辦公自動化背景下對檔案管理工作的思考

劉晶磊

【摘要】在辦公自動化的影響下，檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了巨大的變化，使其與辦公自動化之間形成了良好的互動效應。鑒于此，本文主要基于辦公自動化背景，提出幾點將辦公自動化應用于檔案管理工作的措施，僅供參考與借鑒。

【關鍵詞】辦公自動化；檔案管理；信息化技術

辦公自動化是一個隨著時代與技術發(fā)展持續(xù)變化與更新的抽象理念。處在信息時代，信息化技術在各行各業(yè)中的普及滲透越來越廣泛，其在拓展人們視野的同時，進一步增加海量信息的汲取，促進工作效率的大幅提升。隨著自動化、現(xiàn)代化理念在檔案管理工作中的不斷滲透，復雜、繁瑣的人工操作逐漸被精確、便捷的辦公自動化技術所取代，檔案管理工作正朝著更為人性化、規(guī)范以及實際的層面發(fā)展，辦公自動化必然成為檔案管理工作必然的重要特征。

一、提升檔案系統(tǒng)整體水平

提升檔案系統(tǒng)整體水平是促進檔案管理工作自動化建設的基礎性工作。這就需要各個檔案管理機構依照系統(tǒng)集成要求的理念來將辦公自動化應用于檔案管理工作中，檔案自動化建設的關鍵在于整個系統(tǒng)，在組成系統(tǒng)的節(jié)點方面，橫向與縱向都需要滿足相應的要求，保障整個檔案系統(tǒng)的綜合優(yōu)勢，在提升檔案系統(tǒng)整體水平的同時，進一步提升綜合能力。一個關鍵的節(jié)點極有可能導致整個系統(tǒng)本身不夠通暢，然而全部的節(jié)點無論是在裝備水平，亦或是在應用能力方面都無法齊頭并進，因此，應當積極鼓勵水平較高的企業(yè)提升檔案系統(tǒng)整體水平，通過在一些企業(yè)中構建水平較高的試點，以此來總結(jié)相應的經(jīng)驗，全面推進整個系統(tǒng)水平的提升。

二、加大標準化建設力度

首先，檔案管理流程標準化建設。所謂檔案管理流程標準化建設，指得是針對檔案資料的前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程實施標準化處理，保障檔案管理實現(xiàn)高度的統(tǒng)一、規(guī)范。其次，檔案管理體制標準化建設。現(xiàn)階段，我國許多單位的文件管理與檔案管理工作仍舊沿用分開管理的方式，分別設置兩個管理部門開展管理工作，而該種模式直接致使檔案管理部門無法針對檔案文件的前期進行有效地控制。針對上述狀況，應當從管理體制層面著手，進一步規(guī)范管理體制。各個機構應當針對文件管理與檔案管理實施統(tǒng)一的管理，以此來促使兩者協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案管理機構則可以實現(xiàn)針對文件前期處理進行控制的目標，使得文件前期處理與控制能夠納入檔案管理機構的職責范疇，為文件的有效歸檔奠定良好的基礎。最后，技術操作標準化建設。各個單位在進行檔案信息管理系統(tǒng)設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數(shù)等實施標準化設置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

三、加大軟硬件基礎建設力度

檔案管理軟硬件基礎設施直接關系到檔案管理自動化建設的質(zhì)量與效率，這就需要各個檔案部門加大軟硬件基礎建設力度。針對硬件設施建設層面，除了檔案部門以外，單位其他部門也應當保障硬件設施的匹配性與兼容性，同時有效保障單位內(nèi)部網(wǎng)絡的安全性，進一步保障檔案信息資料在傳輸進程中的安全性及穩(wěn)定性。針對軟件基礎建設方面，各個單位可以嘗試外包的方式，設計符合檔案管理自動化建設的管理軟件，同時還應當加大檔案管理軟件的推廣力度，使得各個單位之間的檔案管理軟件能夠進行良好的兼容與匹配，使得檔案管理網(wǎng)絡能夠逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網(wǎng)點多的網(wǎng)絡，能夠為檔案管理工作共建共享提供堅實的網(wǎng)絡基礎。

四、改革管理機制及監(jiān)督機制

改革管理機制對促進檔案管理自動化建設具有至關重要的作用。這就需要各個單位在進行檔案管理自動化建設的過程中，必須要嚴格根據(jù)國家與地方主管機構推薦的相應標準，綜合參考自身的實際情況，針對檔案管理機制進行改革。主管機構應當將檔案管理自動化建設納入到檔案管理工作的業(yè)績考核指標，在進一步提升單位對檔案管理自動化建設的重視程度的同時，激發(fā)廣大工作人員的能動性，能夠更為主動地投入到檔案管理自動化建設工作中。

科學合理的監(jiān)督機制能夠保障檔案管理自動化建設的有序開展，通過對檔案管理自動化建設進程中進行有效的監(jiān)督與制約，能夠保障相關工作始終處于法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)開展。這就需要各個單位綜合參考自身的實際情況，充分利用內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，使得兩者進行互相合作、互相結(jié)合、互相補充，進一步保障檔案管理自動化建設高效、穩(wěn)定的開展。

綜上所述，辦公自動化對檔案管理工作提出了更高的要求與標準，其同時也是促進檔案管理工作與各個部門進行有效對接的重要途徑。這就需要各個單位意識到檔案管理自動化建設的重要性，促使檔案管理與辦公自動化進行有效的融合，以此來提升檔案信息的利用價值與檔案管理工作的質(zhì)量。

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