高校重點(diǎn)學(xué)科基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理的實(shí)踐與思考

汪　青, 張　晶

(北京理工大學(xué) 檔案館, 北京　100081)

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高校重點(diǎn)學(xué)科基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備檔案管理的實(shí)踐與思考

汪青, 張晶

(北京理工大學(xué) 檔案館, 北京100081)

加強(qiáng)高校設(shè)備檔案管理對提高高校資產(chǎn)使用效能及順利通過基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收具有重大意義。該文以北京理工大學(xué)某重點(diǎn)學(xué)科基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)備儀器檔案管理驗(yàn)收結(jié)果為例,分析了在這一領(lǐng)域中存在的主要問題,并提出改進(jìn)的建議。

重點(diǎn)學(xué)科； 設(shè)備檔案； 檔案管理

1　教學(xué)科研設(shè)備檔案管理的重要性

高校肩負(fù)著雙重任務(wù),即培養(yǎng)高級人才和產(chǎn)出高質(zhì)量的科研成果。要高質(zhì)量辦好高校教學(xué)和科研,就必須搞好各個學(xué)科的實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研基礎(chǔ)和大型儀器設(shè)備等基本建設(shè)工作。

儀器設(shè)備是高校賴以完成實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研課題必不可少的工具。先進(jìn)的儀器設(shè)備是創(chuàng)新式教學(xué)和科研的重要組成部分,是培養(yǎng)創(chuàng)新人才的先進(jìn)手段,是產(chǎn)出高水平學(xué)術(shù)論文和創(chuàng)新型科研成果的重要支撐條件,并在很大程度上成為高校教學(xué)能力和科研能力的標(biāo)志,代表著高校的發(fā)展水平。近些年,我校兵器科學(xué)與技術(shù)重點(diǎn)學(xué)科實(shí)驗(yàn)室購置了許多大型儀器設(shè)備,建立好大型儀器設(shè)備檔案、管理好其檔案是充分發(fā)揮其作用的前提條件。

設(shè)備檔案是每一臺(套)設(shè)備從醞釀購置到它的報(bào)廢過程的真實(shí)記錄,對評價(jià)設(shè)備的作用、效益和考核高校管理水平有著極重要的作用。因此,設(shè)備檔案是進(jìn)行技術(shù)活動和經(jīng)濟(jì)活動不可缺少的權(quán)威性文件,是基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)。如何發(fā)揮設(shè)備檔案管理在教學(xué)和科研中的作用,是固定資產(chǎn)管理的重要任務(wù)。

2　我校重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備檔案驗(yàn)收的現(xiàn)狀與問題

我校是全國“985工程”高校之一。我校的兵器科學(xué)與技術(shù)專業(yè)是國家一級重點(diǎn)學(xué)科,在教育部多次全國高校教學(xué)質(zhì)量評估中名列前茅,是培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)的本科生、碩士研究生、博士研究生(含博士后)及企業(yè)高級技術(shù)進(jìn)修人員的基地。

該重點(diǎn)學(xué)科于2014年完成的工信部投資基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目，根據(jù)2014年我校基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收總結(jié)情況,新增儀器設(shè)備及軟件176臺(套),其中進(jìn)口34臺(套),新建實(shí)驗(yàn)室面積2 650.5m2,改造面積252m2。該項(xiàng)目竣工時形成檔案共計(jì)159卷,其中綜合性管理文件與招投標(biāo)文件共33卷,設(shè)備及軟件檔案126卷。我校實(shí)行檔案館、實(shí)驗(yàn)設(shè)備處、使用單位三級機(jī)構(gòu)檔案管理,按照設(shè)備檔案管理原則、價(jià)值重要度、檔案利用方便性分類管理。由于我校檔案館庫房面積有限,存貯檔案類別又多,全部保存所有設(shè)備檔案會造成庫房面積的緊張和檔案利用的不便,為此我校檔案館對40萬元以上的大型儀器設(shè)備及軟件形成檔案57卷,占總數(shù)45%,由檔案館集中統(tǒng)一管理；對40萬元以下的儀器設(shè)備及軟件設(shè)備形成檔案69卷,由設(shè)備使用單位保管,檔案館掌握其設(shè)備檔案目錄；所有儀器設(shè)備均由實(shí)驗(yàn)設(shè)備處和使用單位建立設(shè)備檔案信息庫。

