試論電子檔案的管理要點(diǎn)

【摘要】隨著信息時(shí)代的到來(lái)，電子文件與電子檔案在日常辦公與管理中逐漸得到廣泛的應(yīng)用，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案也暴露出一定的不足。本文基于電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀，提出電子檔案的管理策略，以提高電子檔案管理的科學(xué)性和有效性。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；現(xiàn)狀；策略

電子檔案也稱作數(shù)字檔案，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的歸檔處理，即形成了電子檔案。這里所提到的電子文件，是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，并以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤和光盤等載體中，以通信網(wǎng)絡(luò)主要傳遞形式的文件。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案面臨著信息泄露或丟失、數(shù)據(jù)完整性遭到破壞或病毒傳播等威脅，因此加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)化管理是當(dāng)前檔案管理人員所面臨的一項(xiàng)重要課題。

一、電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）優(yōu)點(diǎn)

一是電子檔案的時(shí)效性較強(qiáng)，周期較短，以數(shù)字化方式對(duì)檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)等，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化檔案管理環(huán)節(jié)，縮短了檔案管理的周期。二是電子檔案具有個(gè)性化和交互性。電子檔案的管理模式具有現(xiàn)代化特征，促使用戶之間密切交流和溝通，在一定條件下發(fā)生角色的轉(zhuǎn)化。三是電子檔案形式具有實(shí)時(shí)性和網(wǎng)絡(luò)化特征，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的有效利用，有效的提高了電子檔案?jìng)鬏敽屯ㄓ嵉谋憬菪浴Ｋ氖羌庸さ臉?biāo)準(zhǔn)化。電子檔案的加工與整合都具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在編碼技術(shù)、視頻格式以及瀏覽平臺(tái)等方面，通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效運(yùn)用，促進(jìn)檔案資源的有效共享，并實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索的實(shí)現(xiàn)。五是電子檔案具有智能化特征，其檢索系統(tǒng)能夠依據(jù)檢索條件自動(dòng)進(jìn)行分析和檢索，促進(jìn)多語(yǔ)言混合檢索以及檢索結(jié)果的自動(dòng)排序等功能的實(shí)現(xiàn)，為用戶提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息，促進(jìn)檔案實(shí)際利用價(jià)值的有效發(fā)揮。

（二）缺點(diǎn)

一是所依賴的軟硬件不穩(wěn)定。現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)。幾年的時(shí)間就出現(xiàn)新的電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而面臨需要轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。二是載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長(zhǎng)久保存。三是電子文件具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對(duì)照，否則不能確定是否更改，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。四是容易被損壞。

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性

以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾，給想利用檔案的人員帶來(lái)極大的不便。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的價(jià)值觀念發(fā)生變化，意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約著電子文件的整理與歸檔

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提和基礎(chǔ)。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定的難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其是的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

（三）電子文件檔案信息安全問(wèn)題日益突出

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，因特網(wǎng)的全球性、開(kāi)放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過(guò)Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，電子文件檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵。以辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)作為生存基礎(chǔ)的電子文件處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，一個(gè)疏忽就可能導(dǎo)致滅頂之災(zāi)。

（四）計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，很多管理員沒(méi)有接受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案管理軟件，或者在選購(gòu)軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

三、電子檔案管理策略

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，加強(qiáng)組織管理

當(dāng)前電子檔案管理上仍存在一定不足，一定程度上阻礙了檔案電子化的發(fā)展。因此各部門在電子檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變電子檔案管理理念，加強(qiáng)電子檔案工作的組織管理，將電子檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中，切實(shí)提高電子檔案管理的有效性。

（二）加強(qiáng)電子檔案全過(guò)程管理

由于電子檔案管理具有一定特殊性，因此其檔案及文件的收集及管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件均存在明顯差異。因此相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案全過(guò)程管理，結(jié)合電子檔案的實(shí)際情況，對(duì)原告進(jìn)行收集和遮蓋力，建立電子檔案與紙質(zhì)文件之間的標(biāo)識(shí)關(guān)系，必要情況下應(yīng)當(dāng)制作紙質(zhì)拷貝件，或制成微縮品，以免系統(tǒng)故障而導(dǎo)致電子檔案泄露或丟失。

（三）制定科學(xué)且嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

隨著現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案逐漸被廣泛應(yīng)用，為提高電子檔案的安全性，應(yīng)當(dāng)積極建立科學(xué)且嚴(yán)密的電子檔案管理規(guī)范，充分做好電子檔案的積累、整理、鑒定、歸檔以及保存等環(huán)節(jié)，提高電子檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

（四）采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

為保障電子檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)從入口、傳輸和使用三個(gè)方面保護(hù)電子檔案信息的安全性和真實(shí)性。當(dāng)前技術(shù)條件下，為防止電子檔案信息被竊取、刪除或修改，比較常用的信息保護(hù)措施主要有加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、檔案?jìng)浞菀约鞍惭b殺毒軟件等方式，防范電子檔案被非法訪問(wèn)或隨意刪改，提高電子檔案信息的安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用，是社會(huì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，為進(jìn)一步提高電子檔案管理效率，應(yīng)當(dāng)積極改進(jìn)電子技術(shù)措施，加強(qiáng)電子檔案信息的交流，提高檔案資源的安全性和可靠性，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇玉娟.檔案信息電子化的探討[J].中華少年，2016（13）.