論高校檔案工作在信息化時代背景下的創新

金明輝

【摘要】高校檔案全面、系統地記載和保存著學校及師生的重要信息和資料。創新管理方法，優化管理模式，是許多高校檔案管理工作的建設目標。隨著網絡信息化時代的到來，為高校檔案管理工作的創新與發展創造了機遇，但也帶來了新的挑戰。高校檔案管理工作在信息化的時代背景下如何發展與創新，是現階段高校檔案工作所面臨的重要課題。本文以分析高校檔案信息化建設的原則為出發點，對當前信息化時代背景下，創新與發展高校檔案工作提出了相應措施。

【關鍵詞】高校檔案工作；信息化時代

高校檔案準確、客觀、全面、系統地記載著學校發展歷程中的重大事件、辦學特色和輝煌歷史等重要信息，為學校各項工作的發展提供著信息服務保障。當前，網絡信息化技術的飛速發展，使高校檔案管理模式從實體化管理向信息化管理的轉變成為了必然趨勢，為高校檔案工作的創新與發展提供了重要機遇。這就需要高校管理者要轉變思想觀念，積極引入先進的信息化管理模式，提升檔案工作水平，更好地服務于廣大師生和學校各項事業的發展。

一、高校建設檔案信息化管理模式的原則

在信息化時代背景下，高校轉變傳統的檔案管理方式并非一蹴而就，而要在全面剖析并解決信息化管理模式中面臨問題的基礎上，遵循檔案信息化管理的相關原則，才能得以實現。高校在檔案信息化管理模式建設中，應該遵循以下原則：

（一）堅持切實可行原則。高校檔案工作的信息化建設受多方面客觀條件的影響，在建設時要以學校的實際情況為主，量力而行。一是要首先考慮高校的經費狀況。由于檔案工作的信息化建設要以大量硬件和資金的投入為前提，這就需要在制定信息化建設方案時充分結合學校的財政預算，使投入的資金實現最佳利用率。二是要考慮檔案管理人員的能力素質。管理人員業務能力強、素質高是實現高校檔案信息化建設的基礎，管理人員素質低、專業技能差根本無法實現檔案信息化管理。所以，高校的檔案工作的信息化建設要從學校的經費、人員等基本條件出發，制定切實可行的建設方案。

（二）堅持服務用戶原則。高校檔案建設的目標就是為學校和師生提供優質的服務保障。因此，高校檔案工作信息化建設要以服務用戶最大化為原則。在制定方案過程中要以用戶的需求和輕重緩急為標準，不斷優化建設方案和員工考核機制，充分激發檔案管理人員工作的積極性和創造性，從根本上促進信息化建設，適應學校的發展需求。

（三）堅持安全保密原則。隨著網絡技術的飛速發展，病毒、黑客等潛在危險因素給高校檔案工作信息化建設帶來了不利影響。這就需要學校強化檔案數字化管理的安全維護工作，避免出現信息丟失、泄密等問題。學校應該通過設置系統密碼、訪問權限、訪問規則等方式，加強對檔案數據系統的安全維護工作。

二、創新高校檔案工作信息化建設的措施

（一）實現高校文本類檔案系統的數字化管理。所謂數字化管理模式就是在計算機網絡技術的支持下，把文本類檔案運用掃描等技術手段進行數據采集，通過服務器將分散采集的數據整合為信息資源，便于信息管理和利用。近年來，這一模式被廣泛使用，它能夠用先進的計算機智能管理系統完全代替復雜的人工管理模式，從而實現文本類檔案應用和管理的信息化。這種創新的信息化管理模式，有利于實現學校各類檔案信息資源的整合、共享和利用。

（二）創新管理方法，促進檔案信息建設一體化。在完成裝檔和登記材料時，檔案管理人員要及時更新各類檔案的變動信息，以確保檔案信息準確無誤。充分利用計算機技術進行高效的管理工作，在全面調研學校檔案資源利用率的基礎上，充分發揮計算機網絡信息技術的作用，實現信息渠道一體化的建設，為用戶方便、快捷地提供全方位的數據資源。同時，還要對傳統的工作流程進行優化，在數據庫技術和軟件技術的支持下，優化檔案工作信息化建設的各個環節，充分履行檔案管理工作的服務保障職能。

（三）創新檔案自動化、信息化管理模式，提升檔案管理水平。我國當前處于信息飛速發展的時代，先進的信息化檔案管理模式與傳統模式相比較而言，在服務方式和服務質量方面都發生了巨大變化，面臨廣闊的發展前景。加強對檔案數據管理自動化和智能化系統的建設，使計算機系統能夠在智能監控調配系統的幫助下自動運轉，既有利于優化檔案管理數據庫房的工作環境，又降低了人為錯誤操作和干擾的風險，減輕了管理人員的工作量。信息化管理模式便于檔案信息資源的自動更新，使高校檔案工作適應學校的發展建設，提高檔案工作服務水平。這就要求所有的檔案管理者，要敢于面對信息化建設所帶來的挑戰，積極學習網絡知識和計算機技術，通過自身工作能力和水平的提高，推進高校檔案管理工作的健康、可持續發展。

總而言之，加強信息化建設、創新管理模式，已成為信息化時代背景下高校檔案工作的發展趨勢，但這一發展歷程仍需較長時間去摸索和實踐。因此，作為高校管理者要緊跟時代步伐，不斷加強對檔案信息化建設的探索和研究，實現高校檔案管理工作的創新與發展，從而推動檔案管理工作和學校各項事業的健康發展。

【參考文獻】

[1]王萍.信息化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑分析[J]，辦公室業務，2013（09）.