關于國有企業辦公室參謀助手職能的研究與思考

劉東興

作為國有企業辦公室而言，其主要職能是服務領導，統籌工作，并負有辦文、辦事、辦會之任務，可以說是各業務部門緊密結合的橋梁和紐帶，其作為信息節點既傳遞著管理信息，又將上級領導思路轉換成管理行為予以落實，直接參與到企業管理實踐。

一、辦公室參謀助手作用分析

在企業管理過程中，辦公室將上級指令轉換成下級工作指南，其中有信息收集、指令發布、方案制定以及執行指令等內容，加之效果跟蹤和反思總結，構成了包括計劃、執行及檢查和行動在內的循環，這在很大程度上帶動了企業的管理優化升級。

（一）辦公室職能使企業管理更加流暢

辦公室工作中需對各類信息進行收集、報送和處理，以工作總結、工作簡報發布，從而取得上通下效之效果。國有企業因管理范圍比較大，各部門之間的溝通均需辦公室來實現。辦公室掌握大量的信息資料，在資料對比、分析基礎上，去偽存真，從而為領導層提供真實、全面以及準確和客觀的企業現狀分析資料，這在很大程度上提高了領導層制定科學、高效管理方針的參考依據。從實踐來看，該種工作是辦公室擬定管理方案的基本雛形，同時也體現了辦公室參謀助手作用。

（二）辦公室職能可將管理思路更加清晰

辦公室辦文，多以領導報告或講話稿為主，領導做工作報告、講話時，即最高管理權限的行使，屬于管理流程中的指令發布階段，這是辦公室參謀助手作用得以發揮的重要途徑。

第一，辦公室撰文經過了充分的研究。從上層面來看，辦公室秘書經常參加各種會議，因此比較了解領導的思路和準確把握領導的意圖。從外層面來看，因經常跟隨領導外出調研，收集了大量的單位信息，所以可以全面了解新的管理方法。基于上述層面深入思考，便成為秘書撰文的根本。

第二，辦文、辦會可有效解讀管理方法。領導的報告發言一方面賦予了權威性，另一方面也被強制要求必須具備準確性和嚴肅性。對于多數管理方法而言，為方便記憶，采用簡單的敘述名稱，為確保其準確性、嚴謹性，需在報告中對其進行準確解讀。

第三，文件核稿對最高權力進行監督。因文件具有最高權威性以及不可抗拒性特點，多數情況下企業以文件形式來發布指令。在此過程中，辦公室核稿職能起到了“內控”作用，其在管理層面上要求杜絕管理目標沖突和矛盾問題。

（三）辦公室職能可使企業管理過程可控

國有企業管理過程中，尤其是能源型生產經營行業，多強調過程管控，即下級工作按照上級管理指令進行，使其實施過程中不出現偏差；同時，通過對工作進行階段效果優化調整，實現管理過程可控。

第一，督辦工作有效分解可明確目標。通過工作分解，可明確各具體管理目標，發揮各部門集成效應。對于國有企業而言，辦公室分解的目標優勢體現在因其可以最為準確地理解領導者的管理意圖；目標分解過程中，能夠給各部門準確分配工作，使工作朝著同一目標進行，避免重復。

第二，進程跟蹤和效果分析可服務決策。督辦必須要確保工作跟蹤的公正性、連續性以及客觀性，辦公室對工作階段目標的完成督導，可提示各部門加強思想重視，并反映出工作中的問題與不足，對于領導層及時調整決策，具有非常重要的作用。

二、有效發揮辦公室參謀助手職能作用的策略

要想充分發揮國有企業辦公室職能作用，服務企業發展，可從以下幾個方面著手：

（一）加強思想重視，進一步轉變服務思路

基于辦公自動化發展進程，國有企業辦公室管理過程中存在著很多的問題與機遇。對于服務工作而言，其質量好壞是以服務對象的滿意度為衡量標準的，所以應當加強思想重視，轉變服務理念和思路，積極圍繞重點開展調研工作，并且合理、高效地收集信息，更好地為領導決策服務。要從大局出發，著眼于全過程，科學統籌，協調有序，細致做好全方位的跟蹤與分析，將相關信息及時反饋到領導處，從而為領導決策提供切實可行的信息支持。

（二）加強遵章執紀，建立和完善運行機制

辦公室管理機制制定過程中，應當突出科學性、系統性和規范性。其中，科學性即辦公室管理機制能夠準確反映新形勢下辦公室工作規律和要求，使其具有權威性；對于規范性而言，即通過制度使辦公室人員的行為、工作程序以及工作內容標準化；對于系統性而言，即對辦公室工作涉及到的日常工作內容建立行之有效的規章制度，只有這樣才能做到有章可循、明確職責和目標，從而提高工作效率和管理水平。

（三）加強業務培訓，全面提升整體素質

辦公室工作就像是輔助決策的“外腦”，若不及時對其充電，則會失去服務基礎，無法與決策人員“同頻共振”。基于此，辦公室工作人員應當具備較寬的知識面，通過開展多種形式和內容的培訓，全面提高整體素質，提高專業水平和胸懷全局的思維；身在兵位，心為帥謀，只有這樣才能更好的找準發展立足點，準確把握辦公室工作的關鍵所在，從而以點帶面，積極開展好各項工作。

總之，辦公室作為企業的服務、信息以及參謀和指揮中心，在企業管理與發展過程中起著非常重要的作用，任何環節的疏漏，都可能會對企業產生較大的影響。在新的歷史形勢下，國有企業辦公室應當立足實際、與時俱進，其工作任重而道遠。