論新時期如何做好文書檔案管理工作

馮顏英

【摘要】本文透過客觀解析檔案管理活動的重要地位，使得目前遺留的檔案規(guī)制隱患問題傾盤托出，為后期規(guī)模化建議的制定提供豐富疏導線索。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理實效；系統(tǒng)架構(gòu)；挑戰(zhàn)；規(guī)劃

文書檔案可以說是真切反映著細致化工作交流場景，是穩(wěn)固事業(yè)主體可持續(xù)發(fā)展實效的必要前提條件，使得創(chuàng)新工作內(nèi)涵梳理與過往實踐經(jīng)驗補充都能順利交接。需要明確的是，文書檔案管理工作本身具備一定的政策性與專業(yè)性，尤其是在市場經(jīng)濟結(jié)構(gòu)不斷更新過程中，為了確保資源開發(fā)持續(xù)力度，這部分工作內(nèi)容的完善顯得十分重要。

一、文書檔案管理工作規(guī)劃現(xiàn)狀研究

此類檔案資料記錄著特定事件發(fā)生過程并且具備一定法律效用，產(chǎn)生這類結(jié)果與其形成規(guī)律有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)。文書檔案依照自然評判標準記錄真人事跡，使得人們學會如何適應(yīng)并改造自然，對于相關(guān)理念開發(fā)參考價值豐厚。但是，由于部分人員責任意識低下，后期規(guī)劃細節(jié)中不免衍生各類瓶頸限制狀況，具體表現(xiàn)為：

（一）文書檔案管理內(nèi)容過于陳舊。現(xiàn)下大部分企業(yè)部門已經(jīng)開始嚴肅討論專業(yè)規(guī)范性問題，決定針對檔號、卷宗標題結(jié)構(gòu)實施逐層審查，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)案卷目錄丟失以及混亂跡象顯著。

（二）文書檔案查閱實效不夠穩(wěn)健。隨著計算機數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，涉及檔案檢索模式基本沿用智能調(diào)控手段，但是不免一些地區(qū)持續(xù)沿用手工檢索模式的現(xiàn)象，這類工作人員經(jīng)常需要耗費大量精力，并且將精度指標擱置，錯誤地將工作重心轉(zhuǎn)向檢索工具創(chuàng)新開發(fā)層面上去。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)普遍不能達標。截止至今，盡管部分事業(yè)單位已經(jīng)吸納穩(wěn)定的檔案人員，但是關(guān)于人員文化素質(zhì)以及技術(shù)能力方面不免存在矛盾沖突狀況，尤其是在經(jīng)濟結(jié)構(gòu)不斷扭轉(zhuǎn)的前提下，真正熟練掌握檔案記錄內(nèi)容并進行系統(tǒng)規(guī)劃的人員可說是寥寥無幾。

二、強化目前文化檔案管理工作進度指標的必要措施分析

為了全面灌輸單位工作人員堅定的責任意識，文檔管理工作決定全面吸納專業(yè)內(nèi)涵，同時要求相關(guān)管理人員能夠擁有優(yōu)秀的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠在工作環(huán)境中勇于探索、任勞任怨。

（一）全面提升文化檔案管理人員的責任意識。在專業(yè)化知識不斷完善的基礎(chǔ)上，有關(guān)管理主體必須牢固樹立現(xiàn)代化技能應(yīng)用形態(tài)，使得文檔規(guī)范指標得到全面貫徹。文檔管理人員不得不時常監(jiān)督與告誡自己，涉及自身知識掌握架構(gòu)以及綜合文化素質(zhì)等，必須在文檔規(guī)制流程中得到同步補充。依照我國文檔工作統(tǒng)一規(guī)范標準鑒定，管理人員應(yīng)該全面貫徹個人權(quán)責規(guī)劃指標，并且將文件中的形成過程、統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及整理結(jié)果等作為領(lǐng)帶監(jiān)督職責范圍，其間特定組織領(lǐng)導體系也應(yīng)該得到進一步加強，使得文檔規(guī)劃工作無論從檢查或者是驗證考核，都能迎合現(xiàn)代管理需求，不造成任何交流秩序紊亂結(jié)果。

（二）詳細規(guī)范文書檔案管理職務(wù)內(nèi)容以及布置流程。針對案卷資料進行全面性檢查是第一要務(wù)，其間需要將一些暫時不用的文件刪除處理，規(guī)避日后檢索活動中提煉結(jié)果混亂現(xiàn)象，這是發(fā)揮檔案標準化管制功效的基礎(chǔ)。再就是必須學會重新拼裝案卷，其核心理念就是盡量將存在關(guān)聯(lián)特征的文件整編為一個整體，包括重組環(huán)節(jié)中一些不存在卷內(nèi)目錄和標題模糊的資料要適當開展重新加工項目，確保工作管理效率能夠得到質(zhì)的飛躍。最后，題目名稱應(yīng)該得到統(tǒng)一規(guī)范，確保查準率足夠精確。因此，在著錄設(shè)計活動中應(yīng)該盡量將規(guī)范機構(gòu)簡稱等詳細信息附著在上面，杜絕計算機檢索過程中出現(xiàn)識別不清的危機狀況。

（三）全面加強文書檔案管理的計算機信息應(yīng)用實力。為了在新社會結(jié)構(gòu)中做一名出色的文書檔案管理人員，其必須首先掌握各類現(xiàn)代化技術(shù)操作與管理知識。目前計算機應(yīng)用現(xiàn)象已經(jīng)在文檔規(guī)制流程中頻繁出現(xiàn)，使得特定文件形成到格式轉(zhuǎn)換都能一氣呵成，同時系統(tǒng)地完成文件修改以及統(tǒng)計職務(wù)，此類綜合化管理手段需要文檔規(guī)劃人員進行全面掌控。不可否認，信息社會對文檔管理工作提出全新的要求，有關(guān)人員必須學會站在本職崗位上進行換位思考，能夠在實踐流程中總結(jié)經(jīng)驗，使得個人計算機應(yīng)用能力和文檔規(guī)劃素質(zhì)都得到同步延展。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》分析，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，作為先進的檔案人員，其有必要不斷完善個人技能與品質(zhì)素養(yǎng)，能夠迅速接收各類新興資源信息，并主動做好工作領(lǐng)域發(fā)展狀況，實現(xiàn)體制朝著復合型樣式不斷扭轉(zhuǎn)，令檔案規(guī)范化與網(wǎng)絡(luò)化管理地位能夠更上一層樓。

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