COSO框架下高校儀器設備購置專項資金管理

張小蒙， 任春曉， 王益民

(1. 天津中醫藥大學 資產設備處, 天津 300193；2. 中海油能源發展股份有限公司銷售服務分公司計劃財務部, 天津 300457)

資產管理

COSO框架下高校儀器設備購置專項資金管理

張小蒙1， 任春曉2， 王益民1

(1. 天津中醫藥大學 資產設備處, 天津 300193；2. 中海油能源發展股份有限公司銷售服務分公司計劃財務部, 天津 300457)

實驗室建設是專項資金重點扶持的領域之一。隨著專項資金投入力度的加大,其管理越來越復雜,問題不斷出現。從COSO內部控制框架下的控制環境等5要素入手,分析高校儀器設備購置專項資金管理內部控制的現狀及存在的問題,并提出針對性的改進建議,希望提高高校儀器設備購置專項資金的管理水平,從而充分發揮專項資金的效益。

COSO框架； 儀器設備購置； 專項資金

COSO(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission)框架是美國證券交易委員會推薦應用的唯一企業內部控制框架,是國際公認的綱領性企業內部管理文件。該框架認為企業內部控制包括5個要素:控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及監督。而且美國政府出臺的涉及公司治理、會計職業及證券市場監管等方面改革的“薩班斯法案”第 404 條款也清楚表明它能夠作為評價企業內部控制優劣的標準[1]。內部控制的目標包括保證經營的效率和效果、資產的安全和完整以及財務會計報告的可靠。

高校儀器設備的質量、精密程度和先進性等對學科和專業的發展有著不可替代的作用,在一定程度上決定著高校教學和科研水平的高低,隨著教育經費占財政收入4%目標的實現,我國對教育事業的投入日益增加,在財政資金金額有限的情況下只能通過投入長期階段性專項資金來扶持高等教育的發展,儀器設備購置是專項資金重點扶持的領域之一[2]。然而隨著專項資金投入力度的加大,其管理也越來越復雜,相關部門和高校對專項資金的管理跟不上高校硬件和軟件的發展,嚴重制約高校教學和科研水平的提高。

對專項資金進行管理的目標也是提高它的使用效率和效益,確保其對高校教學和科研發揮應有的作用。因此,借鑒COSO內部控制框架理論對高校儀器設備購置專項資金管理進行研究對于提高專項資金管理水平具有重要意義。隨著企業對內部控制研究的不斷深入,行政事業單位內部控制理論與實務也在不斷發展。2012年11月底我國財政部印發了《行政事業單位內部控制規范(試行)》(簡稱《規范》),要求相關部門自2014年1月1日起執行,該《規范》展現和借鑒了 COSO框架理論中的5個基本要素。高校作為相關單位應該以《規范》為基礎,考慮自身特點,建立相應的內部控制體系[3]。

1 專項資金及其特點

1.1 專項資金的概念

專項資金指的是財政部門下撥給各高校或者各高校自身設立的基本支出以外的用于專項工作或工程的資金,主要包括高校重點學科建設、科研、基建以及實驗室建設等[4],本研究的專項資金主要是指財政部門下撥給各高校購置儀器設備的專項資金。

1.2 專項資金的特點

(1) 專款專用。專項資金只能用于財政部門審批通過后規定的用途,不能用在其他方面。例如儀器設備購置專項資金只能用來購買教學、科研及辦公等所用儀器設備,不能用于師資隊伍建設和其他教學科研創新平臺與人才培養質量建設。

(2) 單獨核算。專項資金要獨立建賬,獨立核算,單獨管理。各高校需對專項資金專門設一套賬,其他資金和專項資金不能相互擠占,對專項資金的收支要單獨做賬,單獨管理。

(3) 專項報結。財務部門要定期就專項資金的使用情況編制專門報表,報送財政部查看[5]。各高校根據財政部門和市教委的規定定期編制關于專項資金的計劃、使用和結余情況的報表,報送相關部門審閱。

(4) 高時效性。專項資金的使用一般都有期限,超過規定時間未使用完畢,相關部門會減少對其下一階段的撥款或收回剩余資金。所以各高校需在規定的時間內按照計劃使用專項資金。

