人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策探討

張宏圖

【摘要】隨著我國信息網絡技術的不斷發展，人事檔案的管理也緊隨時代發展的潮流越來越趨向于信息化，這樣不僅提高了人事檔案管理的效率和安全，也促進了事業單位人事檔案管理制度的改革。本文通過分析事業單位實現人事檔案信息化管理的重要意義，并且研究當前人事檔案信息化管理面臨的挑戰，最后制定合理有效的措施，進一步完善人事檔案信息化管理。

【關鍵詞】人事檔案；信息化管理；挑戰；對策

一、分析人事檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于提高人事檔案管理工作的效率。當前，各個行業領域的事業單位都在逐步利用現代信息技術將人事檔案管理進行信息化發展，這樣不僅促進了人事檔案數據資源的共享，提高了信息管理的標準，也彌補了以往傳統落后的紙質載體人事檔案的利用率較低、工作量較大以及費時費力等不足，提高了人事檔案管理工作的效率，增強了人事檔案信息化管理的時效性，使人事檔案資源可以實現多次反復使用，有利于保護人事檔案，促進人事檔案管理事業的健康快速發展。

（二）有利于完善事業單位人事檔案管理制度。隨著電子信息技術的深入發展，給各大小事業單位了解人才的基本信息資料時提供了便利，人員的信息通過收集、整編和管理可以自動、實時的從人事檔案信息數據庫中獲取，使事業單位可以快速精確地選拔和管理優秀人才。另外，事業單位也可以在員工工作期間通過人事檔案信息化管理來查看員工的工作表現，使員工的才華和能力充分體現出來，從而有利于事業單位對員工更好地監督和人事安排，有利于進一步完善事業人事檔案管理制度，促進事業單位的可持續性發展。

二、分析現階段人事檔案管理信息化面臨的挑戰

現階段的人事檔案信息化管理雖然取得了很大的進步和發展，但其中仍然存在著一些不足之處，學校等事業管理部門對人事檔案管理的安全不夠重視，管理模式和數據庫資源都比較落后，相關的配套設施和員工素質還有待提高等等，使人事檔案信息化管理面臨著諸多的挑戰。

（一）缺乏對人事檔案信息化管理的安全重視和總體規劃。我國現代信息技術的發展較晚，有部分事業單位對人事檔案信息化管理的認識較少，以學校的人事檔案管理為例，學校的人事檔案管理部門對其安全建設方面的重視程度較低，沒有樹立計算機網絡安全的意識，這樣既有可能出現電腦病毒和一些網絡黑客對學校人事檔案信息安全的破壞，而且學校領導缺乏對人事檔案信息化管理的總體規劃，使學校各個部門的數據信息難以實現資源共享，使人事信息資源開發重復。人事檔案信息數據庫建設比較落后，有些數據信息不僅不完整、不真實，并且對一些錯誤的信息也沒有進行及時修改補充，這些問題嚴重威脅著人事檔案信息化管理的健康持續發展。

（二）相關的軟硬件配套設施較差，相關工作人員的整體素質水平較低。目前，人事檔案信息化管理發展水平比較低，甚至還存在使用傳統紙質的檔案管理模式，比較缺乏人事檔案管理的軟硬件配套設施，這使人事檔案管理工作的效率較低，難以為事業單位快速提供準確全面的檔案信息。另外，事業單位對于從事人事檔案信息化管理工作的人員缺乏標準化、規范化的管理，使相關工作人員的整體素質水平較低，沒有掌握專業的人事管理知識和相關的技能，而且還會出現一些怠工、違反人事紀律，違規等現象，這嚴重阻礙著人事檔案信息化建設的進程。

三、提出合理有效的措施進一步完善人事檔案信息化管理

（一）建立健全相關的法律法規，保障人事檔案信息化管理的發展。為了有效促進人事檔案信息化管理的發展，事業領導就要加強對人事檔案信息化管理的重視，通過一系列的法律法規來進行約束和管理，這樣才能使人事檔案信息化管理工作更加規范和標準，避免出現一些安全隱患，確保人事檔案信息的安全性，并且要不斷修改相關的制度，使其更好地適應當前人事檔案信息化管理的發展，這樣才能保障人事檔案信息化管理的安全可持續發展。

（二）提高人事檔案管理工作人員的專業水平和素質。事業單位還應提高人事檔案管理工作人員的專業水平和素質，培養工作人員的服務意識，使他們認識到自身工作的重要性和性質。事業單位要建立起長效的培訓機制，定期加強對人事檔案管理工作人員的專業、道德和法律培訓，使他們可以熟練操作計算機網絡技術等，提高工作效率，保證信息的查詢、傳遞和共享，還應強化工作人員的道德和法律意識，使他們嚴格按照相關制度辦事，不發生違規等情況，確保人事檔案信息的完整、真實和安全，從而促進人事檔案信息化管理的進一步發展。

四、結束語

實現人事檔案信息化管理是現代事業發展中的必然趨勢，對于提高人事檔案管理工作的安全和效率具有積極的作用。面對當前人事檔案信息化管理上的不夠重視，并且缺乏總體規劃以及相關的軟硬件配套設施較差，相關工作人員的整體素質水平較低等等挑戰。事業單位就要通過建立健全相關的法律法規以及提高人事檔案管理工作人員的專業水平和素質等措施來進一步完善人事檔案信息化管理的發展。

【參考文獻】

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