人力資源檔案管理問題的探討

崔啟順

【摘要】我國人力資源和社會保障局雖然成立時(shí)間不長，但是服務(wù)對象非常廣泛，檔案信息資料很多，項(xiàng)目較為繁雜，為人力資源檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。只要加強(qiáng)對人力資源檔案的管理，提高管理的質(zhì)量與效率，才能充分發(fā)揮出人力資源檔案應(yīng)有的作用。本文通過分析當(dāng)前人力資源檔案管理中的問題，提出了行之有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】人力資源；檔案管理；問題

近年來我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展很快，人才逐步成為了各行業(yè)之間的競爭因素。人力資源和社會保障局承擔(dān)著管理服務(wù)的職能，負(fù)責(zé)人才的調(diào)用和人才檔案的管理，是為社會提供人力資源的重要場所。人力資源和社會保障局是否穩(wěn)定發(fā)展，尤其是人力資源檔案管理工作是否有效進(jìn)行，對社會勞動人員的社會福利待遇情況影響很大。因此，要針對當(dāng)前人力資源檔案管理中的問題，積極探索有效的解決措施，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、人力資源檔案管理的問題

（一）不重視人力資源檔案管理。我國勞動人口數(shù)量極為龐大，人員結(jié)構(gòu)也非常復(fù)雜，人力資源檔案數(shù)量多、程序繁雜。在人力資源管理工作中，由于缺少硬件設(shè)備不夠完善，導(dǎo)致很多檔案歸檔不及時(shí)，甚至出現(xiàn)丟失的情況，無法保證人力資源檔案的完整性。

（二）管理機(jī)制不完善。人力資源檔案管理涉及范圍很大，以往主要將人力資源檔案分為不同類型，由不同部門負(fù)責(zé)保管。因?yàn)槿肆Y源檔案由各部門分配管理，讓檔案信息有一定共通性，需要各部門之間互相配合、高效協(xié)助。但是實(shí)際工作中各部門相互獨(dú)立，很少進(jìn)行溝通，因此人力資源檔案管理難度很大。此外，由于分開管理檔案，極大增加了管理人員的工作量，不利于人力資源和勞動保障部門的統(tǒng)一管理，難以滿足現(xiàn)階段社會發(fā)展要求。

（三）管理模式不先進(jìn)。人力資源檔案管理通常采取傳統(tǒng)模式，將檔案根據(jù)卷數(shù)整理，雖然較為科學(xué)合理，但是也有著諸多缺陷，尤其是檔案數(shù)量的與日俱增，管理人員面對著日益增大的工作量，難免出現(xiàn)差錯。并且檔案由多人經(jīng)手后，保存卷內(nèi)容不明確，不利于后期的使用，加大了工作交接量。這需要人力資源和社會保障局積極創(chuàng)新檔案管理模式，切實(shí)提升檔案管理的效率。

二、人力資源檔案管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。人力資源和社會保障局應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變觀念，提高對人力資源檔案管理工作的重視。應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理宣傳范圍，政府相關(guān)部門要加大支持力度，逐步投入更多的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)要重視綜合檔案室的建設(shè)，便于更好地收集、整理和加工檔案資料，保證檔案信息的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。要加快檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，讓人力資源檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，以此發(fā)揮出人力資源檔案服務(wù)社會發(fā)展的作用。

（二）加快機(jī)構(gòu)建設(shè)步伐。當(dāng)前人力資源檔案數(shù)量越來越大，工作繁瑣而復(fù)雜，必須安排更多的管理人員。人力資源和社會保障局要結(jié)合實(shí)際情況，優(yōu)化檔案管理人員配置，嚴(yán)格做好分崗分責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個人，確保安排足夠的人員，為人力資源檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障。同時(shí)還要從人力資源檔案管理工作實(shí)際需求出發(fā)，合理設(shè)置檔案室，完善設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理物資資源的科學(xué)合理分配，并加大對電子檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用，最大限度減少浪費(fèi)資源的情況。

（三）加強(qiáng)檔案的信息化管理。在人力資源管理工作中，還要采取信息化管理方式，加大對電子檔案的應(yīng)用，從而有效提升檔案管理效率，這與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，不會出現(xiàn)磨損、丟失的問題，能夠長期進(jìn)行保存。這樣既可以節(jié)約資金投入，還讓人力資源檔案管理更加智能化、科技化、現(xiàn)代化，也簡化了檔案管理工作流程，減少檔案管理人員的工作量，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化盡快實(shí)現(xiàn)。對此先要確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到人力資源檔案管理中，各部門要嚴(yán)密分工、密切配合、主動協(xié)作。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的信息化管理，應(yīng)將相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一起來，對網(wǎng)絡(luò)溝通與信息共享工作進(jìn)行規(guī)范，在人力資源檔案信息的交換、傳遞和共享過程中，必須明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并建立起完善的信息化檔案管理體系。這樣既能夠有效提升人力資源檔案管理的效果，還加大了檔案資料的保護(hù)力度，避免出現(xiàn)丟失及被非法獲取利用的情況。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。當(dāng)前，人力資源檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)較大，知識體系落后，未能及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念。隨著人力資源檔案業(yè)務(wù)的增加，先進(jìn)設(shè)施設(shè)備的應(yīng)用，對檔案管理人員的素質(zhì)與能力提出了更高的要求。因此，人力資源和社會保障局要提高重視，定期組織對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們熟悉新的檔案法律法規(guī)，切實(shí)增強(qiáng)法律意識與責(zé)任意識，轉(zhuǎn)變管理理念，牢固掌握先進(jìn)的管理技術(shù)與方法，以此實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作的快速發(fā)展。此外，為從整體上提升人力資源檔案管理隊(duì)伍的水平，對隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，需要盡快引進(jìn)一批具備現(xiàn)代化管理理念、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力強(qiáng)的專業(yè)人才。

三、結(jié)語

總之，人力資源檔案管理工作涉及范圍廣、任務(wù)繁重，為有效提升檔案管理工作的有效性與高效性，要從現(xiàn)階段人力資源檔案管理工作情況出發(fā)，找到問題的原因，積極探索有效的解決措施。此外人力資源和社會保障局還要將各部門工作協(xié)調(diào)好，優(yōu)化資源配置，建立完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格落到實(shí)處，提升人力資源檔案管理工作的效果，為社會提供更好的服務(wù)，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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