基于信息化時代的檔案管理長效機制探討

呂峰遼寧教育研究院，遼寧 沈陽 110034

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基于信息化時代的檔案管理長效機制探討

呂峰
遼寧教育研究院，遼寧 沈陽 110034

摘要

關鍵詞

信息化以現代通信、網絡、數據庫為基礎，通過開發利用信息資源，促進信息交流和網絡共享，為特定人群的生活、工作、學習提供迅速便捷的技術支持，從而極大地提高了工作效率。隨著計算機多媒體技術、網絡交互技術和現代通信技術的快速發展和廣泛應用，信息化建設已成為提高檔案工作效率和降低管理成本的重要保障。

一、信息化對檔案管理工作的深刻影響

對于檔案管理工作而言，目前，絕大多數企事業單位的檔案管理工作，均引入了以現代信息技術操作手段為核心的智能化工具。智能化工具又稱信息化的生產工具，它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。智能化生產工具改變了人們的工作方式、學習方式、交流方式、思維方式等，促使檔案管理工作發生極其深刻的變化。信息化對檔案管理工作的優化主要體現在四大方面：第一，信息化建設會使檔案管理工作的人員費用、場地費用、設備更新折舊費用等物質成本大量減少。企事業單位通過專設檔案管理信息機構、信息主管，配備適應現代檔案管理運營要求的自動化、智能化、高技術硬件、軟件、設備、設施，建立包括網絡、數據庫和各類信息管理系統在內的檔案管理工作平臺，提高企事業檔案管理效率。第二，信息化建設可以使檔案工作的日常繁雜工作難度降低，尤其是隨著電子檔案管理信息系統的開發與運用，逐漸減少企事業單位傳統的紙質文檔的分類、歸檔、整理和保存等措施的工作量和不當的人為損失。電子檔案管理系統以檔案庫房和大容量存儲服務器為基本平臺，通過計算機、掃描儀、條碼打印機等硬件設備的合理配置和操作軟件的熟練使用，全面構建起一個可實現檔案安全存儲、方便快捷查詢、無障礙借閱和多種檔案信息資源共享的“大電子檔案庫”。第三，信息化建設可以使檔案管理工作實現從形成到銷毀的全程信息監管，從而更好地發揮檔案工作的全面詢查和歷史資料輔助作證的特色作用，發揮資源儲備優勢和安全銷毀功能。第四，信息化建設對工作人員的技能素質要求更高，例如檔案管理工作人員的計算機操作、網絡維護、信息處理和外語等職業技能，等等。

二、信息化的檔案管理工作問題分析

信息化為現代企事業單位的檔案管理工作帶來高效便捷的同時，對現代企事業單位的檔案管理工作提出更高要求和標準。我們發現目前許多單位的信息化輔助檔案管理工作成效不大，未能發揮信息化技術促進檔案管理工作的應有作用，仍有一些問題值得我們重視。第一，計算機管理人員配備不合理。在信息化建設日顯重要的今天，一些企事業單位負責檔案管理工作的計算機管理人員不增反減，尤其是一些基層單位和中小企業的計算機檔案管理員只有寥寥幾人，數量明顯不足，且人員老化現象較為普遍；工作分工不明確，職責權限不清楚，導致計算機維護檔案工作效率低下。第二，計算機專項經費使用不合理，經費監管制度不健全。一些企事業單位用于檔案管理的計算機采購、使用、維護、更新和折舊等專項經費較少，以至于出現計算機設備故障無法及時修復和更新等問題，嚴重影響了檔案管理的信息化進程。第三，一些企事業單位沒有定期對計算機相關設備進行統一維護。尤其是對機房、服務器、網絡設備等重要區域、重要設施沒有明確的規章制度和保潔標準，無法進行定期的清潔、檢測、保養和維護，造成基礎設施和精密設備的無故損壞和快速折舊。第四，檔案管理人員的崗位績效考核機制不健全，針對現有員工崗位職責的制度規范與行為標準執行不力。一方面，由于沒有系統的、標準化的、程序式的檔案管理信息化建設考核機制和管理人員職責任界定，會導致信息泄露、病毒侵襲系統和重要文件等網絡安全事故發生；另一方面，地方政府制定（轉發）的文件沒有得到很好的執行，比如關于一些單位對于上級主管部門的內外網完全隔離的文件和轉發意見重視不足和執行力不夠，導致檔案泄露和資料遺失的安全隱患存在極大風險。第五，部分檔案管理人員工作缺乏責任心，對計算機、打印機和掃描儀等設備使用不精心。一些企事業單位用于檔案管理的計算機經常下班不關機，計算機、打印機人為損壞現象屢有發生，打印機隨意打印或無用打印導致打印機故障頻發，尤其是鼠標、鍵盤、墨盒、硒鼓的經常性損毀，造成了極大的物質資源浪費。第六，檔案管理信息化技能培訓工作做得不好、計算機基礎知識普及力度不夠。一些單位的計算機操作與使用培訓僅僅限于一般性的業務培訓，而針對計算機日常維護、保養、基本故障排除等知識很少涉及，檔案管理人員對工作中計算機出現的一些簡單的故障無法排除。

