基層國稅部門檔案管理工作探析

魏　正　楊海貴　李永春（寶應縣國稅局，江蘇寶應，225800）

?

基層國稅部門檔案管理工作探析

魏正楊海貴李永春
（寶應縣國稅局，江蘇寶應，225800）

國稅工作涉及的檔案資料種類繁多，各類檔案專業性強、涉及面廣、數量較大，檔案管理大多實行條線式專業化管理。專業化管理的優點是便于上下級之間工作的部署、執行、監督和管理，有利于工作的上傳下達和良性互動；缺點在于不利于橫向互動與交流，是一個封閉的體系，部門間協作性差，造成信息資源浪費，增加了檔案保管成本。當前，縣級國稅檔案管理尤其是征管業務檔案管理不規范、分類不統一，缺乏專業檔案管理員。面對這些困難，立足“互聯網+”，實施檔案管理信息化、綜合化、集中化，是新形勢下基層國稅部門檔案管理工作的努力方向。

一、當前縣級國稅部門檔案管理存在的問題

1.沒有統一的檔案管理系統

目前，國稅征管電子系統上有專門的音像系統，但針對的是稅收業務檔案的管理，不能將所有類別的檔案資料融合到一個系統內，而且，江蘇省檔案部門統一使用的永樂檔案管理軟件也只是針對檔案目錄的管理，無法將檔案目錄和檔案信息連接起來。兩者都不能實現檔案材料的信息化和網絡化管理，不能實現可公開檔案信息的網絡化，這顯然與現在倡導的稅收“互聯網+”和“稅收檔案+互聯網”的形勢相違背。

2.沒有統一使用檔案分類大綱

基層國稅分局的檔案管理存在著各種管理方法交叉使用的現象，且管理混亂。縣局雖然制定了綜合性的稅收業務檔案分類大綱，但基層分局還是沿用老辦法將稅收材料裝訂歸檔。比如：稅收征管檔案的整理一般都以科室為單位，將戶管、納稅提醒和若干單位的函調材料分類裝訂，不利于檔案的利用。另外，由于縣級國稅部門沒有專門的分類大綱，檔案分類大綱沒有根據征管材料實際制定，導致基層分局的稅收征管檔案整理工作混亂。

3.沒有實施檔案集中統一管理

縣級機關設立檔案室，管理文書、基建、稅收“計會統”、聲像、業務文件等檔案資料；而人事、車輛購置稅、稽查、出口退稅等檔案都由各科室設立專門檔案室管理。雖然各基層分局設有單獨檔案室保管本單位的各類檔案，但檔案員多為兼職，檔案的保管和利用意識淡薄；各單位的檔案整理各行其是，有的甚至只在年底找人代為整理，標準和質量難以統一，上級局也缺乏集中指導和考核要求。

4.對檔案管理工作重要性認識不足

首先，國稅基層分局大多沒有專職的檔案員，上級國稅部門不重視對基層的培訓，基層檔案兼職人員普遍缺乏檔案管理專業知識。其次，經費投入不夠，缺乏專門的檔案保管設備，檔案保管條件難以得到保證，不利于檔案資料的長期保存。另外，有的檔案材料只是簡單的存放，沒有任何的歸類和整理；對于保管期限到期的檔案也不鑒定和銷毀處理，檔案數字化、檔案借閱手續不規范等問題突出。

二、面對“互聯網+”，實施檔案信息化、規范化管理

1.實現檔案管理信息化

檔案信息化是大勢所趨，檔案目錄網絡化、檔案數字化勢在必行。隨著計算機及網絡技術的不斷發展，以計算機為基礎、以網絡為平臺的各種檔案應用系統不斷出現，國稅機關的管理人員需要與時俱進，更新觀念，大膽接受并實踐應用新技術、新工具、新平臺，實現檔案管理的信息化，提高國稅檔案管理效率，實現檔案信息資源共享。要加強信息化管理的基礎平臺建設，開發統一的檔案管理軟件，提供必備的硬件條件。

一是要建立健全電子文件歸檔制度，做到紙質材料和電子文件同時歸檔。二是對已歸檔的紙質材料進行數字化掃描，按不同保管期限分級管理歸檔；將可公開的檔案信息材料數字化并上網公布，便于利用者通過網絡利用國稅檔案信息資源；對于不能公開的如人事檔案和未達到公開期限的文書檔案進行分級分類管理，但可將其檔案目錄向社會公開，保證在不泄密的前提下向社會開放，充分發揮檔案服務社會的作用。三是要保證電子檔案的安全性，落實電子檔案安全管理制度，加強網絡安全建設，防范網絡安全漏洞，做好身份驗證、數據備份、防御黑客和病毒攻擊等工作。四是要強化“大數據”管理，將案卷目錄信息（檔號、納稅識別碼、名稱、所屬年度、目錄號、檔案室編號）錄入檔案信息管理系統。五是實施多重檢索方式，增強檔案管理軟件的文件搜索功能，支持納稅識別號、納稅人名稱、案卷號、目錄號、所屬年度等檢索方式，便于檔案利用者直接在網絡上利用國稅檔案信息，使檔案管理適應新形勢下的“互聯網+”要求。

