網絡環境下企業電子檔案編研問題與對策

賈聰聰　周耀林（武漢大學信息管理學院，湖北武漢，430072）

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網絡環境下企業電子檔案編研問題與對策

賈聰聰周耀林
（武漢大學信息管理學院，湖北武漢，430072）

［摘要］網絡環境下，電子檔案大量產生，企業檔案編研對象由紙質檔案編研逐步向電子檔案編研方向拓展。文章以我國企業電子檔案編研進程為研究對象，分析目前我國企業電子檔案編研的動向及存在的主要問題，詳細探討企業電子檔案編研的對策，以期最大限度地開發、利用和共享信息資源，推動企業文化、經濟發展。

［關鍵詞］網絡環境企業檔案檔案編研電子檔案檔案利用［分類號］G271

電子檔案編研是指對電子檔案內容進行分析研究，并將其加工、組織、編輯成各種形式編研成果的業務工作，是電子檔案信息資源開發的重要組成部分。當前，利用計算機技術與網絡平臺，將企業檔案編研對象拓展到電子檔案已經成為企業檔案工作的一種新動向。例如，寶鋼集團公司的《第四屆寶鋼學術年會論文集》（光盤），以及大連港集團的電子雜志、數字化的職工文化藝術節攝影書畫作品集，包鋼集團2011年首次嘗試出版的內部電子刊物《鋼鐵信息》等，都是電子檔案編研的結果。然而，電子檔案編研當前處于嘗試階段，仍存在一些問題，需要進一步探討。

1　網絡環境下企業電子檔案編研的動向

1.1編研成果內容豐富化

電子檔案編研工作中多媒體技術的使用，促進文字、聲音、圖像、動畫等信息的高度集成，使編研成果達成內容和形式上的統一，具有強烈的視覺沖擊感。越來越多的企業將網絡編研技術、超文本鏈接技術等新技術運用到電子檔案編研全過程中，加工成具有多種編排體例的編研成果。例如，國家電網網站公布的公司媒體有《國家電網》電子報刊雜志、國家電網電視頻道影視作品等，它們綜合運用多媒體、超鏈接等技術，圖、文、聲、像并茂，并從全局高度對電力領域進行權威解讀，推動中國電力行業健康發展［1］。

1.2編研成果形式多元化

網絡環境下，電子檔案編研成果的突出特征是：利用數字技術把多媒體信息組織成一個集文、圖、聲、像于一體的組合，增加立體化效果［2］。從編研成果類型來講，有文本型、數據型、圖像型、聲音型、多媒體型等；從編研成果表現形式來講，由于電子檔案編研成果是數字形式，因此可壓縮、刻錄成光盤，也可以進一步開發為多媒體信息產品、專題數據庫、檔案信息數據庫等。例如，大連港集團網站“大連港電子雜志”欄目，就是將圖片、文字材料等進行編研的電子產品，采取一定的編排體例，通過建立鏈接方便用戶網上閱覽［3］。

1.3編研成果載體多樣化

電子檔案編研成果載體形式主要有以下三種：第一，電子產品形式，即以拷貝形式存儲的電子介質，如磁帶、磁盤、光盤、CD-ROM等；第二，網絡出版物形式，主要表現為目錄數據庫、全文數據庫、編研成果數據庫等；第三，檔案網站，以鏈接為主、檢索為輔的方式運行，區別于數據庫檢索為主、鏈接為輔的運行方式。從某種意義上講，一個檔案網站所有網頁的集合就是一部編研成品［4］。目前，寶鋼已在局域網上建立了“寶鋼檔案信息資源網”，通過輸入用戶名、密碼，獲取權限后便可閱讀，方便快捷［5］。

1.4編研成果傳播便利化

電子檔案編研工作面向的是數字化的檔案信息，從流通形態上來講，利用者既可以通過網絡查看目錄數據庫、編研成果數據庫，也可以通過電子書刊、音像制品、多媒體產品等出版形式閱讀。從傳播范圍來講，網絡的即時性、時效性拓寬了編研成果的傳播路徑，編研成果不再受篇幅、發行量限制，可以充分發揮編研工作的價值和作用。目前，陜西省地方電力（集團）有限公司［6］、大連港集團［7］等企業網站，都增設了對編研成果的宣傳，既方便利用者查找開放檔案目錄，又可以對外發布信息，宣傳檔案事業，塑造企業文化形象。

