核電行業數碼照片的歸檔方式探討

玉炎玲

【摘要】本文重點闡述按卷歸檔及按件歸檔相結合的方式對數碼照片進行歸檔，這樣既保持同一事項照片之間的有機聯系，也方便照片的獨立利用。

【關鍵詞】數碼照片；歸檔方式；數碼照片檔案；按卷歸檔；按件歸檔

一、早期核電行業照片的歸檔方式

核電行業早期對照片檔案的歸檔方式主要采用按卷歸檔，把相同事項的一次或若干次活動的照片組成一個案卷。照片的分類不按照內容進行分類，按照介質把照片檔案作為一個類目，所有內容的照片放在同一個類目下，根據照片的拍攝時間進行分類整理，編制檔案號、擬寫案卷標題、劃分保管期限、著錄拍攝者、拍攝時間等案卷級相關信息，一個案卷照片檔案一般包含若干張照片，單張照片不再編寫單張照片的文字說明。

采用這種照片歸檔方式的優點是分類整理便捷，按照時間能夠快速地完成檔案的分類排序，并且把同一事項的若干有機聯系的數碼照片保存在一起。采用這種照片歸檔方式的弱點：一是沒有對單張照片進行說明，利用者無法獲取照片相關的背景信息。二是單張照片沒有唯一的文件號，不便于單張照片的利用需求。三是照片沒有按照內容進行分類，僅按照時間排序，不利于相同內容的數碼照片檔案系統管理。

按卷歸檔的數碼照片由于利用的不方便，文檔管理人員迫切探索新的歸檔方式來規范數碼照片的整理、分類、歸檔。

二、探索其他歸檔方式階段

按卷整理方式由于對某些類別的文件材料并非完全適用，相對獨立的文件不適宜采用按卷整理的方式，需要探索新的歸檔方式，按件歸檔整理應運而生。按件歸檔方式主要應用于相對獨立并且規范的文件，比如公文、函件、報告等。核電行業應用按件歸檔方式整理的文件主要有公文、報告、信函、設計文件等，因為這些文件產生時文件編碼、格式規范，并且單份文件利用率高。

數碼照片按卷整理不利于對單張照片的利用，近年來，對數碼照片的整理方式逐漸由按卷整理變為按件整理，按件整理對每張照片單獨編制檔號，劃分保管期限，著錄檔案的相關信息，優點是方便對單份文件的利用，能夠對文件進行無序管理。缺點是不能把核電行業相同類別或有相互聯系的文件放在一起歸檔保存。為了解決這一難點，需繼續探索適合核電行業數碼照片的歸檔方式。

三、巧妙結合按件和按卷歸檔方式，形成新的可行優化歸檔方式

按件歸檔和按卷歸檔都具有其各自的優缺點，吸取這兩種方式的優點，盡量避免缺點，并結合核電行業檔案的分類方法，核電行業的數碼照片可采用按件歸檔方式歸檔，在按件歸檔過程中結合按卷歸檔的優點，把有相互聯系的數碼照片系統整理，根據內容放在相同類目的檔案分類中一起有序歸檔保存。

核電行業的檔案一般按照內容進行劃分，比如工程設計檔案、基本建設檔案，劃分的一級類目檔案下再細分二級類目、三級類目，為了避免數碼照片僅按照介質分類而沒有按照內容分類問題的出現，可把介質僅作為按照內容分類后的最低一級分類，核電行業數碼照片歸檔可采用按件歸檔方式為主，按卷歸檔方式為輔的方式進行歸檔。

數碼照片的歸檔方式主要采用按件歸檔，為了解決按件歸檔的缺點即不能把具有相互聯系的數碼照片放在一起這個問題，可在編制檔號和著錄信息時一并解決。具體的方法為：1.根據拍攝的數碼照片內容對照核電行業檔案分類表格，確定數碼照片的檔案分類。2.為了區別不同年度或不同項目/系統/廠房的數碼照片，可在分類后添加擴展碼，擴展碼規則根據檔案分類的不同可有不同的規則，為了與相同分類檔案并且相同擴展碼的其他介質檔案進行區分，在擴展碼后增加介質字段，介質字段可以用一位字母或兩位代替，比如R代表紙質檔案，SA代表照片檔案。3.根據介質分類后為了便于把同一組的數碼照片有序放至一起，可在檔號中增加照片組號（此條可根據照片的數量進行適當的取舍，檔號可增加照片組號也可刪除）。4.根據檔案分類及擴展碼，編制檔號，檔號規則可為：全宗號-項目代碼-檔案分類號-擴展碼+介質-（照片組號）-流水號，流水號可根據數碼照片的數量由3-6位數字組成。5.按照檔號進行排序，著錄檔案的相關信息（需著錄的信息包括文字說明（需符合六要素要求）、保管期限、拍攝者、拍攝時間、照片規格、產生部門等）。6.在著錄的信息中增加著錄組題名信息，即相同事項或同一活動拍攝的一組數碼照片視為一組，擬寫相同的組題名，并在組題名上注明本組照片共XX張，本張為第XX張。7.電子數碼照片以檔號命名，保存在最低一級類目的文件夾中。8.每件沖洗的數碼照片檔案有單獨的文本說明，與照片放至同一照片檔案盒內。

四、結論

照片檔案能夠直觀地反饋檔案的內容，使利用者鮮明地知悉核電項目的工程進展及工程概況，廣泛地利用在宣傳材料中。數碼照片檔案作為特種介質檔案的重要組成部門，日漸被項目建設行業及檔案行業人員所重視，數碼照片的產生逐年增長，如何合理地對數碼照片進行歸檔，顯得尤為重要。

核電項目的建設過程中，產生大量的各種各樣的檔案，每一類檔案由于來源不同、產生規則及后端用戶的不同，可采用不同的整理歸檔方式，數碼照片檔案宜采用以按件歸檔為主，按卷歸檔為輔的方式進行歸檔。在歸檔的實踐中，也驗證了這種歸檔方式的可靠性和可行性，為檔案的歸檔管理提供了一種新思路，實現了檔案管理的相對獨立性和有機聯系性同時得以滿足。

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