關(guān)于機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的思考

【摘要】檔案是對過去發(fā)生的事件的真實記錄，其具多種形式的載體，文書檔案作為眾多載體中的主流，主要是利用書面材料經(jīng)過特定的程序及一定的處理流程所形成的文件材料。機(jī)關(guān)文書檔案主要是對機(jī)關(guān)從事的管類管理活動的真實記錄，是對機(jī)關(guān)不同職能部門及相關(guān)人員重要信息的記載，作為機(jī)關(guān)部門有序工作的重要組成部分，所記載的信息具有重要的價值，因此需要做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作。文中分析了機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題，并進(jìn)一步對加強機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的有效途徑進(jìn)行了具體闡述。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；文書檔案；管理；問題；途徑

文書檔案一直以來都是國家檔案的重要組成部分，其不僅是對各單位發(fā)展歷程的記載，同時也是各單位在基本建設(shè)、問題處理及領(lǐng)導(dǎo)決策等方面的客觀反映。文書檔案管理作為機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)性工作，是一切管理工作的基礎(chǔ)，因此需要加強機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，及時對機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并采取切實可行的機(jī)關(guān)文書檔案管理途徑，確保機(jī)關(guān)文書檔案管理水平的提高。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案原始性難以判斷

長期以來機(jī)關(guān)文書檔案都是采用紙質(zhì)材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當(dāng)前辦公自動化廣泛普及的情況下，紙質(zhì)檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樘搼B(tài)，檔案在生成、傳輸和接受時的狀態(tài)處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進(jìn)行辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時

在社會快速發(fā)展過程中，部分業(yè)務(wù)性較強的機(jī)關(guān)部門檔案數(shù)量越來越多，這就導(dǎo)致在行政機(jī)關(guān)管理工作中檔案收集、整理、數(shù)字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機(jī)關(guān)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)人員相分享，專職檔案人員不參與機(jī)關(guān)文書的日常流轉(zhuǎn)，這種情況下，各個業(yè)務(wù)科室在對文書檔案進(jìn)行收集時考慮會欠缺周全，而且在日常工作中存在重業(yè)務(wù)、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時會發(fā)現(xiàn)個別公文丟失的問題。

（三）辦文人員檔案管理意識不強

首先，文書部門工作人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時辦公室負(fù)責(zé)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)的工作人員自身對于檔案法律法規(guī)及檔案專業(yè)知識也十分缺乏，這就導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)過程中無法及時對需要存檔的文件材料進(jìn)行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個別人員往往為了工作方便，將具有參考價值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發(fā)利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會較大一定的影響。最后，部分領(lǐng)導(dǎo)者對于公文存檔的重要性缺乏認(rèn)識，在對文件行文進(jìn)行簽發(fā)及修改時往往使用鉛筆及圓珠筆，同時還存在部分重要內(nèi)容行為不規(guī)及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。

二、加強機(jī)關(guān)文書檔案管理的有效途徑

（一）提高文書檔案人員的綜合素質(zhì)

首先，文書檔案人員要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠熟悉運用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

其次，作為機(jī)關(guān)文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質(zhì)，不僅需要具備明確的政治方向，同時還要具有高度的責(zé)任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻(xiàn)、勤奮敬業(yè)。

最后，機(jī)關(guān)文書檔案是一項非常嚴(yán)肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，端正服務(wù)意識，努力提高檔案服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案的有效利用。

（二）健全機(jī)關(guān)檔案管理制度

加強相關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳，讓機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機(jī)關(guān)綜合辦文部門的聯(lián)絡(luò)，在業(yè)務(wù)檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監(jiān)管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監(jiān)督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)

健全機(jī)關(guān)文書檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，就應(yīng)該不斷地創(chuàng)新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作。在文書檔案之中，工作組織網(wǎng)絡(luò)健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應(yīng)的“網(wǎng)絡(luò)”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發(fā)揮。面對這樣的情況，就需要健全機(jī)關(guān)檔案工作的組織網(wǎng)絡(luò)，并在“網(wǎng)絡(luò)”內(nèi)部做到層層落實，切實執(zhí)行，就能夠提升管理質(zhì)量。健全“網(wǎng)絡(luò)”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網(wǎng)絡(luò)來挖掘其內(nèi)在價值，真正地將材料細(xì)化、活化，找準(zhǔn)檔案與機(jī)關(guān)各項工作的切入點與結(jié)合點，最終實現(xiàn)信息化文書檔案管理。

（四）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

文件做好檔案的重要組成材料，其質(zhì)量好壞直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，只有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，才能有效的保證檔案的質(zhì)量。因此需要對文書進(jìn)行規(guī)范化處理，以此來提高檔案管理水平。這就需要文書人員要做好文書材料的立卷和歸檔工作，增強自身的檔案管理意識，實現(xiàn)文書檔案工作的一體化。作為文書人員，日常工作中要對文件材料質(zhì)量進(jìn)行重平原面積，及時對文件進(jìn)行處理，對于收發(fā)的文件要及時登記和記錄，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)講話及外出開會的記錄更要及時進(jìn)行收集和處理，確保文書檔案材料的完整性。

三、結(jié)束語

文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善的文書檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上提高文書檔案資料的利用率，使文書檔案更好地為機(jī)關(guān)單位各項工作的開展提供良好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙恩芳.談機(jī)關(guān)文書檔案員如何管理檔案[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：174.