醫(yī)院人事檔案管理工作淺析

謝娜

【摘 要】醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院人事部門的核心工作內容，對于醫(yī)院人事工作的順利開展意義重大，在醫(yī)院進行人事調動、人員管理以及制度改革等方面有著不可替代的作用。但就現(xiàn)階段的情況來看，我國醫(yī)院的人事檔案管理工作依然存在著相當多的問題，這對于醫(yī)院的更好更快發(fā)展無疑是有著制約和限制作用的。本文旨在對如何改善和醫(yī)院人事檔案管理工作進行深度解讀，以期為醫(yī)院人事資源的有效利用提供借鑒和參考。

【關鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；管理；措施

伴隨著我國社會主義市場經濟的迅猛發(fā)展，醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革工作也在不斷得到深化。醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院現(xiàn)代化管理工作中不可或缺的重要部分，對于醫(yī)院的人才計劃、可持續(xù)發(fā)展都有著深遠的影響。但由于種種原因的制約，醫(yī)院的人事檔案管理工作一直都存在著各方面的問題，如何才能提升醫(yī)院人事檔案管理工作的水平，使醫(yī)院的檔案資源能否發(fā)揮其應有的作用，是醫(yī)院管理層和檔案管理部門相關人員亟待解決的問題。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作的意義

醫(yī)院的人事檔案主要指在醫(yī)院對人力資源進行管理時所留存下來的、關于醫(yī)院工作人員履歷與品德的記錄文件。人事檔案通常涵蓋了學歷、操行評語、履歷、工作業(yè)績等信息，往往以文字的形式保存。伴隨著科學技術的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作也在逐漸向信息化、數(shù)字化的方向改進。

在醫(yī)院的日常運營與管理中，檔案管理工作有著重要的意義，記錄和反映了醫(yī)務人員從事醫(yī)療、科研、教學等工作的具體情況，是醫(yī)院對人才進行選拔、任免以及考核的主要參考依據(jù)。不僅如此，醫(yī)院的人事檔案還能夠為醫(yī)務工作者職稱評定、社保辦理、留學深造等提供幫助。由于多種因素的制約，現(xiàn)階段的人事檔案管理工作往往無法滿足醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的現(xiàn)實需要，也未能起到其應有的作用。因此，醫(yī)院人事檔案管理工作的改良和提升急需得到相關部門與醫(yī)院領導的高度重視與關注。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 觀念淡漠

眾所周知，醫(yī)院的工作核心在于醫(yī)療、科研以及教學工作，主要方向在于提升醫(yī)療工作的質量，并通過科研、教學實現(xiàn)其水平的增長，而對于人事檔案管理工作而言，則很少有人能否充分地意識到其重要性。一般員工大多不具有較強的檔案意識，也對檔案所具有的作用不甚了解。如果醫(yī)院的人事檔案管理工作僅僅只是對檔案進行適當方式的保存以及調閱，那么它必然無法發(fā)揮應有的作用。

2.2 制度不完備

現(xiàn)如今，人才流動的頻率和幅度遠遠超過以往，但醫(yī)院的人事檔案管理制度卻并沒有很好地隨之進行調整，其補充與修訂工作往往不夠及時。甚至一些醫(yī)院在設定考核目標時都沒有將人事檔案管理工作納入其中，也未能及時制定相應的規(guī)章制度和管理模式，在這種情況下，醫(yī)院的人事檔案管理工作很難有較高的水平和良好的環(huán)境。

2.3 方法陳舊

由于醫(yī)院的人事檔案管理工作具有著很大的工作量，但沒有較為完備的檔案管理系統(tǒng)和管理軟件，因此缺乏較為高效的管理管理方法。有相當一部分醫(yī)院并未專門配置計算機錄入檔案并建立數(shù)據(jù)庫，而是依然使用較為原始的人工管理。此外，由于大多數(shù)醫(yī)院受資金等因素的制約，未能給予人事檔案管理足夠的扶持，因此常常出現(xiàn)設施配備不齊、防護措施不到位的情況。

2.4 人員不專業(yè)

由于人事檔案涉及一定的利益關系與個人隱私，所以相關材料必須由專人進行整理，并妥善保管。實際上，醫(yī)院的人事檔案管理工作也具有著高度的保密性。但從實際情況來看，大多數(shù)醫(yī)院所選聘的人事檔案管理人員多為兼職，未曾有過專業(yè)檔案管理工作的經驗和學習經歷，一般無法較好地滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作的實際需要。這對于醫(yī)院人事檔案管理工作水平和質量的提升有著極大的制約。