2 高校儀器設備購置專項資金管理內部控制現狀

2.1 控制環境

高校儀器設備購置專項資金是財政部下撥給各高校的,而不是高校自籌的,它的取得相對來說比較容易,所以大多數高校對這部分專項資金的內控管理意識不夠強,對內控的理解大多停留在財務角度,僅在經費使用標準、范圍和管理程序方面實施控制,往往忽略對業務流程的控制。

2.2 風險評估

風險評估主要是指相關部門通過清楚掌握儀器設備購置專項資金管理各個環節,找出各個環節存在的風險點,通過后續適當的控制活動來降低風險、提高專項資金的使用效益的一個過程[6]。而現實情況是相關部門對所管轄階段掌握程度不夠,或者雖然掌握了,仍然找不到關鍵風險點。

2.3 控制活動

控制活動是保證管理階層的指示得以執行的政策及程序,包括與授權、業績評價、信息處理、實物控制和職責分離等相關的活動[7]。高校儀器設備購置主要包含制定預算、大型儀器設備論證、審批、采購、簽訂合同、驗收以及付款幾個階段。預算的制定應當授權給設備使用教師,盡量縮小預算價格和實際價格的差距,保證專項資金快速高效的發揮其應有的作用。

然而有的高校設備管理部門代替教師制定預算,由于對其具體需求不甚了解,導致設備購置計劃遲遲不能完成,占用過多的專項資金,造成資金的浪費。另外,有的高校由于沒有建立采購管理系統,管理層不能很好地掌控儀器設備購置的進度。另外，大多數高校未建立針對專項資金管理的業績評價體系,影響相關部門的工作積極性。

2.4 信息與溝通

儀器設備購置管理是一個整體,由各環節管理,執行各自的工作,承擔各自的職責,相互配合,才能使整個購置計劃順利完成。但是實際工作卻往往不盡如人意,相關部門之間在信息傳遞、查詢、監督方面存在障礙,使儀器設備購置的資金流向與控制相脫節[8]。例如高校的設備管理部門往往不清楚財務狀況,不熟悉資金使用的相關規定、審批報銷流程,缺乏事前、事中控制；財務部門對計劃的執行情況不甚了解,對于資金使用缺乏分析；使事中、事后控制乏力；財政部門由于不清楚各高校儀器設備購置進度,到規定時間不能及時收回剩余的專項資金,缺乏事中、事后控制。

2.5 監督

內部監督作為基本要素之一,對于內部控制的有效運行和不斷完善起著重要的作用。財政部通過高校財務部門向其報送的儀器設備購置專項經費完成情況表對各高校的專項資金使用情況進行外部監督,以此為下一階段下撥專項資金數額的依據,然而對其真實性沒有經過充分的調查核實[9]。

除此之外,一些高校未建立監督部門對儀器設備購置情況進行監督,或者雖建立相應部門,但這些部門形同虛設,未起到應有的作用。

3 高校儀器設備購置專項資金管理內部控制存在的問題

3.1 相關工作人員知識面較窄,綜合管理水平較低

高校儀器設備購置專項資金管理主要涉及學校設備管理部門和財務部門,這2個部門工作人員的專業知識水平在一定程度上決定著專項資金的管理水平。有的高校相關工作人員知識面較窄,綜合管理水平較低[10]。如設備管理部門人員不了解財務部門管理制度、報銷流程、資金使用規則等,影響儀器設備付款階段的順利進行和儀器設備的購置進度；財務部門不了解儀器設備的購置流程,不能起到督促和監督作用。

3.2 預算制定不合理,與實際差距較大,影響專項資金使用效益

有的高校制定的儀器設備的預算價格與實際價格相差較大,甚至遠遠高于實際價格,尤其是進口儀器設備,由于匯率的變動導致制定預算時的價格與簽訂合同時的價格差距較大,這就使得儀器設備占用較多多余的資金,增加了專項資金的機會成本,降低了使用效益。有的高校使用教師制定預算時沒有進行仔細調查研究,提交的指標參數與實際儀器設備不符,經過多次招標始終沒有單位中標。影響儀器設備的購置進度和專項資金的及時使用。

3.3 大型儀器設備購置論證不及時,重復購置現象時有發生

大型儀器設備購置是高校專項資金支出的重要組成部分,論證其可行性對于避免設備重復購買、提高專項資金的利用率和使用效益具有至關重要的作用[11]。

有部分高校對大型儀器設備購置論證不重視,在購置前不進行論證,待需要時再補齊材料,導致重復購買的現象時有發生,一方面使得設備閑置浪費,另一方面急需設備因缺乏資金不能購買,影響專項資金作用的發揮[12]。