2　網絡環境下企業電子檔案編研存在的主要問題

2.1編研題材狹窄

電子檔案編研工作是一項較高層次的信息資源開發工作，然而，對于企業來說，編研工作的開展通常局限于企業業務部門內部，存在編研題材狹窄現象。網絡環境下，檔案門類趨向多元化，檔案載體形式趨向多樣化，編研題材狹窄現象表現得更加明顯。筆者在調研某一熱電廠時發現，該發電廠編研成果基本圍繞有關電廠工程效益、安全生產管理等方面的內容，缺乏與電廠相關的其他行業編研材料的整合，如，可適當將煤炭行業等相關素材加入其中，拓寬編研選題，增加編研材料可選性。

2.2編研視角失衡

編研視角失衡主要表現在三個方面：第一，重“電子檔案”輕“電子文件”。企業更加注重歸檔保存后電子檔案的編研工作，卻忽視處于半現行期電子文件的編研和利用；第二，重“專門檔案”輕“綜合檔案”。部分企業編研工作依然停留在會議簡介、資金計劃專題等基礎性專門材料的編寫上；第三，重“編”輕“研”。它側重對原始文獻的編目整理，未實現從“低層次編研”到“深層次加工”的轉變。編研視角失衡不利于挖掘電子檔案信息，從而降低編研工作水平和質量。

2.3投入產出比有所忽視

在注重效率的網絡時代，各行各業都迫切希望用最少的人、財、物投入獲得最大的收益，檔案工作也不例外。編研成果從被利用的一刻起，便向外界公布企業產品、技術以及編研工作流程等，為市場競爭、科研學術做出了貢獻。然而，部分企業因受編研材料、工作特性等因素影響，不能有效協調投入與產出的關系。例如，某些企業編研材料、人員有限，在編研流程上模仿他人，未考慮現實需要，導致編研工作與現實脫節，編研成果得不到有效利用，無法充分發揮編研成果的潛在價值。

2.4編研成果的知識產權保護意識不強

知識產權是指權利人對其所創作的智力勞動成果所享有的專有權利，包括專利權、著作權、商標權、署名權等，在數字時代，電子文件信息可以自由使用、共同分享，很難對其進行控制，信息的復制與傳播以驚人的速度進行著［8］。在此過程中，亟需解決電子信息的知識產權歸屬問題。然而，編研人員對電子檔案進行編輯整理，注入大量時間、精力，但對編研成果的知識產權問題缺乏認識，未能正確處理保密與利用的關系，有違相關法律法規。

上述問題的產生，與下列因素有著密切聯系：

第一，企業電子檔案編研工作的內部局限性。首先，企業編研對象為企業內部有關生產經營、業務管理等活動的電子檔案，一些企業館（室）藏資源匱乏，編研材料來源受限，往往只關注本企業，忽視了對相關行業電子文檔材料的收集整理。其次，企業缺乏與相關業務部門的合作，閉門造車，不能及時掌握研發、生產、銷售等相關部門需求，致使信息脫節。

第二，編研工作者思想認識、工作能力不到位。首先，編研工作者思想觀念落后，工作重點依然放在電子檔案管理層面，忽視對電子檔案信息資源深層次的開發利用，未能意識到編研工作對企業經濟建設、文化建設、形象塑造的重要作用。其次，編研人員編研水平較低，專業知識欠缺，缺乏與利用者溝通交流，未能熟練掌握編研工作的規律和方法，造成付出精力與產出成果不對等、工作效率低下等現象。

第三，編研成果開放性、傳播性等特性。一方面，電子文件編研成品由于其公有性（如讀取可免費在檔案館查閱或以贈送方式獲?。?］，可以通過網絡傳播和閱覽，在此過程中，知識產權歸屬問題未能明確規定。另一方面，編研成果以電子檔案為基礎材料，電子信息本身具有易流動性、易復制性的特征，給知識產權保護增加難度。此外，編研人員本身法律觀念淡薄，缺乏對編研成果的知識產權保護意識。

