病案延遲歸檔的原因及改進探討

蘭海燕

【摘要】病案歸檔在醫院資料的檔案管理中處于重要地位，病案延遲歸檔會造成上報數據失真、報銷延誤等嚴重的問題，應該進行嚴厲制止。本文主要通過分析病案延遲歸檔的原因，提出針對性的解決策略，以期提高醫院病案歸檔管理的質量與水平。

【關鍵詞】病案；延遲；歸檔；原因

實際生活中，普通門診病案一般由患者自行保管，而住院病案（包括急診留觀）必須由醫院保管，由病案室統一管理歸檔的病案。在醫院工作中，對病案進行及時歸檔管理，能夠提高醫院檔案的監督管理水平。

一、病案延遲歸檔的原因分析

（一）沒有健全的監督管理制度，缺乏有效的管理。醫院的領導以及科主任在病案管理的重視度上存在忽視現象，一般多會重視臨床一線工作，對病案歸檔只是當做一種常態化的管理，重視程度不夠。因此，部分醫院并未建立監督管理制度，也未形成有效的監督管理形式，缺乏監督力量。

（二）臨床醫師對病案書寫不夠重視，各級領導簽名不夠及時。部分臨床醫師認為自己的職責在于臨床診療，對病案的書寫不夠重視。臨床醫師在日常工作中，比較繁忙，多不能夠按時完成病案記錄。部分醫師會選擇在月底集中書寫病案，具有比較差的法律意識，沒有認識到病案及時歸檔的重要意義。同時，病案需要的簽名手續比較麻煩，需要上級醫師、科主任等進行及時審修，而一旦一個環節出現問題，則會直接影響到病案的及時歸檔。部分醫生在進行完大量的醫療工作后，沒有做好相關的病案錄入工作，出現病案漏打印等現象。病案室在審核病案中，如果發現問題，護士或醫師無法進行及時修改，或者再修改后無法取得上級醫師的及時簽名，這些情況都會導致病案延遲歸檔。

（三）具有不完善的醫護人員配備，工作量超過了現有人員的承擔范圍。部分醫院的一些科室具有比較高的出院率，多為臨床科室。一些醫院的醫師配備上存在不足的情況，醫院的工作量比較大，病案書寫分擔到每個醫師身上的擔子也比較重。任務的繁瑣，會造成工作的不能及時完成。同時，各科室的病案需要護士及時審核，之后提交給病案室，如果護士審核工作沒有及時完成，也會導致病案的延遲歸檔。

（四）患者辦理出院手續，耽誤了病案整理時間。在出院的前一天，醫師需要將病案送到出院結賬處，通過審核病案，計算應該收取的費用，并對各項檢查工作進行核實，在審核后，患者才能辦理出院手續?；颊咴谵k完出院手續后，結賬處將病案送還科室。而這些時間的消耗，影響了病案歸檔工作的順利進行。

二、改善病案歸檔管理工作的有效措施

病案的延遲歸檔會對醫院的其他管理工作造成嚴重的威脅，進而影響到醫院的社會效益以及經濟效益，因此，必須要改進病案延遲歸檔現象，不斷提高醫院的病案歸檔管理水平。在實踐管理的基礎上，必須要不斷改進病案檔案的管理工作，促進醫院工作效率的提高。避免病案延遲歸檔，具有重要的應用價值，主要有以下可實施措施：

（一）加大各科室的監管力度，執行責任問責制。醫院的每一個科室可以推選出一名人員作為檔案管理人員，做好幫助醫師書寫病案的工作，負責整理出院病案，并填寫相關內容。檔案管理人員應該及時提醒醫師將第二天出院的患者的病案送到結賬處，以保證病案審核計費工作的順利進行?；颊咴诔鲈旱?天內，必須要做好病案的歸檔工作，首先由醫護人員整理病案，并交給科主任以及護士長進行審簽，最后進行歸檔。針對一些超期歸檔或者尚未歸檔的病案，應該根據統計結果，嚴格執行相關的獎懲措施，同時將其與醫師的職稱以及績效掛鉤，進而提高病案歸檔的效率?？梢岳眯畔⒓夹g，建設有效的信息化處理系統，監控新入院、病重等患者的病程，發揮相應工作的提醒功能。

（二）培養醫護人員的歸檔意識，做好考核工作。在醫院應該做好病案歸檔重要性的宣傳工作，培養醫護人員的法律意識，進而促進醫院病案管理工作重視程度的提高。同時，采用多種培訓方式，對醫護人員的病案歸檔管理技能進行提高，培養其法律意識，組織醫護人員進行學習，做好質量評估工作，并根據評估結果進行相應的獎懲。

（三）明確各科室人員的責任，實現各項規定的落實。醫院的病案歸檔管理工作與醫療統計工作具有相輔相成的作用，病案內容是對現實情況的最真實的反映，在醫院實際工作中，應該將統計工作與病案管理工作有效結合。病案室工作人員應認真檢查病案質量和內容是否系統、完整，并檢查是否有問題的發生，同時探索有效的針對性解決策略。用于科研分析的病案，醫師應該在閱覽完畢后，進行歸檔，當需要借出資料時，必須要向醫政處申請，辦理借閱手續。院外和本院非醫務人員，不得查閱病案，進修醫生查閱病案，須經科主任批準，但不得借出病案室。

（四）做好醫護人員的配置工作，建設一支高素質的隊伍。醫院應該根據現實情況，制定合理的人才培養計劃，不斷提高醫療隊伍的質量，做好資源的配置工作，有效減輕醫師的負擔。同時，醫院可以依照科室的實際需要，提出人力資源引進策略，采用公開招聘等方式引進人才，進而培養出一支高素質的檔案歸檔管理人員，減少醫院檔案歸檔延遲現象的發生。

（五）應用信息技術，不斷提高病案歸檔管理工作的技術含量。運用先進的病案資料管理方法和計算機知識，努力開展新業務、新技術，為醫院的信息工作作出更大的貢獻。為加快醫院信息系統建設步伐，適應醫院建設發展和管理的需求，積極參加上級部門組織的學習，歸檔管理人員應該利用業余時間自學提高編碼的準確率，做好病案信息管理工作，提高醫院的電子病案歸檔管理水平。

三、結束語

對病案進行管理是時代發展的必然要求，必須要做好病案的歸檔管理工作。病案歸檔管理水平是醫院管理水平的重要衡量標準。醫院應該在對病案進行歸檔的基礎上，不斷促進病案檔案管理質量的提升，進而提高醫院的工作質量以及患者滿意度。

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