檔案信息化建設芻議

【摘要】隨著信息化進程的加快，現代化高科技手段的普遍應用，社會各個階層對檔案的需求也在不斷加大。傳統模式下的以手工為主的管理模式已經不適應現代信息化技術的發展和要求，檔案工作重心向信息化發展已成為必然的趨勢。

【關鍵詞】檔案管理；檔案信息化

伴隨著全球信息化的飛速發展，檔案信息資源也日益猛增。傳統模式下的以手工為主的管理模式已經不適應現代信息化技術的發展和要求。特別是計算機及其網絡化的普遍應用，檔案工作重心向信息化發展已成為必然的趨勢，加快檔案信息化建設可以說是刻不容緩。信息化的浪潮對檔案管理事業是一個巨大的沖擊，但也同時推動和促進檔案管理觀念的轉變，檔案管理正從單一的實體管理提升到更高層次的信息化管理模式。信息化建設的全面推廣和應用，將使檔案部門能夠更為方便、更為準確、更為快捷的為社會各界人士和民生服務，滿足不同層次間的需求。從而真正體現檔案的重要價值。

一、檔案信息化的定義及重要意義

所謂檔案信息化的定義就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，并提供社會利用，加速實現檔案管理現代化的進程。其本質就是檔案信息化把檔案管理模式從以檔案實體管理為重心向檔案信息化管理為重心進行轉變的過程。

檔案信息化的重要意義在于兩個方面：

第一檔案信息化是世界信息化管理的客觀要求，檔案信息化建設是歷史發展的必然趨勢。檔案信息化建設的目標是在現代化技術條件下，全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理提高信息利用率。

第二檔案信息化建設是新時期我國檔案工作的重大戰略決策，特別是在科技文化、社會保障、衛生醫療、教育就業等諸多民生領域全社會都在迫切要求檔案信息化建設加快發展。目前，伴隨著電子政務網絡的建立及辦公自動化傳輸網絡化的普及和推廣，電子文件管理和共享已被普及。而以往的紙質文件已經無法滿足社會對現行文件利用的及時性、方便傳播和利用的需求，隨著民生服務領域的不斷深化和拓展，政府大規模進行簡政放權將原有的大部分政府職能向街道、鄉鎮等基層組織下放，并把向社會購買服務作為減輕行政成本的一種手段。促使各行各業信息系統建立和完善起來，形成了大量的信息化數據，這些大量的信息數據的收集保管和提供利用無疑帶動了檔案信息化的管理方式的轉變，建立健全檔案信息化管理的法律法規，逐步實現檔案信息管理的統一平臺，將檔案的實體管理提升到檔案信息化、網絡化管理水平是當前我國檔案事業的重要戰略任務也是實現國家信息工程的重要組成部分。檔案資源信息化意義重要而且深遠。

二、檔案信息化建設的成敗取決于全社會檔案意識能否真正建立起來。

隨著全社會檔案意識的發展，人們的檔案意識達到了空前的高度。但是受到知識結構、認知程度、經濟條件等綜合因素的限制，全社會的檔案信息觀還沒有完全形成。檔案意識還相對薄弱。而在檔案意識還相對薄弱的社會里，社會管理者的檔案意識如果受到制約，檔案事業的發展空間和方向將嚴重受阻。還有社會組織、社會大眾的檔案意識甚至少數檔案工作者檔案意識的淡泊也會從不同程度上影響到檔案事業包括檔案信息化建設的進程。為最大限度地減少上述不利因素對檔案信息化事業的阻礙作用。

三、檔案信息化建設必須經過充分的調研分析，經過反復的分析論證，才能進行系統的開發和建設，切忌要避免盲目建設帶來的資源浪費。

檔案信息化建設的重要前提是爭取單位的重視和支持，提供必要的資金和人員物資保障。檔案信息化是指以信息技術為基礎，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機儲存、網絡傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，最大限度達到檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產生更大的社會效益和經濟效益的過程。在信息化高度發展的今天，各單位應將檔案信息化建設安排到與本單位現代化管理同步發展，做到通盤考慮。與本單位信息建設共同規劃、共同安排、同步實施，在資金投入、物資保障、技術培訓方面給予支持，使檔案信息化建設與本單位整體建設同步進行。

四、檔案信息化建設應該在各類系統運行比較穩定的基礎之上，在各個子系統的功能完善的條件下實施建設，以保證檔案信息化系統的穩定運行。

1.檔案信息資源數據庫建設是檔案信息化建設的核心內容之一，是檔案部門信息化工作的重要組成部分。在建立起特點突出、利用方便、配置合理的檔案信息數據庫基礎上，才能有效地實現檔案信息資源的共享。

2.經過全面應用檔案信息化系統，極大地推動了檔案信息化建設的進程。檔案管理應用軟件的開發推廣是檔案信息化建設的重要環節越來越受到人們的重視和關注。如清華紫光檔案管理信息系統，東方飛揚檔案管理系統等都廣泛深入地應用到檔案管理事業之中。

五、檔案信息化建設是一項技術性和業務性都非常強的工作，所以要求檔案信息化管理人員必須具備一定的計算機知識和檔案業務知識。

現階段我國檔案部門從事檔案信息化工作的專業人才，要么是具有一定檔案工作背景，計算機知識薄弱。要么是具備計算機專業背景而又缺少檔案專業知識。這兩種結構在工作實踐中都存在實際問題。第一檔案專業和計算機人才沒有很好地融合，在實際工作中無法有效的交流，達到效益最大化。第二實際參與檔案信息化工作的人員少，學歷結構上，業務能力上結構性欠缺。易造成檔案信息化人才隊伍的良莠不齊。

針對目前檔案信息化人才的不合理狀況，應加大既有檔案技能實踐經驗又具有一定的計算機專業知識的復合型人才培養。1是通過高等教育來實現采取和高校聯合培養定向培訓的模式從深層次解決檔案部門的人才問題。2加大職業教育的力度，面對檔案信息化建設，在職業教育上有針對性的加強人才培養。3是加強檔案業務人員的培訓工作，堅持各級檔案部門領導干部的進修制度，及在職人員信息化知識的教育和知識更新繼續教育等。