3 醫(yī)院人事檔案管理工作的改進措施

3.1 強化人事管理意識

從事醫(yī)院人事檔案管理工作的相關人員必須完成觀念的轉變和思想的解放，徹底扭轉以往只關注檔案的收集整理，卻忽視其有效應用的狀況，將工作重心轉移到滿足醫(yī)院乃至全社會的實際需要上來，繼而走出一條更新、更高效的人事檔案管理之路。此外，醫(yī)院應充分強化領導層對于人事檔案管理工作的關注與重視程度，在合理范圍內盡可能多地對人事檔案工作予以扶持和幫助，從而保障其順利運轉。不僅如此，醫(yī)院人事檔案管理部門的工作人員也要用更高的標準和更嚴的要求來約束自己，用自己的實際行動來讓廣大醫(yī)務工作者對人事檔案管理工作有全面深入的了解，并接受大家的監(jiān)督。只有檔案管理意識得到全方位的加強，醫(yī)院人事檔案管理工作才能更順利、更有效地開展。

3.2 改革舊有管理模式

醫(yī)院的人事檔案管理制度在近年來逐漸朝著更加透明、更加開放的方向發(fā)展，為適應新時代的要求和市場浪潮，醫(yī)院人事檔案管理模式也需要及時地進行自我調整。從整體上來說，醫(yī)院人事檔案管理工作要由專門的管理部門進行專職處理，并專門選聘員工，而非隨意選擇工作人員兼管。此外，所有醫(yī)務工作者的檔案應統(tǒng)一由當?shù)厝松绮块T管理，從而確保人事代理制與戶籍制度能夠得以維護，這對于醫(yī)院人事檔案管理工作新模式、新思路的構建有很大幫助。

3.3 構建動態(tài)管理制度

隨著醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭趨向白熱化，要想實現(xiàn)本院競爭力的充分提升，就必須高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作。人事檔案管理工作是人力資源管理的絕對核心，只有充分提升其管理質量和管理水平，才能夠更好地面對和處理各種新問題、新情況。只有構建起動態(tài)化的、更加健全的管理制度，才能夠使檔案管理工作更加順暢和高效。這對于檔案工作人員的綜合素養(yǎng)自然是提出了很高的要求。

其一，檔案資料的更新和維護必須及時、定時；其二，對于醫(yī)務工作者的品德、工作作風、學術與業(yè)務水準等等都要有充分了解，并及時摘錄到人事檔案中，從而為醫(yī)院領導對醫(yī)務工作者進行考核、提拔、機會分配時有足夠可靠的依據(jù)作為參考；其三，這對于醫(yī)院員工的工作積極性和工作人情也是一個極為有效的刺激因素。

3.4 引入電子信息手段

現(xiàn)如今，許多醫(yī)院都在推行信息化改革與建設，這就要求醫(yī)院能將計算機技術充分運用到人事檔案管理中來，進而通過信息化手段實現(xiàn)人事檔案信息的錄入、存儲、管理及使用。不僅如此，醫(yī)院還應大力推進人事檔案電子數(shù)據(jù)庫的建立，通過掃描儀等設備保障由紙質檔案向電子檔案轉化時的高效性、可靠性。醫(yī)院也應加大對人事檔案管理部門的資金投入力度，引進和配置更先進的技術設備，從而提升人事檔案管理工作質量。不僅要劃定存儲檔案所需的庫房，還要專門為其必配備除濕機、密集架等設施，并安裝檔案管理軟件，構筑檔案存儲、檔案檢索以及檔案監(jiān)控系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案資源更加合理、高效的使用。

3.5 嚴抓專業(yè)人才培養(yǎng)

鑒于普遍存在的人事檔案管理人員素質較差的現(xiàn)狀，醫(yī)院領導應及時組織周期性的業(yè)務培訓，不僅要樹立良好的服務觀念、培養(yǎng)高超的業(yè)務水平，更要使檔案管理人員心懷責任感和使命感，積極投入到人事檔案和人力資源管理工作中來，從而構筑起一支精干、正派、扎實、嚴謹?shù)娜耸聶n案管理團隊，掌握最新的人事檔案管理技術和理念，使醫(yī)院的人事檔案管理工作高效、平穩(wěn)運轉。

4 結語

作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院人事檔案管理工作有著不可替代的重要作用。伴隨著我國社會主義市場經濟的發(fā)展和醫(yī)藥衛(wèi)生體制的變革，醫(yī)院人事檔案管理工作在醫(yī)院的科技發(fā)展和人才振興等方面將會扮演著越來越重要的角色，只有充分保障檔案管理工作的規(guī)范化、科學化，才能夠使醫(yī)院的日常運行與管理更加穩(wěn)定、高效，進而更好地為社會和廣大人民群眾提供服務。

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[責任編輯：楊玉潔]