關于檔案管理工作的重要性

一、 檔案管理工作的意義、作用

近年來，對企事業單位來說，檔案管理工作是目前亟待完善的問題。企事業單位要轉變傳統的檔案管理觀念，改進檔案的管理方法和方式。在科學的管理方法下，開展檔案管理工作，充分反映出目前企事業單位的現狀，明確發展潛力。企事業單位的人事調動和重大決策等，都離不開檔案的支撐，因此，積極有效的檔案管理工作能夠為企事業單位贏得更多的市場份額。對實現企事業單位可持續發展有著舉足輕重的作用。

檔案管理工作的作用主要體現在以下幾個方面：首先，借鑒作用。檔案在一定程度上具有法律效力，這主要是因為檔案見證了企事業單位的發展歷程，檔案中的信息真實、真確，是最好的證明物件。檔案法律效力的特性也決定了其內容更加客觀和公正，因此，檔案較其它文字性材料來說，地位更加權威，內容更具有說服性，其次，參考作用。

二、目前檔案管理工作中出現的問題

（一）忽視了檔案管理工作的重要性

長期以來，企事業單位的領導和檔案管理人員忽視了檔案管理工作的重要性，沒有看到檔案管理的積極作用，覺得不會對單位的正常運行和今后發展帶來什么影響，只要按照規定，將需要記錄下來的信息真實記錄下來，存檔，在進行外調的時候，能夠應付，保證信息有檔案可查就可以，這種不重視檔案管理工作的主管觀念是錯誤的。此外，大部分檔案管理人員都是混日子，拿工資，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，缺乏責任心和職業道德意識，因此，管理人員更容易出現積極性不高、沒有熱情等情緒，在此情況下，容易出現馬虎現象。

（二）檔案管理人員不足

企事業單位在聘用檔案管理人員方面，門檻較低，被聘用的工作人員，沒有堅實的理論基礎，幾乎沒經過任何專業的訓練就直接上崗，更不用說管理能力，工作人員對檔案的理解停留在“非常重要”，但是并不能對檔案產生深刻的認識，管理人員的工作基本就是將材料放入相應的檔案盒中，對資料進行及時整理和歸檔。對檔案的真實性辨別能力不足，準確性也難以保障。

（三）管理手段和設施較為落后

許多企事業單位忽視了對檔案室設施的完善工作，存放檔案的設施大部分較為老舊、落后，有的企事業單位甚至沒有建立檔案室，隨意一間辦公室就作為“檔案室”，有的單位涉及到的檔案較多，而檔案室數量卻非常少，檔案室內檔案堆積如山，此外，較為普遍的情況就是，單位忽視了檔案的保護工作，企事業單位的檔案大部分為紙質檔案，如果沒有做好保護工作，檔案就會出現潮濕蛀蟲，隨著存放時間的不斷增加，還會出現變黃、掉角、缺頁等情況，一旦需要調檔，將失去重要的信息。

三、有效進行檔案管理工作的路徑

（一）建立健全檔案管理制度

目前，我國大部分企事業單位并沒有指定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作的質量，必須建立起一套科學、完善的檔案管理制度，管理制度中要對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進行嚴格規定，從而推動檔案管理的標準化及規范化。首先，企事業單位要根據單位自身的實際情況，制定科學的制度，制度要涉及收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等各個方面，在不斷的實踐中，進行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項措施得到有效落實。其次，對立卷歸檔標準進行嚴格規定，保證檔案的及時性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷質量。

（三）實現信息化檔案管理

隨著計算機的普遍應用，在各個領域均發揮著重要作用，檔案管理工作應當與時俱進，引進信息化技術。紙質檔案經過核查，沒有任何錯誤后，用掃描儀將其掃描到電腦上，形成電子檔案，并對檔案進行檢索關鍵詞設置，目的是便于查詢檔案信息，除此之外，要對每個檔案進行編號，通過輸入編號就可以進行調檔。為了防止檔案丟失，可以對其進行備份。將信息化技術應用于檔案管理工作，只需要一臺電腦即可實現，降低了企業的管理成本和人力成本，而且查詢起來也更加方便，只需要在搜索欄中輸入關鍵詞即可，易于管理。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作看似簡單，實際上專業性很強，對于檔案管理工作人員的要求極高，既要有專業的管理知識，又要有責任心和使命感，此外，還要具備一定的管理能力，尤其是在信息化時代的背景下，能夠熟練運用計算機軟件，掌握先進的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學習，用知識武裝自己、提升自己，企事業單位要做好對檔案管理人員的培訓工作，只有掌握了相關的法律規定。具備較高的職業道德和綜合素質，掌握先進的管理方法，才能切實做好檔案管理工作。

四、結語

綜上所述，作為記錄企事業單位發展歷程等重要信息的檔案，發揮著重要作用。我們要樹立正確的意識，肯定檔案管理在企事業單位發展中的重要作用，不斷提升自己的知識水平和綜合素質，全身心投入到檔案管理工作中，希望在不久的將來，人們對于檔案管理工作的認識能夠逐步提高，實現檔案管理的跨越式發展。

（作者單位為廣東省機場管理集團有限公司）