檔案館收集的基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告內(nèi)容包括建設(shè)概況、建設(shè)完成情況、工程質(zhì)量情況、財(cái)務(wù)決算情況、項(xiàng)目竣工情況和歸檔情況、綜合經(jīng)濟(jì)分析、“三同時”執(zhí)行和檔案驗(yàn)收情況、工作存在問題及處理意見、項(xiàng)目建設(shè)主要經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、附表、附件。其中建設(shè)完成情況是反映該項(xiàng)目核心技術(shù)部分的執(zhí)行情況,是項(xiàng)目能否通過驗(yàn)收的依據(jù),包括建筑安裝工程完成情況、設(shè)備儀器配備情況、招投標(biāo)情況、未完工程、多余或尚缺設(shè)備情況及處理意見[4-6]。

實(shí)驗(yàn)設(shè)備處建立的設(shè)備檔案信息庫內(nèi)容包括使用單位、設(shè)備編號、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)資料、單價(jià)/元、采購日期、領(lǐng)用人、存放地點(diǎn)等信息。

使用部門建立的設(shè)備檔案信息庫內(nèi)容包括設(shè)備名稱、設(shè)備編號、型號、廠家、數(shù)量、價(jià)格、采購日期、功能用途、性能指標(biāo)、設(shè)備組成、外觀照片、技術(shù)資料、領(lǐng)用人、存放地點(diǎn)、實(shí)驗(yàn)室布局等信息。

三江平原東起烏蘇里江、西到湯旺河及牡丹江分水嶺、南至興凱湖及綏芬河分水嶺，區(qū)域面積10.57×104 km2，占黑龍江省總面積的23%；其中，平原區(qū)面積5.80×104 km2，占三江平原區(qū)域面積54.9%[1]?，F(xiàn)有耕地439×104 hm2，水稻種植面積205×104 hm2；分別占黑龍江耕地、水稻種植面積的29.9%和50.9%[2]。

工信部委托中國兵器工業(yè)檔案館對我校重點(diǎn)學(xué)科基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題主要有：

(1) 部分設(shè)備和軟件采購合同及技術(shù)協(xié)議的日期簽署不全；

(2) 部分歸檔材料未按照技術(shù)協(xié)議要求進(jìn)行歸檔；

(3) “三同時”執(zhí)行情況、相關(guān)基建方面的文件材料應(yīng)及時歸檔；

(4) 光盤等電子文檔與紙質(zhì)載體的檔案混合存放,不利于保護(hù)電子檔案。

分析我校設(shè)備檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn),整體項(xiàng)目歸檔情況符合國家的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求,可以通過檔案驗(yàn)收。但檔案驗(yàn)收中普遍存在一些共性問題,究其原因，主要是合同簽署程序不夠規(guī)范、隨機(jī)文件材料收集和歸檔不夠規(guī)范、歸檔不夠及時、對隨機(jī)電子文件歸檔保存缺少明確的規(guī)定等[7-8]。

3　做好設(shè)備檔案管理工作的思考

3.1建設(shè)好大型項(xiàng)目設(shè)備檔案管理體系

大型項(xiàng)目一般涉及多個不同的業(yè)務(wù)部門,由不同的管理部門和參建單位來共同完成,建設(shè)周期長,容易帶來由于檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定造成檔案文件流失,需要建立集中統(tǒng)一的管理模式[9]。高校一般有檔案管理部門、設(shè)備管理部門和設(shè)備使用單位(參建單位),為做好項(xiàng)目檔案管理工作,應(yīng)建立對各部門分管領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)制,由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)所有建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)問題,檔案部門負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目檔案各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)和立案、歸檔工作,使用部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)過程中形成文件的收集、整理,共同實(shí)施項(xiàng)目檔案的管理,各負(fù)其責(zé),確保檔案收集和歸檔及時、統(tǒng)一。

