HSE管理體系的建立之實施篇（七）

中圖分類號：F273 文獻標識碼：C 文章編號：1001-0769（2016）08-0078-03

HSE管理體系具有文件化管理的特征。編制體系文件是企業實施HSE管理體系標準，建立與保持HSE管理體系并保證其有效運行的重要基礎工作，也是企業達到預定的HSE目標，評價與改進體系并實現持續改進和風險控制必不可少的依據和見證。體系文件還需要在體系運行過程中定期、不定期地進行評審和修改，以保證它的完善和持續有效。

1 立體系的過程

建立體系的過程，就是結合企業性質和特點，將標準具體化為企業的健康、安全與環境管理體系文件的過程。HSE管理體系，是個文件化的體系，其管理體系文件的結構可以參照質量管理體系，如采用與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現行管理體系的方式來編寫。HSE管理體系大致可分為四個層次，即管理手冊、程序文件、支持性文件、記錄性文件（圖1）。可以在管理體系文件方面實行HSE與質量和（或）環境的一體化。這樣做可使質量管理體系文件、環境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復，便于實施管理。但是，鑒于目前大多數企業落后的健康、安全與環境管理的現狀，同時為了加強健康、安全與環境意識，突出重點，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業編制獨立的HSE體系文件。

2 編寫體系文件的原則

編寫體系的原則就是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的；即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做。

3 編寫體系文件的基本要求

編寫體系文件的基本要求包含以下幾個方面：

3.1 系統性

是指企業應對其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統條理地制定各項方針和程序；所有文件應按統一規定的方法編輯成冊；各層次文件應涉及HSE管理體系一個邏輯上獨立的部分；各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序。

3.2 法規性

是指體系文件應在總體上遵循國家或上級有關法規要求；文件一旦批準實施，就必須認真執行；文件修改只能按規定的程序進行。

3.3 協調性

是指體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調；體系文件應與有關技術標準、規范相互協調。體系文件之間應相互協調。

3.4 見證性

是指體系文件作為客觀證據（適用性證據和有效性證據）的管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織HSE管理體系的運行情況；對于審核來講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據；還有惟一性及適用性。

4 體系文件編寫的方式

體系文件的編寫方式可分為自上而下依次展開方式、自下而上的編寫方式和從程序文件開始的方式三種。自上而下依次展開方式是指按承諾、方針目標、管理手冊、程序文件、作業文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改；自下而上的編寫方式是指按基礎文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原管理基礎較好的企業，但如無總體設計方案指導易出現混亂；從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式是指先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實質是從分析活動，確定活動程序開始，有利于標準的要求與企業實際緊密結合，也可縮短文件編寫時間。

5 HSE管理手冊編寫

HSE管理手冊是對企業健康、安全與環境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對HSE管理體系的建立與運行有特殊意義。管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于企業的性質、規劃、技術要求及人員素質，以適應企業的實際需要。對于中、小型企業，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數企業為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。在編寫HSE管理手冊時應注意：應寫清楚承諾、方針和目標；手冊要強調宣傳性，便于公眾接受，不側重于操作性；力求簡明，把主要控制環節描述清楚即可，不必寫得太冗長。

6 HSE程序文件編寫

所謂程序，就是指“為進行某項活動所做的規定和途徑”，就是為了完成HSE管理體系要素所規定的方法。在書面或文件化的程序中，通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做；何時、何地以及如何做；應采用什么材料、設備和文件；如何對活動進行控制和記錄。其內容是描述實施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動。

編寫HSE程序文件時，應注意程序文件是對那些產生健康、安全與環境影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。每一個程序文件都應包含HSE管理體系中的一個邏輯上獨立的內容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部門，或是幾個要素相關要求的一組活動等。程序文件的數量、內容、格式和外觀由企業自行確定，程序文件一般不應涉及純技術性細節，細節通常在作業指導書中規定。程序文件的有效實施才能體現HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內容和要求要密切結合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于企業任務的復雜性、采用的工作方法、活動內容和對執行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達到的程序。程序文件實質是企業管理中科學的管理制度，是法規性文件，要強制執行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。一般情況下，程序文件編寫可參照5W1H原則，即：What（做什么），Who（誰做，誰檢查評價），Where（在哪里做），When（什么時候做），Why（為什么做），How（怎么做，依據什么，用什么方法）。

7 HSE管理作業文件編寫

作業文件的作用和要求：作業文件是程序文件的支持性文件，一個程序文件可分解成幾個作業文件，能在程序文件中交待清楚的活動，就不再編制作業文件；作業文件必須與采用要素的程序相對應，是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另搞一套作業文件；國家、行業、企業的技術標準、規范不作為作業文件，單獨在“在用標準目錄”中體現。在作業文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地以及如何做，應采用什么方法、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄。作業文件的內容是描述為實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。□□