電子發票與會計信息系統的對接探討

張兵濤　邵露

摘 要：電子發票的推廣應用是我國電子商務迅速發展的要求，也是我國信息化建設中重要的一個環節，與電子發票有關法規的修訂和頒布是解決電子發票入賬、承認其法律地位的重要路徑，全國性電子發票系統平臺的構建是全面推廣電子發票的基礎。這些不僅關系到我國電子商務的發展，企業納稅成本的降低和網絡消費者合法權益的維護，而且關乎我國基礎經濟數據庫的構建和相關政策的科學實施。為此，要積極推進電子發票與會計信息系統的對接，促進電子發票的推廣，提高會計信息系統的效率。

關鍵詞：電子發票；會計信息系統；對接

一、電子發票的概述

自2012年5月國家發改委公布了《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，全國有5個城市成為電子發票首批試點，電子商務領域成為首批試行電子發票的主要領域，首批電子發票是電子商務企業向不需要記賬報銷的個人消費者開具的原始憑證。到2015年7月國家稅務總局發布了《關于開展增值稅發票系統升級版電子發票試運行工作有關問題的通知》，在全國范圍的省市內有條件地選擇增值稅發票系統升級版試點，試點成功后結合各省市實際情況盡快將增值稅發票系統升級版的電子發票的推廣至全國。早期的電子發票由全國各省市自行開發使用，存在不能統一使用、報銷和信息共享的問題。升級版電子發票由國家稅務總局統一發票的技術規范和票準規范，發票開具后票面數據即時導入國家稅務總局的信息系統庫中，實現電子發票數據信息在全國范圍內共享互通。如今電子發票更是與我們生活密切相關，2015年9月國務院發布《關于加快構建大眾創業萬眾創新支撐平臺的指導意見》明確電子發票能作為報銷發票，為電子發票與會計信息系統的對接提供了有利條件。

二、電子發票具有的優勢

電子發票有著多方面優勢：一是有利于節約企業用票成本。電子發票減少紙質發票的使用，沒有領用開具、倉儲管理和運輸等成本，企業在節約了大量的成本費用的同時還提高了對發票管理的效率。二是有利于消費者日常的生活。消費者通過手機APP、電子發票查驗客戶端、國稅網站等方式接收下載、存儲和實時檢驗電子發票，減少假發票、遺失發票、售后維修保修、報銷等情況的發生，同時體現了低碳環保的生活理念。三是有利于政府納稅服務水平和工作效率提高。電子發票推廣使用后，稅務機關可以節省大量紙質發票印制費用、運輸費用、存儲和發放發票的成本支出，充分利用政府各項資源更好地提升稅務機關的納稅服務水平和工作效率。

三、傳統的會計信息系統在原始會計信息采集中的缺陷

傳統的會計信息采集方式網絡應用最大的缺點是計算機不能自動識別，會計人員通過主觀意識判斷后錄入會計信息系統形成記賬憑證，自動生成賬簿、報表等。一方面，紙質發票上的數據，計算機不能自動識別，制約了信息技術在會計中的充分運用，記賬憑證依然通過手工錄入，阻礙了會計信息自動化的處理，降低了會計信息系統的效率；另一方面，發票圖像信息生成經過審核后，其種類繁多、格式大小不一，還是以記賬發票的形式錄入會計系統，業務數據的采集起始

點還是在記賬發票上，這樣不能從源頭上保證原始經濟數據的真實可靠，不能提供“原汁原味”的會計信息。另外，人為的主觀判斷也會影響會計信息質量。

四、電子發票與會計信息系統的對接

隨著電子發票的普及，按傳統會計信息系統采用手工式輸入方法不但缺乏效率，而且存在人為的失誤。許多財務軟件在開發工具、數據結構和數據存儲方面口徑不一致，在數據交換的接口方面也不一致，導致財務信息使用者對信息的利用不夠充分。對電子發票進行標準化、規范化后能很好地解決這個問題。電子發票標準化、規范化后能分辨不同行業分類的會計業務，使企業內部和企業外部的信息使用者使用的財務數據出自同一原始憑證。電子發票標準化的格式有助于計算機系統自動的識別、審核與確認，為記賬憑證的生成和會計報表的輸出提供較好的數據環境。標準化的電子發票數據存入數據庫中可以自由傳輸，進行業務處理以滿足企業經濟活動中的信息需求。電子發票標準化內容可以使計算機程序直接從電子發票上識別數據而減少人為失誤。

電子發票通過審核和確認后，計算機程序根據電子發票的種類，自動對電子發票進行格式轉換，轉換成標準編碼的源數據，計算機程序再將超文本數據流轉化為有結構的原始憑證數據流，存入基于XML標準結構的電子發票數據庫中。計算機憑證轉換庫中查找與XML電子原始憑證相適應的空白記賬憑證，計算機根據預先設置的處理規則對其進行加工處理，將同類型的經濟業務轉換為統一格式的電子記賬憑證。在電子記賬憑證中“對應原始單據”欄內附有原始的電子發票憑證鏈接，點擊即可隨時進行檢閱核對，保證會計業務的匹配性、真實性和準確性。這一過程中憑證的轉換可以如圖4-1所示：

基于XML標準結構的電子發票的設計不能憑空虛構，需要以真實交易形成的電子發票為依據，首先進行電子發票數據項的設計分析，使用預先設置計算機程序，將一項貨物銷售經濟活動中產生的所有數據進行XML標準結構化，記賬憑證根據預設的處理規則自動生成會計分錄數據項，完成數據在電子發票數據庫和記賬憑證之間的傳遞過程。

由于電子發票行業分類不同，其對應的記賬憑證也就不同，但記賬憑證的生成機制大致相同，鑒于此，本文以浙江省嘉興市數碼中心貨物銷售手機為例闡述記賬憑證自動生成過程。

2016年2月13日小張在浙江省嘉興市數碼中心通過銀行卡支付的方式購買一臺價值5000元人民幣的蘋果6S手機，浙江省嘉興市數碼中心開具一張電子發票并確認收入。根據電子發票中的數據項設計分析，其對應的XML標準數據結構如圖4-1所示，空白記賬憑證對應自動生成的會計分錄數據項，借：銀行存款 貸：主營業務收入，應交稅費-應交增值稅-銷項稅額，記賬憑證生成結果如表4-1所示：

隨著大數據時代的到來和電子發票全面推廣，傳統的紙質發票以及會計信息系統已經無法滿足現代企業的要求，電子發票與傳統會計信息系統的對接成為當下一個急需解決的問題。本文通過簡述電子發票發展歷程，對比分析傳統會計信息系統中存在的缺陷及電子發票存在的優勢，利用XML標準結構實現電子發票的標準化，電子發票到記賬憑證的自動生成，為原始憑證數據和記賬憑證數據自動化傳遞創造了條件。

電子發票是信息時代的產物，而會計信息系統作為目前會計管理最為便捷、運用廣泛的運營系統，兩者相互對接必定為企業的發展和經營提供巨大的技術支持。電子發票與會計信息系統對接是財務信息化發展后期的必然產物。

財務人員從日常的記賬、對賬和查賬、報表中解脫出來，有更多的時間去面對更加繁雜的財務工作，如何利用自動生成會計信息將企業的財務系統從“記賬型”向“決策型”轉變，是日后信息化時代下會計工作努力的重要方向。

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