3.4 忽略購置各環節流程控制,影響購置活動的執行進度

儀器設備購置計劃的執行進度受購置活動各環節的影響,執行過程中任何環節進展不順利,都會阻礙整個購置計劃的進行,進而使得專項資金在規定使用年度內有較多結余,不僅影響到高校的教學、科研工作,也降低了專項資金的使用效益。

高校在儀器設備購置管理過程中往往忽略對購置各環節流程的控制,而且不同環節一般由不同的人員管理,缺少對整個購置計劃的進度實時監控的人員,不能起到督促作用,使得整個購置計劃不能如期進行。

3.5 相關部門各司其職,缺乏溝通交流

高校儀器設備購置管理工作主要涉及財務部門和設備管理部門,在該項工作進行過程中,這2個部門往往各司其職,缺乏溝通交流。如財務部門沒有將專項資金管理制度,報銷流程,專項資金使用期限等適時與設備管理部門溝通,設備管理部門也沒有將儀器設備的購置進度定期告知財務部門,導致2個部門信息不對稱,影響儀器設備購置計劃的執行進度和專項資金的使用效益。

3.6 監督力度不夠,出現挪用、突擊使用專項資金的情況

由于專項資金具有時效性,內部控制水平較低造成儀器設備購置實際進度慢于計劃進度,加之監督力度不夠,使得一部分高校將專項資金挪用、突擊使用的情況時有發生。如有的高校在專項資金使用期限截止前將本應由課題資金購買的儀器設備款項,使用專項資金支付；有的高校通過修改合同付款方式,由原來的到貨付款修改為貨到前先預付一部分貨款方式,盡快使用即將到期的專項資金；有的高校為了能夠使用即將到期的資金,與供應商協商一致,通過制造虛假憑證等方式,將款項先打入其名下,事后再將款項取出使用[13]。

4 提高高校儀器設備購置專項資金管理水平的建議

4.1 對相關工作人員進行培訓,提高專業管理水平

高校財務部門負責人比較了解專項資金管理制度和具體報銷流程,設備管理部門負責人對儀器設備購置流程了解較深入。可以分別由財務部門和設備管理部門的負責人對對方部門的工作人員進行培訓,提高彼此的知識水平和綜合管理能力。

4.2 建立有效的儀器設備購置專項資金績效評價管理體系

績效評價管理體系是一種目標管理，也是責任管理,能夠客觀公正地評價專項資金使用情況,為如何科學合理地使用資金提供依據。高校建立有效的儀器設備購置專項資金績效評價管理體系,有利于規范這部分資金的管理并提高其使用效益。具體操作如下:一是制定儀器設備購置專項資金使用制度，如使用原則、審批程序、組織管理、目標和獎懲措施等,保證其管理有章可循。二是建立專項資金使用情況指標評價體系,可以客觀公正地評價其使用效率和效益。三是建立績效評價反饋并進行科學改良的良好循環機制[14]。

4.3 展開儀器設備購置專項資金使用的跟蹤審計

對高校專項資金進行跟蹤審計是內部控制體系的關鍵組成部分,它在規范專項資金管理、發現風險和提高經濟效益方面發揮著不可替代的作用。首先,需要明確審計儀器設備購置專項資金管理的哪些方面,保證審計管理覆蓋到購置活動的全過程。其次,掌握每個階段儀器設備購置專項資金管理的審計重點、是否專款專用和專項管理、有無挪用、突擊使用專項資金的情況等。最后,應用審閱測評法輔助內部審計[15]。

4.4 使用儀器設備購置管理系統,實時關注購置進度

自行研發或者由軟件公司代為開發一套適合本高校實際情況的采購管理系統,能夠在很大程度上提高儀器設備采購工作的效率,而且準確性也會得到很大提高。采購管理系統的使用能夠使設備管理部門的每個人了解到儀器設備的購置進度,負責人也能夠實時關注,結合專項資金的使用期限及時督促購置計劃的進行。