2.實現檔案管理規范化

一是要實現人員配置專業化。縣級國稅部門領導要重視檔案管理信息化工作，認識到檔案管理人員專業化對于檔案信息化的重要性。隨著信息化程度的不斷提高，稅收征管的形式也在不斷調整，傳統的稅收檔案材料形成方式也隨之變化，這就要求檔案管理人員的專業性必須不斷加強。比如征管檔案要在征管過程結束后按照統一的分類大綱，對征管材料進行數字化掃描歸集，及時上傳檔案信息系統歸檔，這就要求各基層分局配備專職檔案員，保證征管檔案的及時歸檔，方便利用者利用國稅檔案信息。要加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高檔案人員的業務能力和綜合素質。要把檔案人員納入績效考核，對檔案歸檔質量、傳輸時限和崗位職責等提出考核要求，以規范檔案管理工作。二是要實現檔案管理制度化。制度是實現檔案管理信息化、綜合化、集中化的保障，統一的制度可以規范檔案人員的工作職責，保證檔案管理工作的有序進行。統一的制度可以明確責任，規范檔案的收集、整理、立卷、歸檔利用等環節的操作。在檔案制度中，要明確規定檔案的種類和形式，保證檔案管理人員在工作中明確區分不同檔案，以降低檔案管理的難度；按照統一的分類大綱將稅務檔案進行分類，根據特點進行規范化管理。

三、立足簡約高效，實施檔案綜合化、集中化管理

1.實施檔案管理綜合化。綜合化管理就是將各專業檔案資源進行整合，實現整體管理、橫向互動、資源共享、降低成本的目標。綜合化管理打破了過去國稅檔案屬地化管理模式，以縣國稅局為單位，按統一的分類大綱將各類檔案進行數字化采集、統一編碼、統一模式、統一流程、集中管理，打造一個集中控管、立體互動、信息共享的檔案管理綜合平臺。這樣做的好處在于統一管理、一套編碼、簡便易行，從檔案材料的形成、歸檔、保管、利用、銷毀等制度體系上，規范檔案的綜合化管理，實現檔案信息資源的增值和利用。

2.實施檔案管理集中化。集中化管理就是以縣級局為單位設立統一的綜合檔案室，集中管理各基層國稅分局移交過來的檔案，實現一室存放、分區管理、分類管理。目前，稅收管理改革正逐步深入，基層管理分局職能逐漸上收，為以縣級國稅部門設立綜合大檔案室集中管理檔案提供了條件。綜合檔案室檔案管理員不僅負責縣級國稅機關的綜合檔案管理工作，還對各科室、直屬單位、各分局的檔案工作進行監督指導；各科室、直屬單位和分局負責本單位檔案材料收集、整理和移交工作，在業務上受縣局綜合檔案室的監督和指導。

3.實施檔案管理簡約化。以征管檔案為例，戶管檔案資料本年度資料為一卷，即“年度—戶式”征管檔案，在案卷封面上涵蓋以下內容：檔案種類（XX縣國家稅務局：稅收征管檔案）、資料類別（本卷含有以下類別資料：基礎信息類、服務管理類、申報征收類、稅源管理類、發票管理類、納稅評估類、稅收法制類）、納稅識別碼、納稅人名稱、所屬時間（資料起止時間）、歸檔號（案卷號）、卷內件數、保管期限、責任人。在卷內目錄中收錄內容：納稅識別碼、納稅人名稱、歸檔號（案卷號）、各類別資料的件號、頁次、資料名稱、形成時間。這樣一個案卷的內容基本在案卷封面和卷內目錄中展現出來，方便了檢索和查閱。

總之，基層國稅檔案是一種重要的社會資源，要想發揮國稅檔案為企業服務、為社會大眾服務的作用，積極發揮新形勢下的“互聯網+檔案”作用，提高基層國稅檔案的利用效率，就要從理念認識和管理模式上進行改進，從制度保障、崗位設置、業務培訓和經費投入等方面進行完善，只有這樣才能提高基層國稅系統檔案管理工作的水平，更好地服務稅收工作，服務各類納稅企業和社會大眾。

參考文獻

［1］鄭曉情.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化的思考［J］.華章，2013（36）：21-24.

［2］孟丕然.更新檔案管理理念，實現檔案管理科學化［J］.黑龍江科技信息，2012（12）：36-38.