關(guān)于廣電部門檔案管理信息化建設(shè)探微

摘 要：廣電部門的檔案是岳陽市廣播電視臺(tái)基礎(chǔ)性的信息資源，是事業(yè)單位信息資源不可或缺的重要組成部分。為了更好管理和發(fā)揮檔案的作用，就必須加快檔案信息資源的信息化建設(shè)，使檔案工作更有效地服務(wù)于信息公開，更好地為加快廣播電視事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：廣播電視；檔案管理；信息化建設(shè)

廣播電視部門的檔案，真實(shí)地記錄著自建臺(tái)以來的一切活動(dòng)，是單位發(fā)展與成長的見證，是前輩們的一切經(jīng)驗(yàn)財(cái)富以及重要的信息寶貴資源。因此，在廣播電視臺(tái)的管理工作中，檔案管理其中的重要環(huán)節(jié)之一，檔案的合理化管理和應(yīng)用，能夠提高單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，同時(shí)對(duì)整個(gè)廣播電視臺(tái)人事的科學(xué)化管理也有著重要的影響。

一、檔案管理信息化的涵義

檔案管理信息化是指以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的檔案管理形式代替原來的以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的檔案管理形式。廣播電視臺(tái)檔案實(shí)體的信息化， 能夠使單位的檔案管理效益得到提高。相當(dāng)于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案更易于查詢、修改以及保存， 同時(shí)，還能夠在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行快速的傳遞，使檔案管理的效率大大提高，同時(shí)既節(jié)省了檔案保存所占的空間，也延長了檔案保存的壽命，從而也降低了檔案管理的成本。

二、檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)

在信息化相對(duì)發(fā)達(dá)的今天，廣播電視臺(tái)檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體逐漸過度為數(shù)字化載體，檔案管理的環(huán)境也由傳統(tǒng)的檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化環(huán)境。在一系列的改變下，檔案管理工作的一些方法、理念、流程都發(fā)了很大的變化。

（一）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。檔案信息化建設(shè)和其他信息化建設(shè)一樣，包括基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、安全管理、人才培養(yǎng)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等一系列內(nèi)容，是一項(xiàng)系統(tǒng)浩大的工程。只有在檔案管理以及電子文件管理體系完善的基礎(chǔ)上，檔案信息化建設(shè)才能夠發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案工作資源體系建設(shè)。檔案要為社會(huì)提供更多有效的資源與服務(wù)。檔案信息化建設(shè)通過資源體系建設(shè)，能夠更好地為社會(huì)提供服務(wù)，服務(wù)體系能夠在資源體系的基礎(chǔ)上，為社會(huì)提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

（三）推動(dòng)信息技術(shù)應(yīng)用縱深發(fā)展。檔案信息化的建設(shè)，必須依賴計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理人員必須熟練的掌握這些技術(shù)，才能夠有效地把檔案信息建設(shè)起來，在此基礎(chǔ)上，隨著檔案信息化的不斷深入發(fā)展，也能使得信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域向縱深發(fā)展。

三、檔案信息化管理的主要功能

（一）檔案流水化采集功能讓檔案的掃描和采集進(jìn)行多人多客戶端化，同時(shí)還能按照客戶端的不同權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分工和管理。

（二）網(wǎng)上檔案閱檔功能具有為單位內(nèi)部或者異地單位瀏覽資料的功能，并對(duì)瀏覽查閱痕跡進(jìn)行記錄，同時(shí)還對(duì)用戶訪問、信息瀏覽以及數(shù)據(jù)下載等功能進(jìn)行嚴(yán)格的安全控制，能夠有效保護(hù)檔案資料的安全。

（三）檔案業(yè)務(wù)處理功能包括檔案材料的管理、檔案案卷管理、檔案信息審核、檔案零散材料收集、檔案審核幾項(xiàng)功能，能夠使檔案管理與組織部門的檔案管理工作緊密接合起來，使日常檔案業(yè)務(wù)處理更好地完成。

（四）基礎(chǔ)信息維護(hù)功能主要進(jìn)行單位檔案的情況輸出等功能。

（五）查詢處理、統(tǒng)計(jì)分析，該功能能夠?qū)?shù)據(jù)庫人員、檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析以及綜合查詢。

（六）其它輔助功能能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸、備份以及恢復(fù)，同時(shí)還能對(duì)用戶和瀏覽痕跡進(jìn)行管理等。

四、廣播電視檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的想法

（一）廣播電視臺(tái)的事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)的組成。該管理系統(tǒng)應(yīng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。在實(shí)際應(yīng)用中，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)干部職工和其他各類檔案在網(wǎng)上進(jìn)行瀏覽的功能，檔案的信息化管理水平要不斷提高，使廣播電視的檔案管理更加規(guī)范化、便捷化、現(xiàn)代化，同時(shí)也為單位開展各項(xiàng)工作提供便利條件。

（二）檔案采集系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核四個(gè)方面，同時(shí)要能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)多個(gè)客戶端同時(shí)對(duì)不同材料檔案進(jìn)行采集，才能提高信息采集的效率，在實(shí)際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。

（三）檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)V播電視臺(tái)的各類檔案材料進(jìn)行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)部分組成。

（四）網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓廣播電視臺(tái)各方面的檔案資料信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使工作管理更加明朗化。同時(shí)，為了保證單位檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)應(yīng)該采用多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。

五、檔案信息化管理的原則

（一）統(tǒng)一管理。廣播電視臺(tái)要實(shí)現(xiàn)所有檔案信息化，就要統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理，形成制度并認(rèn)真執(zhí)行，并且對(duì)一些保存價(jià)值較高的檔案信息實(shí)行集中化規(guī)范化管理。

（二）全程控制。為了確保廣播電視臺(tái)系統(tǒng)內(nèi)的檔案一直處于受控狀態(tài)，就需要對(duì)每一分電子文檔的形成、利用、傳輸、辦理、保存、查詢、銷毀等都進(jìn)行全過程的科學(xué)管理和控制。

（三）制度標(biāo)準(zhǔn)。要制定出一套統(tǒng)一的、切實(shí)可行的、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案工作，并在檔案信息管理的過程中抓好落實(shí)。

（四）便于利用。檔案資料的數(shù)字化能夠充分發(fā)揮出高效便捷的特點(diǎn)，同時(shí)還能夠?qū)Σ煌瑢哟蔚奈募M(jìn)行分權(quán)限使用，要圍繞便于利用這個(gè)重點(diǎn)抓好信息化建設(shè)。

（五）安全保密。檔案信息管理采取有效的技術(shù)管理和管理措施，確保電子文檔信息安全。

綜上所述，廣播電視臺(tái)檔案信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的具有戰(zhàn)略意義的任務(wù)，這也是信息高速發(fā)展的形勢(shì)所迫，檔案工作必須面對(duì)和接受嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，把這項(xiàng)工作放在重要工作位置，步步走好，腳腳踏實(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)廣播電視事業(yè)的發(fā)展。

作者簡介：王薇（1966-12-10），女，延安大學(xué)治語言文學(xué)專業(yè)，漢族，籍貫：上海，研究方向：檔案管理。