3　推動網絡環境下企業電子檔案編研的對策

3.1企業角度

企業角度是指聯合企業內外部，從完善館（室）藏結構、強化合作力度視角出發，目的在于擴大編研的題材，具體表現為：

（1）進一步完善館（室）藏結構，為編研提供內容服務

電子檔案編研以企業館（室）藏為源泉和基礎，離開了館（室）藏電子文檔資料，編研工作就成了無本之木、無源之水，無法開展后續宣傳利用工作。因此，在初級階段，企業檔案室應加強電子檔案接收工作，豐富館藏建設。重視企業外部信息，“內外結合，兩手都要硬”是當今檔案工作的必然選擇［10］。同時，建立連接企業內外的檔案信息資料庫，克服傳統編研在編研來源上“內多外少”的局面，即在現有館藏資源基礎上，也要發掘館藏之外的社會信息資源。

（2）加強企業合作，整合檔案信息資源

首先，企業電子檔案編研不是獨立于企業之外的業務工作，而是融合企業內部各業務部門，以及企業與企業間聯系的紐帶，應加強企業內部生產、營銷、策劃等各部門的合作，將編研工作與信息資源整合、數字化建設等工作結合起來。其次，加強企業編研部門與本部檔案館（室）的交流合作，建立文檔資源共享機制，采用合作編研方式，實現信息資源深度挖掘。此外，企業應打破相近行業、領域界限，將分散在不同地區、同一主題的檔案進行集中整合，樹立大編研觀念，積極吸取精華，將其編研在冊。最后，企業應借鑒國外電子檔案編研的成功經驗，加以創新，為我所用。

3.2編研人員角度

編研人員角度是指從編研人員視角出發，在包括選題、選材等基礎環節在內的整個編研過程中，都要做到平衡編研視角、注重投入和產出、提高工作效率和水準、加強互動，從而滿足用戶利用需求，具體表現為：

（1）合理選題、選材，平衡編研視角

在確定選題時，一是以本檔案室的檔案史料為基礎，最大限度地選材，二是在史料不全的情況下，要通過本室和對上一級機關檔案史料的查找，掌握全面的材料，做到不準確的資料不引用，不完整的檔案不錄用［11］。可以借助網絡、專題數據庫、計算機進行相關材料檢索，擴大選題范圍。同時，編研選題應突出企業特色，在選題基礎上尋找合適的電子文檔材料，編制出獨特的工作方案、規劃設想以及編研成果。此外，在編研工作中，應以包括電子檔案在內的廣義電子文件為編研主體；在對專門檔案進行編研的同時，也要兼顧綜合檔案的編研和利用工作；“編”“研”并重，加大“研”的成分，堅持實事求是的科學態度，充分利用已有資源，涉獵企業、市場、社會等多個領域。

（2）重視投入產出比，提高工作效率

編研工作的開展必須協調投入和產出的關系，實現以最小的投入獲得最大的產出。可以建立投入產出比例有效性評估模型和評估內容體系，從企業、編研人員和編研成果三個角度進行綜合評價。企業角度的評價可以從編研人員分配是否合理、資金投入是否得當、設施配置是否齊全等方面進行考察；編研人員角度的評價可以從投入時間、精力是否合適進行考察；編研成果角度可以從對利用者閱覽體驗進行調查來評價產出效果。編研工作必須本著“為用而編”的原則，在熟悉企業檔案信息現狀的基礎上，結合本企業的特點，編研出與企業生存和發展同步的成果，其效益才能夠得以實現［12］。

（3）提高編研人員的綜合水平，提升工作水準

網絡環境的發展，對編研人員的綜合素質提出了很高要求。一是編研人員應具備基本的計算機操作能力。電子文檔依托計算機和網絡環境生成，編研人員不僅要掌握必備辦公軟件的運用以及紙質檔案的數字化轉換能力，還要了解目錄數據庫的結構排列和存儲方式，掌握對電子文檔的查找、檢索等技能。二是編研人員應具備深厚的文字功底、加工編輯能力和審美能力。無論是電子格式排版，還是網絡編研，編研人員都要提高文字校對和排版水平。面對信息化的挑戰，于建平在《論檔案人員的信息素養》一文中提出檔案人員應該具備的信息素養包括：運用信息工具的能力、獲取信息的能力、處理信息的能力、生成信息的能力、鑒別信息的能力［13］。

