高校圖書館地方文獻整理的實踐與探索

關鍵詞：特征立卷法；地方文獻整理；高校圖書館

摘要：文章以重慶三峽學院圖書館收集三峽庫區地方文獻為例，分析了地方文獻的特點，探討運用檔案管理學中的特征立卷法對地方文獻進行整理的措施。

中圖分類號：G255文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2016）04-0047-02

地方文獻是指涉及某一地域的一切文獻資料，包括論及某一地域的一切著述、地方人士著述等。圖書館前輩杜定友曾經指出：“地方文獻是指有關地方的一切資料，表現于各種記載形式的如圖書、雜志、紙、圖片、照片等”“地方文獻包括三部分：史料、人物、出版”[1]。隨著時代的發展與科技的進步，地方文獻的類型和表現形式將更加豐富多彩。

三峽庫區作為一個現代地理概念，是因著名的三峽工程建設而出現的。根據國家發改委編制的《三峽庫區經濟社會發展規劃》，三峽庫區規劃的范圍跨重慶和湖北兩省市的19個市、縣、區。隨著三峽工程的建設和運行，三峽庫區成為全國乃至世界關注的焦點，三峽庫區文獻的收集、加工、整理和利用引起了許多單位或個人的重視[2]。筆者以重慶三峽學院圖書館收集的三峽庫區地方文獻為例，探討用檔案管理學中的特征立卷法對地方文獻進行整理，為進一步對地方文獻科學化、標準化、數字化加工奠定基礎，便于用戶檢索和利用。

1三峽庫區地方文獻收集基本情況及特點

1.1三峽庫區地方文獻收集基本情況

三峽庫區地域遼闊，有著悠久的歷史文化積淀，是巴楚文化的發源地，現存豐富的地方文獻資料有：抗日戰爭史料，川江航運資料以及伴隨三峽工程建設而產生的關于三峽工程建設、環境治理、三峽移民等各類資料。重慶三峽學院地處重慶市萬州區，是三峽庫區腹心地帶唯一一所綜合性本科院校，多年來一直致力于三峽庫區文獻的收集和整理。重慶三峽學院圖書館設立三峽信息中心，專門收藏反映三峽庫區歷史文化和社會經濟發展的圖書、圖片、報刊、照片、視頻等各類資料。到目前為止，三峽信息中心收藏了較為豐富的三峽庫區地方文獻，其中，圖書4萬余冊、期刊6，000余冊、報紙合訂本3，000本、庫區淹沒區前后照片及移民搬遷照片等8.5萬余張、音像資料1，000余部、字畫300余幅等。這些都是與三峽庫區的歷史、地理、人物、文化及其社會經濟發展密切相關的文獻，具有較強的地域性，可以按地區、作者或者專題等進行聚類。這些資料中，有的是三峽庫區各區縣的地方志，如：萬縣（州）志、開縣志、云陽志等；有的是三峽庫區的著名人物，如：劉伯承元帥的傳記、回憶錄和研究資料，現代詩人、散文家、文學評論家何其芳的著述和研究資料等；還有反映三峽庫區的各類專題資料，如：川江航運資料，三峽庫區抗戰資料，三峽移民資料，對口支援資料和三峽庫區各景點、城鎮淹沒區前后對比照片資料等。

1.2三峽庫區地方文獻收集的特點

三峽庫區地方文獻有以下特點：①具有多樣性和不規范性的特點，地方文獻類型多樣，載體豐富。按照出版單位可分為：正規出版物和非正規出版物；按載體形態可分為：印刷型文獻和非印刷型文獻。其中，非印刷型文獻又包含磁帶、磁盤、光盤等視聽資料以及豐富的網絡資料[3]。重慶三峽學院圖書館收集的三峽庫區地方文獻種類豐富，但部分文獻存在不全面、不完整的情況。如：地方叢書、地方志等存有類目，但收藏不完整[4]；收藏的部分印刷品文獻多是單頁、散頁，有些既無出版單位，也無出版年月和作者。②缺乏科學、系統的整理。重慶三峽學院圖書館三峽庫區地方文獻僅僅是按照圖書、期刊、報紙、照片、音像視頻等文獻類型進行擺放，處于比較零散的狀態，管理也比較粗放，不便于查找和利用。

2特征立卷法及在文獻整理中的意義

地方文獻作為對某一區域進行研究的重要文獻資料，是一種重要的檔案文獻。地方文獻具有地域性、多樣性和不規則性特點，重慶三峽學院圖書館對三峽庫區地方文獻的整理采用了檔案歸檔立卷中的特征立卷法來進行整理。特征立卷法是一種重要的檔案歸檔立卷方法，即通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯系的文件組合成案卷的方法。特征是指文件的特點，一般反映在文件結構的各個組成部分上，即作者、內容、名稱、時間、地區和收發文機關，根據這幾個方面的特點可以概括為問題、時間、名稱、作者、通訊者和地區等六個特征[5]。問題特征整理文獻就是將反映同一問題或同一事物的文獻集中起來；時間特征是指文獻內容所限定的時間或針對的時間；名稱特征就是按文獻名稱，把相同文種的文件集中在一起進行整理；作者特征就是把同一作者的文獻和對該作者進行研究的相關文獻組合在一起；地區特征是根據文獻內容所涉及的地區進行整理。

