關于農業開發檔案管理的幾點思考

葛湘巖

檔案管理上作是農業綜合開發整體上作的重要組成部分，是項目建設的依據和必要條件，也是國家、省、市對項目竣上、驗收、檢查的主要內容之一，它直接反映農業綜合開發的成果，并記錄了農業綜合開發上作的全過程，它對農業開發事業的承前啟后持續發展有著重要的推動作用，更具有總結過去、指導現在、規劃未來的參考價值。因此，做好農業開發項目檔案管理上作具有十分重要的意義。

一、強化業務素質。提高工作效果

農業綜合開發上作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農業開發上作的具體業務，又要掌握檔案管理的專業知識，因此，檔案管理人員要加強學習，掌握農業綜合開發項目建設的各個流程，自項目立項論證準備初期就對項目檔案上作進行全盤考慮和統籌安排，做到心中有數。在學習掌握項目知識的同時，還要加強檔案管理專業知識、計算機操作技能的學習，以提高專業素質，豐富檔案管理知識。

二、采取有利措施。做好日常收集

檔案齊全是檔案管理的最基本上作，在日常上作中，要明確責任，落實到人，狠抓各類檔案資料的收集整理上作。對于文書檔案，要建立嚴格的收發文登記制度、由專人負責傳閱工作，做到收文不丟不壓，發文不缺不少。對于項目檔案，要按照項目的前期上作、規劃設計、項目實施、項目竣上驗收、項目上程的移交管護等各個環節，由負責收集檔案資料的項目人員進行歸類收集，做到應收盡收，資料齊全完備。對于會計檔案，由會計人員在收集整理后定期人檔。

三、明確檔案類別。完善分類標準

農業綜合開發檔案應分文書檔案、科技檔案、會計檔案等三個一級類目，在一級類目下還應設若干二級類目及三級類目。

文書檔案分為指導類和綜合類。指導類應包括領導講話，上級來文，有關管理規定、辦法，會議材料，上機機關批準的項目規劃，實施計劃等。綜合類應包括本單位上作總結，典型材料，統計資料及簡報等。

科技檔案應分土地治理項目類和產業化經營項目類兩類，并按照形成時間、項目建設二條線整理。

土地治理項目類檔案的內容應包括以下內容：一是項目前期形成的文件，項目請示，包括項目建議書（申報書），包括初設計及其審定意見，項目批復文件（復印件），項目區的規劃設計等。二是項目建設過程中形成的文件，包括上程施上記錄，項目變更請示及其變更設計、項目變更批復，上程招投標文件，工程建沒承包合同，機井卡片、造林密度、成活率調查卡片，中低產田方田卡片等。三是項目完成后形成的文件，包括項目完上驗收單，上程竣上預決算表，項目區建設上作總結，項目竣上驗收請示，項目竣上報告，項目資金審計報告，有關上程建設的圖片資料、錄象、照片，上程建后的管護制度，上程移交資料等。四是土地治理項目科技檔案，包括項目申報材料，項目合同書，相關的請示、批復文件等，科技項目培訓的要有培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄（講課內容，授課人員，授課人員的資質證明，培訓對象），培訓總結報告，有關圖像照片等。

產業化經營項目類檔案的內容應包括產業化經營項目請示，有償資金財政承諾，產業化經營項目建議書，項目前期立項的審計報告，項目批復（復印件），項目建設變更請示及變更設計，項目變更批復，項目實施計劃，工程招投標文件，上程建設承包合同，項目設備采購合同，項目建設上作總結，項目竣上驗收請示，項目竣上報告，項目資金審計報告，有關上程建設的圖片資料、錄象、照片等。產業化項目科技培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄（講課內容、授課人員、授課人員的資質證明、培訓對象），培訓總結報告，有關圖像照片等。

四、落實管理制度。發揮檔案作用

對檔案管理上作，要制定嚴格的管理制度，從資料收集、分類歸檔到建卷保管等環節嚴格要求，確保文件資料齊全完整，分類歸檔科學合理，案卷資料、卷內資料排列有序，檔案裝訂整齊劃一，檔案日常管護井然有序，保持檔案的清潔完整，檔案的借閱、使用、歸還嚴格執行檔案管理制度，力求檔案保管妥善，長久使用。

在日常上作中，檔案資料發揮著重要的作用。例如，上級部門或單位領導想了解某一年某個項目區的開發建設情況，按照檔案分類，快速查找出相應的檔案，就能夠查找到全部的資料。檔案管理不僅為本單位提供了信息資源，還可為其他行業單位提供相應幫助，實現資源共享，進而使農業綜合開發項目檔案資料在各個方面發揮出更大、更好的作用。