物資采購成本的控制

隨著全球化競爭越來越激烈，采購被視為企業(yè)挖掘潛在利潤的“第三利潤源”，控制采購成本成為企業(yè)管理者和采購從業(yè)者的工作重點。采購成本控制是指對與采購原材料部件相關(guān)的物流費用的控制，包括采購訂單費用、采購計劃制訂人員的管理費用、采購人員管理費用等。但采購成本控制絕不只是簡單的削減成本，而是個系統(tǒng)工程。單純地削減采購成本同樣會給公司帶來很多的風險，如質(zhì)量風險、及時供貨風險、技術(shù)風險等。因此，采購成本管理必須綜合考慮公司的戰(zhàn)略及長期可持續(xù)核心競爭力的發(fā)展，本文從解釋成本的涵義和特征入手，對影響采購成本的多個方面進行分析和探討，供企業(yè)管理者和從業(yè)者參考。

一、采購成本的涵義

物資采購工作，不僅是一項生產(chǎn)前的準備工作，而且是開源節(jié)流的重要工作，降低采購成本是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要手段。企業(yè)要使生產(chǎn)均衡，需要持續(xù)供應各種生產(chǎn)資料。對于傳統(tǒng)的生產(chǎn)型企業(yè)來說，原材料成本占產(chǎn)品成本的絕大部分，因此，控制物資采購成本，對促進企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低產(chǎn)品成本，加速資金周轉(zhuǎn)，增加效益，都具有極其重要的意義。

采購管理是企業(yè)管理的重要組成部分，采購成本控制是采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多、最容易出現(xiàn)失控的環(huán)節(jié)。所以，控制采購成本對企業(yè)經(jīng)營績效至關(guān)重要。尤其在采購資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下，降低采購成本既是企業(yè)“第二利潤源泉”，也是實現(xiàn)贏利的基礎(chǔ)。如何降低成本是企業(yè)首要解決的問題。

二、采購成本的特征

采購成本構(gòu)成具有多樣性和動態(tài)性的特征，影響采購成本的主要因素有：一是采購價格：是企業(yè)成本和費用的主要組成部分，是采購成本高低的決定因素。二是采購數(shù)量：建立在批量生產(chǎn)和科學合理的物品核算定額和儲備定額基礎(chǔ)之上，經(jīng)濟批量的采購方式和數(shù)量等。三是物流信息：要及時、全面、準確地掌握分析物流信息，如物資性能、質(zhì)量、價格等。四是運送方式：以最短的里程、最低的費用和最短的時間及時、準確、安全、經(jīng)濟的完成物品在空間的轉(zhuǎn)移。

三、采購成本的控制

（一）制訂采購預算與采購計劃。制定采購預算的行為，就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預算是計劃的一個方面，也是組織政策的延伸，還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。制定采購預算，是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測，是對整個采購資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對物資采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預算的約束，能提高采購資金的使用效率，優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配，有效控制采購資金的流向和流量，從而達到控制物資采購成本的目的。

（二）確定采購價格。采購價格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購控制的重中之，企業(yè)應根據(jù)市場的形勢，采取相應的采購措施。企業(yè)常用而有效的方式主要有：①直接談判法，在直接與對手談判時，必須清楚了解物資的市場行情，對方的真正需求，運用嫻熟的談判技巧，合理、低價格地實現(xiàn)最終目標；②目標成本法，按照價格=成本+利潤來倒推合理的采購成本。該辦法的前提是，必須了解競爭者產(chǎn)品的上市價或掌握市場上現(xiàn)有同類產(chǎn)品的價格，然后再來制定公司產(chǎn)品的價格；③共同合作法，在產(chǎn)品設計初期，選擇讓具有伙伴關(guān)系的供應商參與新產(chǎn)品開發(fā)小組，從設計到生產(chǎn)的整個過程，了解大致的產(chǎn)品成本構(gòu)成情況，根據(jù)基本的市場利潤率，定一個合理的采購價格。這種雙方共同開發(fā)的方式，有益于企業(yè)雙方達到雙贏的目標，建立長久的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系；④集中和批量采購法，集中集團內(nèi)部各單位或不同部門的需求量，擴大采購量，其優(yōu)點是因批量加大而增加議價空間的方式，避免各自采購，造成集團內(nèi)部不同部門，向同一個供應商采購相同的零配件，價格卻不相同的現(xiàn)象。通過集中和批量采購，最終達到降低采購成本的目標；⑤招標采購法，當物資為買方市場時，對大批量的物資采購應采取招投標方式，選擇供應商。此法的優(yōu)點是在公正、公開的方式下，通過現(xiàn)場的競爭和事后的選擇，達到降低采購成本的目標。

（三）利用采購環(huán)境。物資市場供求關(guān)系的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場信息，建立良好的市場信息機制，是有效降低采購成本的途徑之一。要用統(tǒng)一的信息化管理采購工作，通過充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識、計算機網(wǎng)絡等資源，實現(xiàn)采購信息共享，發(fā)揮采購信息的計劃、協(xié)調(diào)、控制的功能，有效地組織和控制采購工作的全過程，使各個采購管理環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來，提高采購工作效率，減少采購管理和決策的盲目性。

（四）加強儲備管理。為了保證生產(chǎn)的順利進行，企業(yè)儲備一定的物資是有必要的，但不可因為其必要而無節(jié)制地儲備。眾所周知，如果儲備過多，會增加倉儲費用、保險費、裝卸搬運費及不合理損耗。因此，在控制成本的前提下，儲備管理的目的就是要使庫存物資的數(shù)量在能滿足生產(chǎn)需要的情況下盡可能最小化，即數(shù)量上合理的最小化。要做到數(shù)量上合理的最小化，筆者認為現(xiàn)在許多企業(yè)推行的零庫存管理方法值得借鑒。

（五）強化采購人員素質(zhì)。提高采購人員的素質(zhì)也是控制采購的重要環(huán)節(jié)。一般的采購人員大多從事管理出身，對技術(shù)不是很了解，這樣在和供應商的談判中就會很吃虧，經(jīng)常處于被動地位，只有在采購人員了解了采購物品的特性之后，才能在眾多的供應商及談判中做出最優(yōu)的選擇。所以每個公司都應該加強對采購人員的技術(shù)知識的培訓，如定期對采購員進行相關(guān)的技術(shù)知識培訓，閑時可以讓采購人員上生產(chǎn)線上去工作幾天，加強采購部門與技術(shù)、生產(chǎn)部門的聯(lián)系。

四、結(jié)語

物資管理工作是一件復雜煩瑣的工作，尤其在現(xiàn)在生產(chǎn)材料大幅度漲價的情況下，一方面要降低材料成本，另一方面要保證生產(chǎn)物資的正常供應，難度是可想而知的。但只要我們抓住供應工作的重點環(huán)節(jié)、把握該環(huán)節(jié)的要點并選擇合適的采購方法，就能夠在保證生產(chǎn)供給的同時降低材料成本，實現(xiàn)企業(yè)控制材料成本的管理目標。