普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理芻議

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，對整個檔案管理帶去了極大的影響。而在傳統(tǒng)社會和現(xiàn)代社會的雙重壓力之下，我國許多高中的檔案管理工作中存在著傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子信息的學(xué)籍檔案。這就要求針對這一現(xiàn)象采取必須要的手段，提高整體管理水平。因此檔案雙套制管理方式應(yīng)運而生。本文主要分析了現(xiàn)階段普通高中在學(xué)籍檔案的管理工作中使用的雙套制管理方式。

【關(guān)鍵詞】普通高中；學(xué)籍檔案；雙套制管理

社會不斷發(fā)展的今天，個體檔案在具體的生活進程中起到的作用越來越重要。無論是在高校畢業(yè)生畢業(yè)之后踏進社會，還是選擇繼續(xù)深造。無論是工作的更換，還是考公務(wù)員等，都要求檔案一定要完整并且真實。因此檔案在整個社會具體進程中起到的作用越來越重要，需要我們高度關(guān)注和重視這一內(nèi)容。然而學(xué)生群體仍然沒有意識到檔案的重要性，許多大學(xué)生在畢業(yè)之后，才發(fā)現(xiàn)被自己漠視的檔案原來決定著這么多的內(nèi)容，對自己的生活起到如此重要的作用。這時候再去找檔案，極有可能導(dǎo)致檔案的丟失。這就要求學(xué)校在檔案管理中，一定要重視學(xué)生對檔案的態(tài)度，采取合適的檔案管理方式來加強檔案的管理。

一、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理的簡要概述

我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統(tǒng)方法是在專門的環(huán)境中對檔案采取保管措施和手段，來加強對于檔案的監(jiān)督管理工作。而隨著社會不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟水平不斷提高，科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學(xué)技術(shù)的推動之下，我國檔案從紙質(zhì)朝著電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發(fā)展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環(huán)境的干凈與否要求低，但是卻強調(diào)整個環(huán)境之中對于電磁的要求卻極高，因為電磁能夠影響整個計算機的具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生波動。

即便是電子檔案呈現(xiàn)出極高的優(yōu)越性，但在一段時間內(nèi)電子檔案無法完全取代我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。因此以紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點為基礎(chǔ)出發(fā)，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現(xiàn)了“雙套制”的檔案管理方式。

所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質(zhì)的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態(tài)度，將紙質(zhì)檔案所具有的優(yōu)勢和電子檔案所具有的優(yōu)勢結(jié)合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統(tǒng)，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質(zhì)變化蘇采取的一種主要管理方式。

二、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理方式的具體使用

現(xiàn)階段我國許多省市自治區(qū)已經(jīng)開始建立了普通中小學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)檔案電子信息化管理的專用系統(tǒng)，并且出臺了多種規(guī)定，表明電子檔案成為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)等具體工作的主要依據(jù)，并且改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遞交方式，逐步的實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案退出歷史舞臺。正是這些標準，使得學(xué)校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學(xué)生在入學(xué)期間，建立紙質(zhì)檔案，并且要建立兩份，一份學(xué)校留底，一份要學(xué)生在學(xué)習(xí)畢業(yè)之后帶走，無論是去參加工作還是到大學(xué)中去學(xué)習(xí)。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現(xiàn)階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。

學(xué)校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：

（一）提高學(xué)籍內(nèi)容的完整性

根據(jù)筆者的走訪發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校根據(jù)具體社會經(jīng)濟發(fā)展情況以及學(xué)籍檔案實際要求，不斷的補充完善整個學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。許多學(xué)校充分發(fā)揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結(jié)合實際對完善學(xué)籍檔案的保管內(nèi)容提出合理化建議。

以前的學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、；高中畢業(yè)證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業(yè)生鑒定表和綜合素質(zhì)評價基本信息表。而又根據(jù)社會發(fā)展的具體要求，將學(xué)籍檔案內(nèi)容調(diào)整為學(xué)籍卡、畢業(yè)生鑒定表、綜合素質(zhì)評價基本信息表、高中畢業(yè)證書存根、考生報名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學(xué)籍檔案的保存內(nèi)容也根據(jù)上級有關(guān)部門的規(guī)定不斷調(diào)整與完善。

（二）明確工作流程，提升工作質(zhì)量

紙質(zhì)材料由原先定時歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合電子文件即時歸檔。學(xué)校檔案室同步整理紙質(zhì)檔案與電子檔案，賦予同一內(nèi)容的兩套檔案統(tǒng)一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案實現(xiàn)有機對應(yīng)。慈溪中學(xué)教務(wù)處學(xué)籍管理人員把同樣內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案按時匯總上交學(xué)校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質(zhì)學(xué)籍檔案匯入學(xué)校文書檔案中，把電子學(xué)籍檔案匯入學(xué)校多媒體檔案中，這一做法可以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)勢，有利于檔案查閱利用。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，確保工作成效

較之于傳統(tǒng)的檔案管理工作，普高學(xué)籍檔案雙套制管理的專業(yè)性更強，提升普高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)十分重要。首先，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，打破傳統(tǒng)的工作思維定勢，充分發(fā)揮主觀能動性，積極適應(yīng)學(xué)籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應(yīng)努力改善自身知識結(jié)構(gòu)，主動學(xué)習(xí)與信息自動化管理相關(guān)的基本知識，著重掌握電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的計算機操作與維護等技能。再次，檔案管理人員應(yīng)充分了解電子檔案管理的特點及風(fēng)險隱患，認真貫徹落實國家、省、市及本校應(yīng)對電子檔案管理風(fēng)險的各項規(guī)章制度，確保檔案安全。

三、結(jié)束語

隨著科學(xué)的不斷發(fā)展，電子技術(shù)的不斷進步，人們會研究出更好的保護措施來，電子文檔或許會全面替代紙質(zhì)文檔，使檔案管理的發(fā)展進入一個新時代。隨著社會快速發(fā)展，信息交流迅速而頻繁，使得檔案信息的來源渠道變得豐富而寬廣，普通高中檔案實行雙套制管理，電子檔案同紙質(zhì)檔案并存，各有優(yōu)缺點，兩者的優(yōu)缺點互補、共同發(fā)展，不盡安全、可靠，便于管理，更為檔案文件上了雙保險。

參考文獻

[1]吳玲.淺談檔案\"雙套制\"管理[J].檔案，2003（5）：17-19.