會計檔案的功能與管理淺析

摘 要：本文站在企業發展的角度對其會計檔案的定義展開闡述，在闡述的過程中把其會計檔案的特點及功能進行介紹，并對會計檔案管理的核心問題，其會計檔案管理過程中存在的問題展開闡述，筆者根據自己多年的實踐經驗提出相應的解決措施。試圖將會計檔案管理的重要性使社會、企業的相關層面引起重視，通過筆者制定科學有效的應對策略，激發會計檔案優質作用，在激烈的市場競爭中提升企事業單位核心競爭力。

關鍵詞：會計檔案；管理；薄弱；銷毀

一、會計檔案的定義？

會計檔案是多種會計核算專業材料組成的，主要包括人們熟知的會計憑證、會計賬簿和財務報告等，這些資料的記載是有歷史背景的，它也是根據歷史的延續下來的規則，并對規則在不同的歷史時期進行調整形成的相關人員愿意為之付出的成果。它為現代人和后人研究財政經濟、歷史和發展提供可靠史料。通過統一的貨幣計量單位把會計報表進行了整理，其規范性也是隨著時間的積累慢慢完善的，會計檔案的形成是用統一的格式來進行存儲，在一定時期內反映企事業、機關單位為完成某種既定的目標開展的經濟活動，對其經濟活動的財務收支情況進行相應的報告文件。

二、會計檔案的特點和功能

（一）會計檔案的特點。（1）專業性：會計檔案不是孤立經濟活動存在的，它在企業的業務和財務收支是一脈相承的，是整個業務過程中的產物，緊緊的圍繞著會計工作活動漸進開展起來的，關系是非常密切相關。（2）廣泛性：我國的會計法規定凡是符合下列條件：凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。這法律是任何人也不可能更改的。（3）嚴密性：會計檔案形成不是隨意的形成的，它是按照會計管理規則逐漸設立起來的，其過程具有嚴密性，它是環環相扣，聯系非常緊密的，在反映經濟活動中是非常重要的活動軌跡，其與財務收支方面也是缺一不可的。

（二）會計檔案的功能。國家經濟持續不斷的建設，這個過程中要對社會微小的企業單元進行簡單，對宏觀經濟進行監督管理，這個時候真實可靠的信息的提供必然是非常重要的。會計檔案的記錄也不是一蹴而就，它也是根據歷史的延續下來的規則，并對規則在不同的歷史時期進行調整形成的相關人員愿意為之付出的成果。它為現代人和后人研究財政經濟、歷史和發展提供可靠史料。這種史料的價值是人們認為非常重要的，并道出了預算的重要性，對前瞻通過一定的計量方式進行歸納整理。由此可以看出企業全面預算管理在企業的任何階段都是非常重要的。

三、會計檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。在實踐操作過程中，企業往往在設計改崗位的時候重視程度不夠，讓一些沒有專業經驗的人進行管理，導致該崗位的一部分人員輕視檔案工作，在管理的過程中也存在一定的誤區，把會計檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務往往是弄得一塌糊涂，對檔案的檔案收集意識淡薄，往往會出現不丟失、泄密等現象的發生，偶爾還會出現一些歸檔的材料還不夠真實和準確，只是停留在能查檔就行了。忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

（二）會計檔案管理不規范。管理人員由于重視的程度不

夠，對其專業知識運營的不到位，這時規范性就無從談起。在擺放工作上會計檔案管理人員也是知之甚少，擺放的五花八門，在查找的時候帶來了很大的困難，有的單位為了圖省事直接讓會計人員參與檔案管理，嚴重違反了會計法的規定。

（三）會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理缺乏科學的管理規范做指導，在銷毀的環節也是各種制度不健全，甚至在企業都見不到一個統一的管理銷毀標準。

四、會計檔案管理措施

（一）制定合理的管理制度。首先應該從思想上提高對會計檔案管理工作的認識， 充分重視會計檔案的管理， 應按照財政部和國家檔案局頒發的“會計檔案管理辦法” 的精神，結合本單位實際的工作情況，制定完整的會計檔案管理制度， 對會計檔案實行科學化管理，且在制度中應清楚明確規定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、會計檔案保管期限、鑒定銷毀、會計檔案的移交等工作， 以便會計檔案管理工作有章可循， 使會計檔案管理走向科學化管理的軌道。

（二）做好會計檔案裝訂立卷和借閱工作。會計檔案在裝訂前按照日期、編號等信息合理的整理會計檔案對其裝訂的形式、合理性、美觀性進行管理，便于查詢和借閱工作的開展。會計資料具有一定的保密性，尤其是非財務部門的成員借閱時，應嚴格按照相應的管理規定嚴格進行管控，保證借閱合理性，避免會計檔案的散失、缺損及任意銷毀，保證檔案的安全和完整。

（三）做好電子檔案錄入。計算機的應用，各類財務軟件也不斷的得到應用，電子的檔案在保存方面大大緩解了紙質的檔案管理的難度，會計人員對新產生的會計資料就應當對檔案進行電子備份，這樣在月末或年末裝訂時，在相應存檔中應保存每頁憑證的關鍵信息以便后期管理和查閱，這樣可以大大提高查閱效率，減少檔案移動和磨損。

參考文獻：

[1] 馬玉昆.淺談會計檔案的管理[J].工業技術經濟. 2002（01）