淺析ERP在高校后勤財務業務一體化的應用

張淇銓

摘 要 ERP俗稱企業資源計劃系統，是現代企業管理系統中較為先進的管理方式。本文將對ERP與高校后勤財務業務進行關聯分析，從基本流程、設計思路、風險及防范和應用等方面對高校后勤財務業務進行評估，為我國高校今后的財務管理實施ERP思想提供參考。

關鍵詞 ERP思想 高校后勤服務 應用方法

一、引言

高校的后勤財務工作錯綜復雜，沒有一套完整的定量分析系統，并且這項工作的體制是一種缺乏管理的評價體制，對于業績的評價也僅僅只是停留于表面，并沒有深刻的考核制度，像一些工作紀律以及業務數量和財務工作的考核等等并沒有建立科學有效完整的評價體系。因此，本文將探究ERP思想如何提高高校后勤財務一體化，以此提高高校后勤財務業務的服務效率。

二、ERP思想對高校后勤財務業務的思路探析

（1）高校實施ERP對后勤財務的管理有深刻的影響。ERP的開展，使得后勤財務管理部門的思想有一個質的提升。他們深刻地認識到ERP工程的重要性，ERP不僅是一項變革的項目工程，更是一項信息技術的項目。規范集成是ERP最大的特點，各個部門首先要做的就是要做好自身的工作，然后才有資格去配合其他的部門工作，與其他部門之間和諧共處，互幫互助，把相互配合的工作做到極致。只有使這些后勤財務部門的流轉環節順利進展，并且各自做好各自部門的相關工作，用最為規范的方式處理好相互之間的關系，才能夠使得ERP得到真正的應用。因此，各個部門的財務人員應該積極主動地去了解整個流程的各個環節。高校后勤經營范圍主要有餐飲、住宿、物業管理、園林綠化等，其經營方式是模擬企業化運作，進行全成本核算，實行自主經營、獨立核算、自負盈虧經濟實體。高校后勤財務會計核算經費收支項目明確，業務和數量相對穩定，有利于會計考評時更加精確清晰地進行測評，并且還可以提升員工對于這些體制的信任度，讓他們對這些體制更加贊同。

（2）ERP財務評估正在走向一條體系持續更新的可持續發展道路。ERP幫助高校隨時獲取相關的更新信息，把所有的財務信息和數據集合到一起，將它們一同更新，一同記錄，統一到同一個平臺一起操控，這樣有利于做出實時的判斷和控制。我們ERP系統等高校財務后勤一體化的實施辦法中，應對高校實行嚴格的管理制度，制定一些財務依據和中介評估以及自行評估的體系，把這些理論的東西制定成相關的圖表和書面的文字，使其最大程度地適應高校經營管理的變化。根據設計指標對評估指標體系進行改進，幫助高校后勤財務進行預測和一些前瞻性的分析。

（3）ERP評估標準更健康全面。執行層面和設計層面的同時有效是一套有效的財務管理機制必不可少的內容。制度的健全性體現了設計層面的有效性，制度的因循性和管理制度的現實狀況相適性是執行層面的有效性的體現。ERP制度的評估是否有效，需要對ERP在高校后勤財務業務工作中的管理流程和自我完善制度是否有效執行進行測試。與此同時，需要通過動態變化的評估來反映管理效果。動態的財務績效測評和靜態的測試，有助于高校后勤財務業務一體化管理。

三、ERP在高校后勤財務業務一體化中的應用

在高校財務業務一體化中，與企業的損益表和財產負債表有著類似的制作，但一般不從ERP的角度或不制作現金流量表。傳統的高校后勤財務業務與ERP思想下的后勤財務業務相比，不需要任何人工分析是一個絕對的優勢——它可以自動生成整個項目或是單個項目的現金流量表。

數據接收系統是ERP高校后勤財務業務管理的主要模版。通過對高校后勤財務會計中的科目分層，幫助高校后勤財務業務中的財務處理自動變成資金管理的語言，在此過程中轉換不需要額外的數據輸入。這保證了資金管理和財務會計兩個領域的信息一致，同時也減少了日常財務工作。ERP的實施過程中，會計科目表會由財務會計模塊自動定義，可以將客戶進行一個全面準確的分層，并且通過一系列的流程對現金流量表進行編制。ERP規范整合了資金的信息流轉以及院校內部的相關流程工作，使得各個部門能夠持續高效地運作。學校的新生錄取、多校區間學生搬遷、大型師生活動等都可以在ERP里運行，根據ERP分析生成新生增加人數計劃、校區學生搬遷計劃、公寓住宿安排計劃、餐飲保障計劃等，再由后勤和校內部門根據計劃實施。根據ERP分析學生人數變化而產生的對后勤公寓、餐飲等硬件方面的需求，相關的部門借鑒ERP的總體安排，可以不斷修正自己的缺點，不斷調整自身的工作計劃，在相同的成本情況下，使我們的效益達到最大化和最優化，以實現穩定長期的發展。

相關的人事、學生、教學后勤等部門，借鑒ERP總體安排，修正自己和適時地調整工作計劃，以實現教育成本相同下的效益長期化、穩定化、最大化。只有高校后勤財務部門流轉環節連接順暢，各類業務處理規范，明確各部門的職責，才能最大化發揮ERP的效用。

ERP的運行過程中相關的住宿信息、餐飲信息等將會以會計語言的方式記錄下來，如餐飲花式、品種的在學生中的歡迎程度，各類硬件的改擴建支出，住宿公寓的受歡迎程度等信息。ERP的系統更新正需要這種信息的記錄和收集來作為相關的保障工作。

通過對高校后勤的資金管理、會計核算、教學保障項目等信息的流傳，各個高校的各方面信息將被ERP的資金管理吸收，保障了高校資金管理功能的正確運用與實施。ERP的一些功能性的特點，如集成性和即時性等，被廣泛地運用于高校財務后勤管理中，有助于高效的成本和資金的控制，并且可以有效評價教師的教學效率。把證券的成本意識的思想慢慢地灌輸給教職員，并且給予高校的投資決策一些行之有效的建議和意見，減輕了會計人員的工作負擔。

本文所提到的只是ERP對高校應用的暢想，或許短時間內還不能形成成熟的高校ERP系統，但這并不影響熱衷于高校科學的管理者對此的學術暢想。

四、總結

本文對ERP系統在高校后勤財務業務一體化中應用的探索和財務流程再造的分析和研究中得出結論：ERP在高校財務后勤業務一體化的建設中，幫助高校后勤財務進行預測和一些前瞻性的分析，并對后勤服務的良性運作起著至關重要的作用。由于篇幅所限和知識所及，存在諸多問題：安全性有待提高，沒有考慮成本。希望在未來的學術研究中，通過進一步的探索及研究解決以下問題：組織開發商與高校后勤財務積極合作，研究出適應我國高校后勤財務業務一體化的管理流程，幫助高校后勤財務業務系統更加高效、方便。

（作者單位為浙江工業大學容大后勤集團）

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