通過評估改進會議

While Hewlett-Packard （HP） has a strong tradition of measuring the impact of its other business initiatives， it found measuring meetings to be a challenge. But after many conversations， and with the support of its key stakeholders， HP’s smallish meeting measurement method grew into a comprehensive system of robust measures that has helped corporate leaders understand how meetings contribute to business success.

導讀：

惠普公司擁有一項優秀傳統：評估其商務計劃所帶來的影響。盡管惠普在此方面經驗豐富，然而就算對他們而言，評估會議的影響也是一種挑戰。在股東的支持下，在經過多次交流之后，惠普將其會議評估模式精煉成了一種綜合的、有效的評估系統，以幫助企業領導們理解會議對于成功商務活動的貢獻。

全球化評估系統

惠普從最簡單的評估因素開始（參會人數、會前推廣、信息線索、公關影響），然后隨時間增加新的評估項目（在兩年內從計劃開始發展到保證股權的買入）。隨著惠普的評估隊伍從凌亂無序演變成專注于企業目標的多功能營銷團隊，評估活動也在進化，公司也開始加入定量數據。如今，關于其評估對象和評估方式已有了持續的審查，并監控著技術上的和其他隱性的障礙。

惠普先在其社團和公司部門中聯合發起并共同管理這一評估計劃，隨后評估模式逐漸被整個企業所采用。他們持續收集相關數據，這些數據使得公司的會展和活動管理者可以制定基準，逐次改進企業管理或參與的會展活動。

首先，惠普采用了一個六個步驟的模式，每一個步驟都以上一次評估得到的結果為基礎，進行改進。六個步驟如下：

1.收集數據

2.分析數據

3.理解數據

4.根據所得信息做出結論

5.匯報執行結果

6.改進執行表現

運用適當的評估工具非常重要，其中包括：

●由自定義表單引擎引導的管理和評估工具（紙質）

●展會后可用的網絡評估工具（網頁）

●活動后可用的網絡評估工具（網頁）

●會展和活動的自動化表單（紙質）

●全球電子信息數據收集（通過手動工具收集）

●展會工作人員調查工具（網頁）

●網絡培訓（網頁）

其他還可以使用的工具有：

●信息線索（通過機械或軟件、名片、表單等獲得）

●信息線索成本（與其他方式相比）

●競爭者的表現

●證明（數字和出席率）

●媒體活動

●會展后續預約

●網絡流量（會展前后相比較）

惠普通過評估得到的成果

以某個活動為例，惠普在過去三年內將此活動的成本降低了70%。雖然減少了展會投資（展位面積、贊助商、在場工作人員），卻能夠取得相同的成效，并仍能持續舉辦上百個高質量的會議，因為通過有效的會展管理帶來了高質量的參會觀眾。同時，他們將其他活動通過展會活動和展會時間表進行了戰略性整合，實現了成本控制。

以第二個活動為例，惠普連續三年以上保持了此活動的出席率，且年復一年地獲得了可預測的、可持續的成果。會展管理持續帶來高質量的觀眾群，為惠普提供一個能得到有效成果的有利環境。另外，會展管理也將參展者沒有時間有效參與活動的沖突降到最低。

第三個例子是，惠普在過去數年中持續出席某活動（每年所獲得的成果都有可喜的增長），會展管理通過多種方式協助控制了展示成本。然而，惠普發現，利用同樣的投資，可以將客戶引領到更具私密性的展示中心，與決策者更有效地進行交流，而不是在展會上讓其浪費半天的時間以達到同等的效果（30分鐘有效的交流與在展區花費半日相比，效果是一樣的）。在這種情況下，這個展會的價值就達不到其本該達到的標準。

現在開始

如果你考慮開始你自己的評估計劃，這里有一些建議：

●了解你的業務

●選擇目標，利用具連貫性的評估方式

●界定一個普遍的數據點，從這里開始

●從一個成本不高的評估手段開始，建立整個項目，細化、升級、評估并總結

●從邏輯評估向戰略性評估轉變

要了解參會者前來參會的因素，決定自己需要知道哪些信息，找到最好的方式去發掘信息。

結論

惠普發展出了一套整合的有效的評估系統，能夠使企業更好的理解會議對成功商務活動的貢獻。惠普從頭做起，通過反復實踐，逐次改進評估系統，克服困難，最終保證了部分股東的股權買入，對企業的成功做出了極大的貢獻。

每個組織的評估需求都不一樣，舉辦的會議也都各有特色。通過惠普的例子，我們可以汲取經驗，來獲得同樣有價值的成果。