（4）加強編研人員與利用者的互動，滿足用戶需求

計算機網絡是現代社會信息交流的重要渠道，具有信息的雙向乃至多向互動性，是聯系編研人員與利用者之間的紐帶。編研人員通過檔案網站、檔案界論壇、微博、博客等多種媒介形式公布編研工作計劃、進展及編研成果等，用戶可以通過BBS、QQ、E-mail、留言板等方式提出自己的意見和建議，編研人員將編研材料和用戶建議結合起來，開展編研工作。此外，編研人員要密切關注社會熱點信息，做好熱門話題、熱點事件等專題編研工作。例如，“感動中國”“馬航”“兩會”等熱門話題，對人事、科技、政治等工作的編研都是不可或缺的寶貴財富。

3.3編研成果角度

編研成果角度是指從編研成果的內容和形式角度出發，目的在于加強編研成果的產權保護、技術應用、視覺沖擊、傳播效果等，具體表現為：

（1）加強知識產權保護意識，強化安全措施

電子信息本身具有易流動性、易復制性的特征，因此在電子文件編研過程中更應該注意知識產權的保護，對材料的選擇和編研成品的傳播利用方式予以控制［14］。在技術應用方面，采用數字簽名技術、數字水印技術、身份識別技術等確保電子檔案信息的真實性、完整性、有效性。隨著《檔案法》的普及與貫徹執行，依法治檔逐漸引起社會各界的重視。在編研過程中必須遵守國家和相關行業法律法規、行政規章，按照程序開展編研工作。編研工作人員也要樹立法律意識，妥善處理保密和利用的關系，同時注重保護編研成果的知識產權。

（2）合理規劃包裝，優化視覺效果

這里的包裝是指在保證編研成果內容、載體形式不變的前提下，對編排形式做出的改變與創新。例如，對于電子檔案編研成果，可以適當改變排版方式和風格，創新封面設計理念。對于宣傳編研成果的網頁制作和網站建設，獨特的設計可以吸引訪問者注意力，產生視覺愉悅感，增加訪客量。網站設計包括色彩、字體、標語、版面布局等多種元素，其搭配與分布排列可以綜合考慮全屏網頁設計、扁平化設計等多種設計風格，或經典簡約，或個性創新。

（3）營銷觀念與網絡宣傳相結合，擴大傳播范圍

將庫存檔案資料看成是原材料，企業內部的各個部門就是銷售市場，那么編研成果就是產品［15］。針對不同的信息利用者，“銷售”不同的編研成果，關注利用者信息需求，投其所好。比如，對于企業，編研成果中應該突出產品的生產經營與業務管理過程；對于社會公眾，應該突出產品科學研究、學術探討、經驗交流作用。同時，針對編研成果的推廣，企業各部門應充分發揮網絡在即時性、交互性、共享性方面的優勢，借助新媒介、新載體將編研成果傳播和輸送出去，既能滿足用戶利用需求，又能為企業生產經營、業務管理、參與市場競爭提供寶貴經驗，促進企業之間交流合作，提高經濟效益和社會效益。

4　結語

總而言之，企業電子檔案不僅記錄企業生產經營活動，而且包含對企業發展歷程、名人名錄、業績成就等方面的記錄。開展企業電子檔案編研工作，可以形成編研成果并對其加以宣傳，是網絡環境下企業發展的必由之路，在企業生產經營、業務管理、文化建設等方面發揮著不可替代的作用。

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Problems and Countermeasures of Enterprise Electronic Archives Compiling and Researching in Network Environment

Jia Congcong，Zhou Yaolin
（School of Information Management of Wuhan University，Wuhan，Hubei，430072）

Abstract：In a network environment，a large number of electronic archives generate. The objects of corporate archives compilation gradually expand from traditional archives compilation to the electronic archives compilation. This paper takes the process of corporate electronic archives compilation for the study，analyzing the current trends of corporate electronic archives compilation and the main problems，discussing countermeasures of corporate electronic archives compilation in detail，maximizing the development，using and sharing of information resources to promote corporate culture and economic development.

Keywords：Network；CorporateArchives；ArchivesCompilation；ElectronicRecords；ArchivesUsage

［作者簡介］

賈聰聰，女，武漢大學信息管理學院碩士研究生，主要研究方向為數字檔案與現代技術。

周耀林，武漢大學信息管理學院副院長、教授、博士生導師，主要研究方向為數字檔案與現代技術、檔案學理論與方法、文化遺產保護。