三、基于信息化的檔案管理工作長效機制建設

（一）完善電子檔案文件的整理歸檔與管理規范

電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子檔案文件的管理方法是在公務活動中產生的，具有保存價值的電子檔案文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。完善電子檔案文件的整理歸檔與管理規范應做到四個方面：第一，電子檔案文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性，并對電子檔案文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。第二，應明確規定電子檔案文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。第四，具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子檔案文件，必須制成紙質文件或縮微品等拷貝件，并在歸檔時，同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。

（二）系統設計制定檔案管理的安全性方案

隨著檔案信息化系統工程的建設，規劃并落實相應的安全保密措施就顯得尤為重要。因此，保證檔案的安全性和保密性，就要在檔案信息化系統工程的建設中制定安全性方案和具體的管理要求。第一，主觀高度重視。各級有關部門和單位要高度重視檔案安全工作，進一步增強做好檔案安全工作的緊迫感，按照分級負責的原則，組織開展檔案工作清查，明確各級任務，落實責任，充分認識加強檔案安全管理的重大意義，建立共同推進檔案管理的長效工作機制。第二，客觀全面檢查。加強數據備份管理，特別是服務器數據的異機備份，定期檢查數據備份的更新和維護，加強數據安全，積極做到檔案資料的齊全和保管安全；適時修訂計算機多媒體設備的《管理辦法》等單位規章條例，明確計算機多媒體設備使用職責權限等具體明晰的管理制度，增加對筆記本電腦、移動硬盤、優盤等移動設備的管理條例，完善單位檔案室計算機管理員AB角制度，做到檔案資料的整理規范；詳細制定單位《網絡安全管理辦法》，定期組織開展針對單位檔案室計算機管理員的計算機日常維護、保養與操作培訓，制定科學合理的職業技能考核辦法，做到檔案資料的有效利用。

（三）健全檔案管理的規章制度

檔案管理的規章制度是保證企事業單位檔案文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的完整和安全的基礎準則。應堅持“依法治檔、強化基礎、管理創優、利用高效”的工作原則，健全檔案管理的規章制度。第一，把好“收集歸檔關”。明確由各業務崗位人員負責收集與本職業務相關的檔案，并按要求及時移交檔案室，經檔案管理員整理、分類、組卷、編目和裝訂后，存放入柜。第二，把好“檔案整理關”。嚴格依照國家、地方政府的法律法規以及單位的檔案管理工作規章，及時處理好歸檔文件的收集、整理、存放和檢查，并按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔等日常性工作。第三，把好“檔案保管關”。檔案管理人員應堅持做好檔案室的溫濕度記錄、庫房衛生清掃，做到檔案盒和資料架的擺放整齊有序。通過嚴把“三關”，進一步健全檔案管理的長效機制，這樣，既能保證檔案資料的安全保管，又能提高檔案管理現代化程度。

［參 考 文 獻］

［1］班麗影.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理［J］.科技創業家.2012（11）.

［2］薛英.信息時代高校檔案管理安全性研究［J］.民營科技.2012（8）.

［3］王薏涵.淺析信息化檔案管理安全防范之策略［J］.通訊世界.2015（4）.

（責任編輯：寧沈生）

信息化對企事業單位的檔案管理工作產生了深刻影響，面對檔案管理工作的主要問題，應從完善電子檔案文件的整理歸檔與管理規范，系統設計制定檔案管理的安全性方案、健全檔案管理的規章制度等三個方面，建設信息化時代的檔案管理工作長效機制。

信息化；檔案管理；機制

作者簡介：呂 峰（1968-），女，遼寧沈陽人，遼寧教育研究院館員，研究方向：檔案管理。

收稿日期2016-03-09

中圖分類號G20

文獻標識碼A