人事檔案管理信息化過程中的問題及對策

郄波　王兆欣

【摘要】本文從基層人才交流服務中心檔案管理的實際情況出發，分析了檔案管理信息化的優勢，闡述了人事檔案管理信息化建設過程中遇到的幾個問題，并提出了建議和措施。

【關鍵詞】人事檔案；管理；信息化；問題；對策

當前社會各個行業都在提倡信息化，人事檔案管理也不例外。早在2002年，《全國檔案信息化建設實施綱要》中就指出：把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局。檔案管理信息化，指得是充分利用現代信息技術、網絡技術，對檔案資源進行存儲、管理、開發等，達到為社會發展提供服務的目的，主要包括檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化。與紙質檔案相比，檔案管理實現信息化的優勢在于：減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作效率；檢索簡便，準確率高，便于檔案的遠程管理查詢，更高效地實現人才的開發和利用；使用掃描儀等設備對原文進行掃描，保持了檔案文件的歷史原貌，同時也避免了由于自然災害等原因造成的紙質檔案的損毀或丟失。人事檔案信息化管理能夠為用人單位提供及時、準確、高效的信息依據，是新形勢下檔案管理工作的一項重要內容。

一、 檔案管理信息化過程中出現的問題

人事檔案信息化管理成為信息時代各級人才交流中心實現可持續發展的必然選擇，檔案管理信息化建設可以間接帶來長遠而巨大的經濟和社會效益。但也暴露出一些問題：

（一）檔案存儲數量大，數據錄入工作艱巨。檔案管理信息化的前提是檔案的數據化，人才交流中心存儲著大量用人單位委托存放的個人檔案，數據錄入將是一項龐大而艱巨的工程。檔案數據錄入不僅需要對計算機設備的熟練使用，更要求數據的正確、完整和規范，基層人才交流服務中心人手的不足和專業的限制是影響數據錄入工作的瓶頸。

（二）資金缺口大，軟、硬件配備不足。許多基層人才交流服務中心沒有足夠的資金購置性能優越的基礎設備，計算機硬件設備落后，檔案管理軟件不到位，甚至許多服務中心都沒有聯網，計算機僅僅用于檔案的檢索與查詢，即便是已經開展了檔案管理信息化，計算機及其輸入設備（掃描儀、數碼相機等）型號各異，檔次參差不齊，數據、圖片格式沒有統一的標準與規范；使用的軟件系統五花八門，功能單一，致使數據不完整，這些都直接影響著檔案信息化建設的進程。

（三）工作人員技術陳舊，專業人才缺乏。基層人才交流服務中心檔案管理人員普遍缺乏專業背景，甚至有一些是兼職或臨時工。他們對傳統的檔案管理模式“輕車熟路”，對信息化建設并不熱衷，甚至從心底里難以接受，產生抵觸心理。目前的狀況是軟件開發、硬件維護及檔案管理人員是互不相干的人在操作，對于計算機信息技術和檔案管理均能精通的人員更是少之又少，這在很大程度上嚴重地制約了檔案管理信息化建設的質量和速度。

（四）信息安全問題。檔案管理的信息化使我們使用和調動檔案更加便利，但同時也增加了檔案安全工作的難度。人們在工作變動時只需要登陸管理系統，提交檔案轉移申請，人才交流中心的工作人員就可以在網上將個人檔案調入新單位，用人單位也可以進入管理系統查詢員工的檔案信息，這也增加了個人信息泄露的危險。另外，非法登陸、篡改數據、電腦病毒、黑客攻擊等因素，也給檔案信息安全帶來了嚴重威脅。

二、建議與措施

（一）初期錄入工作分流，后續變動實行動態性管理。針對數據量巨大的前期錄入工作，部分人才交流中心采取的方法是把工作下發到各個存檔單位人事部門，錄入完成后核對無誤再提交。初期錄入完成后，每年還會有新的考核材料、工資調整或培訓經歷等資料的變動，對于這些后續變動要實行動態性管理，及時收集和添加，并定期對檔案進行審核，去除無保存價值的內容，實現個人檔案內容的及時更新，為用人單位提供更準確翔實的資料。

（二）完善相關政策及標準，增加資金投入。加大人事檔案信息化管理的宣傳力度，以引起各基層單位領導的重視和支持，促進相關政策、標準的盡快完善，可通過政府撥款、社會專項基金、自籌等渠道籌集資金，資金充足、標準一致是檔案管理實現信息化的前提和有力保證。可首先建立一個區（縣）范圍的人事檔案管理信息庫，隨著條件的成熟，逐步擴大至市級、省級，再建立全國性的管理系統，實現跨地域的檔案流通與共享。

（三）組織培訓與引進人才并行。人才交流中心設置專門的信息中心，負責技術指導和支持工作。通過講座、研討等方式，組織開展設備維護、軟件開發、數據庫建立等多種培訓課程對現有工作人員進行信息技術的培訓，促進他們知識結構的更新與調整；提高薪酬待遇，引進既精通信息技術軟、硬件又熟悉檔案管理工作的復合型人才。

（四）明確責任，確保信息安全。遵循安全性原則，保證檔案信息存儲安全和利用安全。使用性能穩定的服務器和有安全保障的軟件系統，安裝防火墻和入侵防御系統，采用加密技術，及時消除計算機系統中的安全隱患，避免系統漏洞和黑客攻擊。對于工作人員制定嚴格的管理制度，明確責任，提高他們的責任心，培養敏銳的安全意識，防止非法用戶登陸和數據篡改；對存檔人員和單位實行授權和分等級開放，這些措施都能大大提高檔案信息存儲和使用的安全性。

三、 結束語

計算機和互聯網絡的迅速發展為檔案管理提供了更為廣闊的發展空間，科學的信息化檔案管理必然會取代復雜、繁瑣的人工式管理，它作為一個新生事物，需要我們每一個基層檔案工作者積極探索、研究，積累經驗，找出問題，改正不足，推進檔案管理工作的可持續發展。只有這樣才能做好新時期新形勢下人才交流服務中心的管理工作，實現對人才充分的開發和選拔，促進我國人才交流中心檔案管理水平的提升，更好地向社會提供更為有效的服務。

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