高校實物檔案管理存在的問題及對策分析

劉琴

【摘要】當(dāng)前，高校實物檔案管理工作暴露出了很多問題，這些問題如不及時處理將會對高校檔案信息的利用產(chǎn)生不利影響。本文中，筆者提出高校實物檔案管理中存在的4個主要問題，并給出建立數(shù)字化實物檔案管理、制作照片檔案、建立牌匾陳列室等對策，旨在為提高高校實物檔案管理水平提供參考。

【關(guān)鍵詞】高校；實物檔案；管理

實物檔案是指以實物為載體的，能夠反映檔案主體真實歷史面貌的特定物品，如榮譽(yù)證書、獎杯、印章、字畫等等。高校實物檔案管理是高校檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容之一，同時也是高等教育事業(yè)不可缺少的環(huán)節(jié)，對于史實性要求較高的檔案需求以及重大歷史事件的傳承具有極大的現(xiàn)實意義。

一、高校實物檔案管理存在的問題

（一）對實物檔案管理工作重視度不足。首先，大多數(shù)人認(rèn)為高校的核心任務(wù)是教學(xué)科研等人才培養(yǎng)工作，實物檔案管理時輔助性的，甚至是無關(guān)緊要的，只有當(dāng)上級視察或富裕時間時才安排檔案管理工作。其次，檔案工作者投入了大量時間與精力在文字檔案的收集、整理上，忽視了實物檔案的整理與保管。加之實物檔案種類、形態(tài)各異，大到牌匾、錦旗，小到獎?wù)隆s譽(yù)證書，整理、歸集起來有一定難度，一些管理人員缺乏工作熱情，實物檔案長期處于無人管理的混亂狀態(tài)。

（二）高校實物檔案管理方式落后。當(dāng)前，參與高校實物檔案管理的工作人員大多不是檔案專業(yè)出身，普遍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、年齡偏大等問題，加之高學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理者稀缺，導(dǎo)致實物檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展，管理方式仍很落后。尤其是檔案管理信息化的今天，證書、牌匾、獎狀等實物均需要用電腦系統(tǒng)進(jìn)行登記，一些檔案管理人員仍采用手工紙質(zhì)登記的方法，這不僅浪費(fèi)了大量時間和人力，還容易造成重要信息的丟失。

（三）管理工作循規(guī)蹈矩，創(chuàng)新意識不強(qiáng)。高校檔案工作人員對于如何利用高科技管理實物檔案、如何提高檔案信息服務(wù)效率缺乏實質(zhì)性創(chuàng)新，有些檔案管理人員在接手實物檔案后，不愿花心思與精力去解決實物檔案的存放問題，也不愿依據(jù)實際情況制定出一套簡便、快速的實物檔案接待查詢方案，致使實物檔案管理常年以陳舊的模式運(yùn)行，服務(wù)效率較為低下。

（四）實物檔案質(zhì)量不高，無法有效開發(fā)利用。以往，實物檔案管理工作過于注重檔案數(shù)量，盲目收集實物檔案，這造成實物檔案的質(zhì)量和利用率不高。一些有價值的實物檔案被埋沒于眾多實物檔案中，一旦使用難以找到。譬如，對于榮譽(yù)證書的管理，工作人員大多不做分類直接堆到一個地方，利用時需要耗費(fèi)大量人力和時間進(jìn)行翻找。而一些獎牌、獎杯等實物檔案由于怕借用損壞，常年堆積在角落中，利用價值很低。

二、高校實物檔案管理的對策

（一）解放思想，重視實物檔案管理工作。1.高校檔案管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)要提起對實物檔案管理工作的重視度，努力發(fā)揮實物檔案在高校發(fā)展中的作用。2. 發(fā)動廣大師生共同參與實物檔案的搜集、保管工作，讓他們真正成為實物檔案信息的受益者。3. 調(diào)動檔案工作人員的積極性，激發(fā)他們的創(chuàng)新意識，讓他們更加熱愛實物檔案管理工作。

（二）建立數(shù)字化、信息化實物檔案管理系統(tǒng)。目前，高校實物檔案的登記多以紙質(zhì)為主，電子形式的存儲少之又少。高校應(yīng)積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對高校實物檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化、信息化改革，通過數(shù)字化的實物檔案信息匯總縮短檔案的查找時間，提高檔案利用效率。同時，將實物檔案制作成書籍、光盤，供課堂教學(xué)、新生入學(xué)培訓(xùn)、愛國教育培訓(xùn)等日常教育教學(xué)活動使用。

（三）制作照片實物檔案，按主次收集照片。實物檔案管理要適應(yīng)當(dāng)下社會“讀圖”為主的信息傳遞特性，以照片的形式記錄實物檔案信息。高校可將學(xué)校獲得的牌匾、榮譽(yù)證書、獎杯、名人字畫等拍攝成照片，從而便于收藏、拷貝。在對照片進(jìn)行采集時，檔案管理部門要掌握好主次：一是要將實物檔案進(jìn)行主次分類，對使用率高、意義重大的實物檔案照片進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份、傳播。二是要按重要與否分類存放照片，以提高工作效率，方便師生調(diào)取。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)化牌匾實物室。高校可將部分牌匾集中于一間可供展覽與多媒體直播的房間內(nèi)，以此向外界更加直觀地展示牌匾等實物本身。這種立體化的檔案展示方式能夠給檔案使用者更全面的印象，是對高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)最有力的支持。

（五）建立實物檔案陳列室，以滿足高校教育教學(xué)目的。實物檔案是見證學(xué)校榮譽(yù)與歷史的重要印記，將這些檔案展示出來，可以使廣大師生更加了解學(xué)校，更加以學(xué)校為榮，從而激勵自己為學(xué)校爭光。有條件的高校可將便于直接同外界接觸的實物檔案歸集到一間陳列室內(nèi)，定期開放，供廣大師生以及校外人士參觀。同時，學(xué)校還可將實物檔案陳列室的參觀作為愛國愛校教育的必要內(nèi)容，將課堂搬到陳列室中，以更好地發(fā)揮實物檔案的價值與意義。

三、結(jié)語

總而言之，高校要不斷引導(dǎo)檔案工作人員朝著實物檔案工作所應(yīng)當(dāng)努力的方向前進(jìn)，讓實物檔案管理的工作目標(biāo)成為檔案工作人員積極工作的內(nèi)在動力。當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，實物檔案管理方法要跟上時代的步伐，走科學(xué)化、信息化的道路，努力改革舊有模式，最大限度發(fā)揮實物檔案的內(nèi)在價值。

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