高校圖書館作為文獻信息收藏中心，在文獻整理工作方面具有一套較為完整的工作程序、規則和豐富的工作經驗。在現有地方文獻整理的基礎上，運用特征立卷法對地方文獻進行分類整理，能夠保持某一類文獻在來源、時間、內容和形式上的歷史聯系，提高文獻整理的工作效率，便于保管和利用。

3三峽庫區地方文獻整理方法及思考

三峽庫區地方文獻具有明顯的地域特征。為此，重慶三峽學院圖書館設立三峽信息中心予以專門收藏，根據這些地方文獻在保存和利用中的特點，基于檔案歸檔立卷中的特征立卷法，筆者從三個方面對文獻進行了整理。

3.1按問題特征整理

作為保存和提供利用的重要地方文獻，按照問題特征來進行整理，能夠體現文獻之間的本質聯系，符合利用者按問題檢索文獻的習慣，便于用戶的利用。同時，按問題特征整理，在運用中有較大的靈活性，對問題的概括可以具體，也可以相對籠統，可根據問題大小或收藏文獻數量的多少來決定。因此，在整理三峽庫區地方文獻的過程中，可以按照文獻反映的問題，根據收集文獻情況，設置三峽移民文獻、對口支援文獻、三峽庫區抗日戰爭文獻、川江航運資料等大類，將相關文獻集中起來，確保同一類問題文獻的完整。而在針對某一大類具體文獻時，又可設置下一級類目，或輔以其他特征，如時間特征、區域特征等進行細分。關于對口支援方面的文獻，每年舉辦的全國對口支援三峽庫區經貿洽淡會形成的文獻，除了可以按問題特征進行匯總外，還可再輔以時間特征進行整理，如2011年全國對口支援三峽庫區經貿洽淡會文獻等；也可以將經貿洽談會中對三峽庫區各區縣輔以地域特征進行細分，如：萬州區關于全國對口支援三峽庫區經貿洽淡會文獻、云陽縣關于全國對口支援三峽庫區經貿洽談會文獻等。關于三峽庫區戰爭文獻，除了將三峽庫區戰爭相關文獻收集完整之外，還可將萬縣“九五慘案”等著名事件文獻單列出來，形成單獨的專題文獻。

3.2按名稱特征整理

按名稱特征進行文獻整理，方法比較簡便，文獻查找也比較迅速。在地方文獻中，按名稱特征進行整理最突出的就是史志文獻，將三峽庫區各區、縣地方志的文獻集中在一起進行整理，便于用戶查找，如云陽志、開縣志等。此外，關于三峽研究方面的文獻，一般也可以按照名稱特征進行整理。重慶三峽學院參與三峽研究的專家比較多，形成的研究成果也比較豐盛，這些文獻都可以按照名稱特征來進行歸類，如三峽巫文化研究、三峽庫區消落帶研究、三峽區域經濟研究等。

3.3按作者特征整理

按照作者特征匯集文獻，可以反映同一作者的工作活動，保持同一作者文獻之間的聯系，便于從作者的角度查找文獻。這里所指作者既可以是單位，也可以是個人。單位作者主要是文獻形成的單位，如：三峽庫區各區縣政府，或政府下設的地志辦、移民局等部門形成的文獻等。個人作者主要指知名人士或知名家庭、家族等。在三峽庫區地方文獻整理工作中，可將三峽名人劉伯承、何其芳、劉孟伉、楊吉甫等的著作以及關于他們的研究形成的文獻集中整理，如何其芳文集及研究專題、劉伯承專題資料等。

運用特征立卷法整理地方文獻，符合地方文獻的特點，是一種切實可行的文獻整理方法。它主要是根據地方文獻反映的問題、名稱、作者等特征能夠聚類文獻的特點，將反映同一問題的文獻按問題特征組合在一起、同一名稱的文獻按名稱特征匯聚在一起、同一作者的文獻按作者特征集中在一起進行整理。在開展地方文獻整理工作中，又必須立足于現有文獻收集的基本情況，既可以采用單獨一種特征進行整理，又可以以一種特征為主、輔以其他特征或幾種特征綜合運用進行地方文獻整理。但運用特征立卷整理地方文獻只是地方文獻科學加工和開發利用的第一步，按特征立卷法整理后的地方文獻仍然需要運用圖書分類法和主題法進一步優化和組合文獻，采用AACR2、MARC21、《中國機讀目錄格式》等國際、國內最新編目技術，為文獻標準化著錄、數字化加工打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]周加仁.地方文獻的征集范圍與征集方法分析[J].蘭臺世界，2011（4）：45-46.

[2]秦遠福.三峽庫區特色文獻資源庫建設研究[J].蘭臺世界，2013（2）：77-78.

[3]金文堅.論高校圖書館地方文獻的收集整理工作[J].現代情報，2006（4）：121-122，125.

[4]張燕.三峽地方文獻建設現狀及對策分析[J].重慶三峽學院學報，2007（4）：10-12.

[5]丁曉昌.秘書文檔管理[M].北京：高等教育出版社，2011：218-225.

（編校：徐黎娟）