電子文件在使用過程中的問題分析

[摘 要] 電子文件是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件所具有的電子屬性使其具有非人工識讀性、信息的易改性、可變性與易丟失性、信息與載體的可分離性等特點，嚴重影響了其真實性和原始性的本質屬性及其作為檔案的法律憑證作用，使人們對其原始性難以信任。

[關 鍵 詞] 電子文件；信息；載體

[中圖分類號] G276 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）26-0115-01

一、信息的非人工識讀性使用戶對電子文件的認知產生隔膜

人類社會不斷發展進步，記錄方式也在不斷發展演變。當一種新的記錄載體與記錄技術出現時，人類或許未曾料想到，現代信息技術造就的電子文件給人類帶來極大方便的同時，人們也對這種新的記錄載體與記錄技術持有懷疑與抵制心理，使人與文件信息的關系發生了某種物理上的疏遠和心理上的隔閡。與電子文件相比，傳統檔案的載體多種多樣，人們無需借助任何媒介，可以直接辨識、閱讀文件中所傳達的信息。長期以來，人類為了更好地保存和使用信息，不斷地追求和探索發明新的信息工具。電子文件首次使用人工不可直接識讀的記錄符號——數字代碼，正是由于新信息工具的發明，使信息在傳遞與利用過程中的主客體及主體之間關系呈現出一種物理空間關系的疏離，這就造成了用戶與電子文件的“鴻溝”。相對于新興的電子文件，傳統的文件只要用戶識字，就可以識讀，而且還能夠感觸得到，有較強的現實存在感。而電子文件的識讀需要借助計算機系統，如果在沒有計算機系統或計算機系統受損的情況下，那么電子文件完全無法發揮其應有的作用。人們習慣了傳統檔案的可感知性，對于電子文件的非人工直接識讀性產生了一種神秘感，對這種神秘感的夸張使人們對電子文件的認知產生了一種心理上的隔膜，這種心理上的隔膜破壞了主體間建立信任的渠道——認知，從而使人們對使用這種文件的真實性、安全性、可靠性產生了懷疑。可見，在這個層面上，電子文件的非人工可直接識讀性對其信任度帶來了很大麻煩。

二、對計算機系統的依賴性降低了用戶對“原始性”的認同感

眾所都知，檔案的基本性質就是原始性，電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理過程都需借助計算機系統才能實現，不兼容的計算機和應用軟件在交換使用時會遇到不同程度的障礙，甚至無法識讀。與此同時，由于計算機軟硬件技術隨著時代的發展不斷更新換代，為了使電子文件不斷存活下去，電子文件不得不連續性地“遷移”，以適應新的“生存環境”。在電子文件“遷移”過程中會改變其自身的結構和格式，從而使其原始性和真實性無法得到保障。電子文件的信任度是建立在其原始性和真實性的本質屬性基礎上的，當其原始性無法維護時，那么其信任度也將無從談起。此外，我們對于一份經過無數次“遷移”的文件的原始性的認同，相比一經形成，信息與載體“從一而終”，不再分離的傳統檔案的原始性的認同是不可等量齊觀的。

三、信息的不穩定性使用戶“檔案一經形成便被固定”的情感受挫

傳統檔案的載體不僅是信息的承載物，而且還是信息的守護者，它一旦與特定信息合為一體，就具有對信息的固化作用，信息的原有格式、內容面貌等屬性都被固化在特定的載體上，無法篡改。但電子文件的特點導致了其信息的不穩定，一是信息與特定載體之間的可分離性，造成了載體本身的不穩定性，二是載體可相互轉換，信息易被更改、被破壞、易丟失，對信息喪失“控制權”。信息脫離了載體，從而取得相對獨立性，無形中人為因素就大大增加，因此對信息的修改也就更加方便，而且改后還可以不留痕跡。此外，在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改等，這些都嚴重威脅到電子文件的真實性。因此，電子文件的這些特點使我們無法用紙質文件的標準和方法來判斷它的原始性和真實性。同時，電子文件的內容與形式是相對獨立的，其信息內容可以任意修改變化，而且無固定形式，“檔案一經形成便被固定”的情感認知受到挫折，在許多方面給電子文件原始性的認證和真實性的鑒定帶來了困難，從而難免產生不信任。

四、信息與載體的可分離性使用戶對無形存在的信息缺少信賴感

電子文件的出現，改變了傳統信息與載體合二為一不可分離的特性，同時也改變了傳統信息的流傳模式，使之從傳統的“物流模式”向“信息流模式”轉變。由于傳統文件的內容信息與最初形成的物理載體固定在一起，其不可修改性使之打上了明顯的原始性和真實性的烙印。電子文件的信息不再具有物理意義上的固定實體狀態，不再具有固定的物理位置，而是可以在不同載體上同時存在或者相互轉換，可以根據需要隨時改變其存儲空間，使人們無法通過載體對電子文件的原始性進行判斷。特別是社會公眾用戶無法通過第三元素鑒定判斷信息的真偽。

正是電子文件在實際的使用中有這些客觀因素的存在，導致它難以讓人信任，這也會對它的發展產生了一定的阻力。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2009-08-01.

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2012.