3.2加強(qiáng)設(shè)備管理部門監(jiān)督作用

設(shè)備管理部門既是檔案部門和設(shè)備使用單位的紐帶,也是項(xiàng)目管理性文件產(chǎn)生的主要部門,每臺儀器設(shè)備的申報(bào)、購進(jìn)和報(bào)賬過程都是由設(shè)備管理部門參與和監(jiān)督的[10-11]。同時,設(shè)備管理部門需督促使用單位,協(xié)助檔案部門做好設(shè)備使用過程中的各種記錄材料的建立和收集工作,保證使設(shè)備檔案能夠成為每一臺設(shè)備的完整歷史。

3.3明確設(shè)備檔案收集內(nèi)容和范圍

一般涉及設(shè)備檔案收集和管理的部門主要有設(shè)備管理部門和使用單位,檔案部門應(yīng)為設(shè)備管理部門、使用單位的檔案收集和立卷工作及時提供檔案管理指導(dǎo),可以通過檔案管理知識培訓(xùn)和工作流程清單的方式進(jìn)行,詳細(xì)明確設(shè)備檔案收集內(nèi)容和范圍,避免文件材料的收集過多或流失[12-14]。

設(shè)備開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收文件、隨機(jī)文件等,應(yīng)由設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)收集和立卷；設(shè)備的申請報(bào)告、論證報(bào)告,項(xiàng)目主管部門的批復(fù)與請示、會議紀(jì)要、合同原件以及設(shè)備進(jìn)口過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件等管理性文件,應(yīng)由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集和立卷。每個過程結(jié)束后,及時移交給檔案部門,以免缺失。

3.4加強(qiáng)高校設(shè)備管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

提高設(shè)備檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)水平是搞好高校設(shè)備檔案管理工作的先決條件,最好是建立一支高素質(zhì)和相對穩(wěn)定的設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍,要及時對相關(guān)管理人員進(jìn)行設(shè)備檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn),使他們熟悉檔案管理各方面的專業(yè)知識、管理程序和制度。必要時,應(yīng)增加檔案管理問題通報(bào)制度和檔案管理工作質(zhì)量考評制度。

4　結(jié)語

做好基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)備檔案管理,是保證基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目順利通過檔案驗(yàn)收和項(xiàng)目驗(yàn)收的前提,需要學(xué)校各級設(shè)備管理部門重視設(shè)備檔案管理工作,不斷完善設(shè)備檔案管理工作方法,從而使高校固定資產(chǎn)的使用效率,發(fā)揮其最大效能。

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Practiceandconsiderationonequipmentarchivesmanagementofuniversitykeysubject’sfundamentalconstructionprojects

WangQing,ZhangJing

(Archives,BeijingInstituteofandTechnology,Beijing100081,China)

Itisofgreatsignificancetostrengthenthemanagementofuniversityequipmentarchivesforincreasingtheusageefficiencyofuniversityassetsandsuccessfullypassingthefundamentalconstructionprojectcheck-acceptance.Basedontheequipmentarchivesmanagementofthekeysubject’sfoundationalprojectsinBeijingInstituteofTechnology,thispaperanalyzesthemainexistingproblemsinthesubjectfieldandputsforwardtheimprovementsuggestions.

keysubject;equipmentarchives;archivesmanagement

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.05.069

2016- 03- 01修改日期：2016- 03- 21

汪青(1963—),女,重慶,本科,工程師,主要從事檔案管理工作.

E-mail：yn@bit.edu.cn

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1002-4956(2016)5- 0261- 03