4.5 加強設備管理部門和財務部門的溝通交流

設備管理部門和財務部門可以選擇通過定期會議的方式及時進行溝通交流,參會人員可以就儀器設備購置進度、采購過程中遇到的困難、驗收和付款過程中碰到的問題以及專項資金使用情況等及時溝通,及時解決相關問題,保證儀器設備購置計劃的順利進行,提高專項資金的使用效益。

5 結語

高校實驗室建設是專項資金重點扶持的領域之一,儀器設備購置是實驗室建設的主要部分。隨著專項資金投入的不斷增加,用于儀器設備購置的資金也越來越多,其管理也日益復雜,如何對這部分專項資金進行管理、提高其使用效益并充分發揮其對實驗室建設的作用就成為各高校需要重點考慮的問題。以COSO框架為理論基礎,分析了高校儀器設備購置專項資金管理的現狀、存在的問題,并提出針對性解決方案,希望對提高專項資金管理水平和使用效益提供有益借鑒。

References)

[1] 畢天睿.PDCA理論在高校專項資金績效管理中的應用[J].會計之友,2016(3):86-90.

[2] 張愛民,趙琳.淺析民辦高校實驗室建設政府專項資金的內部控制[J].實驗室研究與探索,2015,34(10):230-233.

[3] 易慧霞.COSO框架下高校修繕專項資金管理內部控制設計探討--行政事業單位內部控制規范在高校修繕專項資金管理中的應用[J].經濟師,2015(11):130-132.

[4] 唐雅.高校專項資金管理研究[J].中國管理信息化,2015(18):30-31.

[5] 黃超.高校專項資金管理模式研究[J].北京財貿職業學院學報,2015,31(2):48-50.

[6] 張雪芹.對構建高校專項資金預算管理體系的幾點思考:基于績效預算的視角[J].會計之友,2009(11):21-23.

[7] 朱夏玲. 高校財政專項資金管理現狀與對策[J].財會通訊,2013(2):79-80.

[8] 王立楠.對高校專項資金管理的思考[J].理論前沿,2011(10):267-268.

[9] 鄧暢. 高校修購專項資金預算管理有待規范[J].行政事業資產與財務,2014(2):82-83.

[10] 劉晗. 高校專項資金管理的問題與對策[J].中國市場,2012(27):95-96.

[11] 凌輝,張黎偉,周勇義,等. 大型儀器購置可行性論證的方法與流程[J].實驗室研究與探索,2013,32(10):224-227.

[12] 凌輝,張黎偉,張媛. 加強大型儀器設備購置論證 維護國有資產安全[J].實驗技術與管理,2014,31(2):224-226.

[13] 劉航.高校財政專項資金管理現狀及改進措施[J].經濟視角,2013(4):151-152.

[14] 王曉華.加強高校專項資金管理之我見[J].北京教育,2011(7):112-113.

[15] 黃麗娜.芻議高校專項資金內部管理體系的構建:基于績效視角[J].包頭職業技術學院學報,2013,14(3):34-38.

Management of special funds for instruments and equipment purchasing in colleges and universities under COSO framework

Zhang Xiaomeng1, Ren Chunxiao2, Wang Yimin1

(1. Assets and Equipment Department, Tianjin University of Traditional Chinese Medicine, Tianjin 300193, China; 2. Finance and Planning Department, CNOOC (China National Offshore Oil Corporation) Energy Development Co., Ltd., Tianjin 300457, China)

Laboratory construction is one of the key areas that special funds support.With the increase of special funds investment, its management becomes more and more complex, and the problems continue to emerge. This paper analyses the present situation and problems of the internal control management of the special funds for instruments and equipment purchasing in colleges and universities from the COSO(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) internal control framework in five aspects including the control environment, and then puts forward the corresponding suggestions, hoping to provide beneficial references for improving the special funds management level for instruments and equipment purchasing and gives full play to the efficiency of the special funds.

COSO framework; instruments and equipment purchasing; special funds

10.16791/j.cnki.sjg.2016.12.069

2016-06-03

天津市普通高等學校本科教學質量與教學改革研究計劃(A07-1104)

張小蒙(1987—),女,山東濱州,碩士,實驗師,從事儀器設備管理

E-mail：zhangxiaomeng19112@163.com

王益民(1962—),男,天津,博士,研究員,博士生導師,天津中醫藥大學資產設備處處長,研究方向為生物醫學工程.

E-mail：zylzmyh@163.com

G647

: A

: 1002-4956(2016)12-0275-04