開展及重大決策的制定皆具重要的指導(dǎo)意義。可以說，學(xué)校檔案資源既是寶貴的信息資源，又是學(xué)校重要的管理資源以及文化資源。學(xué)校檔案資源內(nèi)涵十分豐富，涉及管理、科研、學(xué)生、教師、教學(xué)、儀器設(shè)備、基本建設(shè)、財(cái)會、外事等眾多內(nèi)容，信息含量大而雜，需要加強(qiáng)管理，才能充分發(fā)揮其價(jià)值，提升檔案利用率。

一、信息化環(huán)境下學(xué)校檔案資源整合的主要內(nèi)容

信息化環(huán)境下，學(xué)校檔案資源的整合需依托互聯(lián)網(wǎng)，以信息化手段實(shí)現(xiàn)對各類檔案資源的整合，打破各部門的“信息壁壘”，建立統(tǒng)一的、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源共享平臺，滿足用戶實(shí)時(shí)調(diào)閱檔案的需求，提高服務(wù)質(zhì)量。具體而言，信息化環(huán)境下學(xué)校檔案資源整合的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：一）數(shù)據(jù)資源的整合。即通過數(shù)據(jù)復(fù)制、聚集與數(shù)據(jù)接口之類的技術(shù)化方式，使物理位置相分離的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)整合，并使異構(gòu)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)整合。通過在學(xué)校各部門之間建立統(tǒng)一的兼容性數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)集成框架與信息管理中心，使各部門實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。二）系統(tǒng)資源的整合。受制于技術(shù)手段的局限及管理理念的落后，以往的學(xué)校檔案信息系統(tǒng)多以各部門自建為主，部門之間各自為政，未能形成系統(tǒng)化的統(tǒng)一服務(wù)平臺，致使檔案數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)、數(shù)據(jù)不一致等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。信息化環(huán)境下，實(shí)施檔案資源的整合，需要學(xué)校各部門形成合力，建立統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，為檔案信息的共享奠定基礎(chǔ)。三）管理資源的整合。學(xué)校檔案資源的整合終歸要回到檔案管理上來，整合是為了更好地管理資源，加大對資源的利用率。

二、信息化環(huán)境下學(xué)校檔案資源整合的有效策略

（一）收集豐富的檔案資源，使資源整合獲得數(shù)據(jù)支持。學(xué)校檔案資源整合需要有大量真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)信息作為支撐，這就需要檔案管理部門加強(qiáng)對數(shù)據(jù)信息資源的收集與整理，對各部門的檔案資源進(jìn)行登記，分類保存，并加強(qiáng)信息來源的普查工作，確保檔案信息的真實(shí)可靠。在檔案資源收集的具體工作中，既要對信息的類別、重要性、保密程度進(jìn)行區(qū)分，又要擴(kuò)大信息收集的范圍，應(yīng)明確學(xué)校檔案資源不僅包括招生、教研、日常管理等活動所產(chǎn)生的檔案信息，還包括學(xué)校的書籍刊物購買、設(shè)施設(shè)備引進(jìn)等檔案信息；既包含學(xué)生的學(xué)籍、考試類檔案信息，又包含教師個(gè)人檔案及教學(xué)檔案信息，此外，學(xué)校的公文書函、影像資料、規(guī)章制度，教師發(fā)表的論文，學(xué)校創(chuàng)辦的刊物等，皆需作為檔案資源進(jìn)行收集整理，以為學(xué)校檔案資源整合提供數(shù)據(jù)支持。

（二）建立健全的管理制度，使檔案資源整合規(guī)范化。加強(qiáng)制度建設(shè)，使學(xué)校各項(xiàng)檔案管理工作有章可循，是實(shí)現(xiàn)檔案資源整合規(guī)范化的重要方法。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)堅(jiān)持以資源建設(shè)為中心，以檔案信息化建設(shè)為著力點(diǎn)，以制度建設(shè)為保障，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。具體而言，各學(xué)校應(yīng)在加強(qiáng)《檔案法》學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實(shí)際制定相適應(yīng)的檔案管理制度，如《學(xué)校檔案人員責(zé)任制度》、《學(xué)校檔案資料收集管理制度》、《學(xué)校檔案室管理制度》、《學(xué)校檔案信息平臺管理制度》等，以使檔案收集、整理、利用的各環(huán)節(jié)有法可依，規(guī)范檔案工作人員的行為，明確其職責(zé)，促進(jìn)學(xué)校各部門、各科室加強(qiáng)合作與聯(lián)系，使檔案資源整合工作與學(xué)校各項(xiàng)活動密切關(guān)聯(lián)，同步進(jìn)行，以加速檔案資源信息化整合的進(jìn)程。

（三）提升檔案信息服務(wù)能力，加快服務(wù)資源整合。服務(wù)整合，即是改變傳統(tǒng)服務(wù)方式，拓展服務(wù)的領(lǐng)域，豐富服務(wù)的內(nèi)容，更新服務(wù)的理念，以實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的優(yōu)化。在信息化環(huán)境下，學(xué)校檔案管理人員要想提升服務(wù)水平，需加快服務(wù)資源的整合，可從兩方面入手：一方面，完善檔案資源收集、整理、整合的流程，按照具體的規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)整個(gè)流程的運(yùn)作，提高檔案信息資源整合的實(shí)效，便于檔案查詢、調(diào)用服務(wù)的實(shí)施。另一方面，提升檔案信息服務(wù)的主動性，實(shí)施個(gè)性化服務(wù)。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)主動分析用戶需求，針對行政人員、教師、學(xué)生等不同群體的不同需求實(shí)施個(gè)性化服務(wù)。如在畢業(yè)生就業(yè)階段，公示最新就業(yè)形勢報(bào)告及各行業(yè)發(fā)展前景的匯總，以供學(xué)生參考；在校慶日，整理好學(xué)校的校史及各階段重大事件，向?qū)W生進(jìn)行展示及講解，使學(xué)生對學(xué)校的發(fā)展史有更深入的了解。

（四）建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的專業(yè)化。信息化環(huán)境下的學(xué)校檔案資源整合工作是一項(xiàng)技術(shù)含量較高的復(fù)雜工程，不僅需要檔案管理人員具有專業(yè)性知識，還需其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟悉互聯(lián)網(wǎng)的管理與使用，能確保檔案信息存儲的安全與高效利用。據(jù)此，各學(xué)校檔案管理部門需加大對檔案工作人員的培訓(xùn)力度，不斷提升其專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，以使檔案資源整合工作更具專業(yè)化，更加高效、優(yōu)質(zhì)地開展。具體而言，各學(xué)校檔案部門可邀請檔案方面的專家、學(xué)者入校召開講座，以使學(xué)校檔案管理人員掌握最新前沿信息，更新檔案管理理念和方法；其次，要加強(qiáng)部門人員之間的交流和學(xué)習(xí)，使之取長補(bǔ)短，共同進(jìn)步；再次，要加強(qiáng)學(xué)校檔案工作人員的技能培訓(xùn)，使其既懂計(jì)算機(jī)理論知識，又能熟練掌握操作技術(shù)，促進(jìn)檔案資源信息化整合順利開展。

三、結(jié)語

信息化環(huán)境下，加快學(xué)校檔案資源整合工作符合教育信息化的需求，這就需要各學(xué)校檔案管理部門加強(qiáng)工作意識，轉(zhuǎn)變工作認(rèn)識，以科學(xué)、合理的方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化整合，構(gòu)建統(tǒng)一的系統(tǒng)化檔案信息管理平臺，為學(xué)校的管理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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