淺析企業(yè)文書檔案整理與保管

【摘要】在當(dāng)前信息社會(huì)，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中對(duì)信息需求不斷提高，這也使企業(yè)文書檔案工作變得越來(lái)越重要。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)文書檔案管理方式發(fā)生了較大的變化，但由于傳統(tǒng)文書檔案管理工作中存在的一些弊端，對(duì)文書檔案管理工作水平的提升帶來(lái)了較大的制約。因此需要在原來(lái)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)文書檔案的整理方式和保管方法進(jìn)行完善，以便于有效的提升企業(yè)檔案的管理水平。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；整理；保管；分類；裝訂

在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理工作中應(yīng)用越來(lái)越廣泛，這也對(duì)文書檔案整理和保管工作提出了新的要求。

一、做好企業(yè)文書檔案整理、保管的重要性

文書檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，能夠?qū)ζ髽I(yè)的工作現(xiàn)狀進(jìn)行反映，同時(shí)還能夠有效地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)決策的重要信息依據(jù)，可以說(shuō)文書檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入高速發(fā)展時(shí)期，文書檔案整理和保管工作中也開始融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，各種先進(jìn)技術(shù)與文書檔案整理和保管工作有效的結(jié)合，這對(duì)文書檔案管理工作的高效性具有非常重要的意義。企業(yè)檔案管理人員在文書檔案管理工作中，需要按照檔案的內(nèi)容和實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行分類，并充分的應(yīng)用檔案管理技術(shù)，有效的提高文書檔案管理工作的效率。現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理工作中普遍應(yīng)用，這使文書檔案管理工作形式發(fā)生了較大的變化，在對(duì)電子檔案信息管理過(guò)程中，不需要繁雜的紙質(zhì)檔案，只需要借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備即能夠有效的完成管理工作，不僅檔案管理人員工作量減少，而且工作效率有了大幅度的提升。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案序列的自動(dòng)編號(hào)、自動(dòng)檢索，有利于提高檔案內(nèi)容查找和應(yīng)用的效率，而且在文書檔案管理和保管中計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)也更好的顯現(xiàn)出來(lái)，達(dá)到了簡(jiǎn)單易行的效果。

二、做好企業(yè)文書檔案整理和保管工作的方法

（一）文書檔案的整理方法

1、做好文書檔案的立卷工作。 在企業(yè)文書檔案整理工作中，文書檔案立卷責(zé)任部門需要安排收發(fā)人員來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和歸檔，并遵循文書檔案的立卷制度。目前部分企業(yè)檔案管理制度還不完善，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，這就導(dǎo)致在文書檔案整理工作中相關(guān)工作缺乏規(guī)范性和全面性，從而影響文書檔案的質(zhì)量，導(dǎo)致文書檔案無(wú)法滿足當(dāng)前企業(yè)快速發(fā)展的需求。因此企業(yè)需要有效的保證檔案立卷工作的科學(xué)性和合理性，重視立卷工作，充分的發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)的監(jiān)督和控制作用，為企業(yè)的快速發(fā)展提供重要的信息服務(wù)。

2、文書立卷的基本要求和方法。在對(duì)文書檔案進(jìn)行立卷時(shí)，需要遵循文件材料的規(guī)律和聯(lián)系性，有效的保證文件本身的整體性，對(duì)于不同價(jià)值的文件要做到分類整理，并根據(jù)具體保管要求采取適宜的保管方式。在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理過(guò)程中，可以按照年度來(lái)進(jìn)行整理。對(duì)于上下級(jí)文件可以根據(jù)文件的密切關(guān)系來(lái)分級(jí)別整理，具體的批復(fù)可以放在一起。在分類過(guò)程中也可以針對(duì)問(wèn)題的專門性和問(wèn)題之間的聯(lián)系將文書檔案進(jìn)行分類別整理，在每一大類下面再按文件的多少來(lái)分成若干卷。另外還可以根據(jù)保管期限的差異進(jìn)行整理，通常情況下文件保存可分為永久、長(zhǎng)期和短期，針對(duì)保管期限的來(lái)進(jìn)行分別組卷。

3、文書立卷的操作程序

（1）初步立卷。根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

（2）擬寫案卷題名。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素。

（3）卷內(nèi)文件排列與編號(hào)。①卷內(nèi)文件排列，密不可分的文件應(yīng)當(dāng)依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問(wèn)題的文件與電報(bào)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列；案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問(wèn)題或時(shí)間順序排列；②裝訂的案卷要編頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)文件凡有文字、圖像等頁(yè)面都應(yīng)每頁(yè)編寫一個(gè)號(hào)，空白頁(yè)不編號(hào)。不裝訂的文件編件號(hào)，要蓋檔案號(hào)章，在檔案號(hào)章內(nèi)寫檔號(hào)、件號(hào)。

（二）文書檔案的保管措施

編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報(bào)表，并按上述分支對(duì)每個(gè)詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行找出。根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板，這樣可以為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)抽詞提供方便。編制計(jì)算機(jī)的歸檔程序，對(duì)電子文件的標(biāo)題名中各個(gè)字段進(jìn)行比較，對(duì)責(zé)任者、內(nèi)容進(jìn)行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計(jì)好的程序中運(yùn)行，通過(guò)對(duì)運(yùn)行后的總分?jǐn)?shù)確認(rèn)可以實(shí)現(xiàn)初步的保管期限，并對(duì)其進(jìn)行人工審閱。

（三）提高檔案人員的素質(zhì)

文書檔案整理和保管水平的提升與檔案管理人員的素質(zhì)具有直接的關(guān)系，在文書檔案工作中，檔案管理人員作為主體，人員素質(zhì)的高低會(huì)直接關(guān)系到文書檔案的高效性。因此企業(yè)需要做好檔案管理人員培訓(xùn)教育工作，以引來(lái)有效的提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，使其保持積極、認(rèn)真的工作態(tài)度，樹立良好的服務(wù)意識(shí)，這樣才能在文書檔案工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使文書檔案管理工作能夠更好與社會(huì)發(fā)展的需要相適應(yīng)，使文書檔案能夠有效的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)文書檔案是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要信息資源，是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在，因此需要重視企業(yè)文書檔案工作，做好企業(yè)文書檔案的整理和保管，對(duì)傳統(tǒng)的整理方式和保管方法進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，充分的利用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)提高文書檔案整理和保管的高效性和便捷性，充分的利用網(wǎng)絡(luò)營(yíng)資源加快推動(dòng)企業(yè)文書檔案整理和保管工作的快速發(fā)展，為企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展提供重要的信息支持。

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