秘書工作“細節”教學

楊凱??

摘 要：秘書工作注重細節，在寫作、接待、日常管理、形象等方面都應重視；應該在教學中注重強化責任意識、行為習慣、性格養成等方面。采用案例分析和模擬訓練等方法來加強教學。

關鍵詞：細節教學；案例；模擬

我校開辦商務文秘專業多年，相關課程較多，既有基礎理論知識，也有大量工作實務，針對職高生的現狀，在教學中應該淡化理論，細化實務，強調秘書工作的細節，這對學生掌握知識，運用技能是有益的。

首先，秘書必然有大量寫作任務，這是秘書的一項基本技能。為什么文秘班有些學生平時寫請假條、申請等錯誤百出？除了知識掌握不充分、基礎不牢固，粗心大意是關鍵，這樣的學生如果當了秘書，不知道要寫出多少不合格文書。

針對這一問題，結合《應用寫作》教材加強寫作訓練，尤其加強對十二類常用公文、日常事務應用文、經濟類應用文的寫作訓練。讓學生牢牢掌握基本寫作格式，熟練寫作方法。

其次，秘書經常要和各種人士聯系，甚至代表領導出席重要活動，如果不留意細節，不僅會怠慢客戶，更損害了公司利益。例如：見面禮節、談話技巧、會客環境準備等等，這些人人知曉，但經常會忽略細節，如請客人喝茶，杯蓋翻起來朝下不衛生，就是對客人不尊重。這就是細節，反映了秘書工作者的衛生習慣和待客態度。

針對類似問題，應結合教材“日常接待”章節，利用課堂時間采用角色扮演的方式，讓學生分飾不同角色，比如模擬秘書接待客人的過程，讓更多的同學學習觀摩，從中體會和指正。

再次，是重視辦公室日常事務管理。秘書大量時間是在辦公室工作，有些秘書形象挺整潔，但工作環境混亂。比如：辦公桌面文件、文具擺放，文件柜的位置，抽屜里不同格物品的疊放，室內燈光綠化裝飾等，這些看似細枝末節的問題，無不反映出秘書的專業和細心程度。

結合《辦公事務》教材關于辦公室軟環境、硬條件的規定，利用課堂時間模擬辦公室擺放以及文具書籍的整理，展示一些錯誤的布置讓學生指正。

最后，是形象的細節。例如著裝關乎審美，也關乎職業形象。在不同場合，不同季節的著裝打扮，反映的是秘書自身職業品味和細節，不合體的服裝搭配，有失格調的首飾裝扮，自我感覺良好，但可能會引起別人的反感。

結合“日常接待”章節內容進行形體及禮儀訓練，比如秘書走、坐、站姿。對衣著打扮進行指導評價，播放錯誤接待的視頻，演示錯誤接待情節，讓學生指正。

秘書的工作失誤事關全局，很多時候并不是簡單的個人問題，會給單位、領導帶來重大影響。所以在課堂教學中應反復強化秘書職業意識。

第一，秘書要有責任感。曾經有報道：某國某企業與外方合作制造汽車，由外方派出技術人員指導，生產出具有國際品質的產品，并贏得市場認可。后來合作到期，中方認為經過多年的消化吸收，質量會保持原有水準，結果銷量暴跌，惡評如潮。為什么呢？原來缺失了精細化的管理！合作生產期間，外方對生產管理精益求精，重視裝配、調校。當由中方全權管理后，要求降低了，從高層到普工都沒有“工匠精神”。細心程度，決定了事業成敗。所以在課堂教學中一定要不斷地強調秘書的責任感，秘書一定要認真，盡自己的最大努力服務領導和工作。

第二，秘書的習慣養成。有的秘書寫作后文件不歸檔、不歸卷，圖省事蓋空白章，個人意識中已不覺得是錯誤了。壞習慣是非常可怕的，會像溫水煮青蛙一樣不知不覺讓人麻木。在秘書工作中，有壞習慣而不自覺是絕對錯誤的。秘書必須養成細心的好習慣，思想、行為是從很小就開始養成，

要求在短時期內改正是困難的，所以必然有一個克服的過程，通過練習模擬，不斷強化，一定會有所改觀。比如應用文寫作中，起初格式總是錯誤百出，老師不斷糾正，學生不斷練習，很多次以后就會做得很好了。習慣就是一個潛移默化的過程，當細心的習慣成為自覺，未來秘書工作中的失誤就會減少很多。

第三，秘書的性格養成。人性復雜，氣質不同，有人天性散漫、粗枝大葉，有人天性嚴謹、沉穩。但從事秘書工作，要努力讓個性和職業契合，無論是經常對外接待，還是長期伏案工作，雖然個性各有所長，但都應有細心的品格。應結合教材關于“情感意志修養”的章節強化學生的意識：適應才是關鍵。秘書可以通過后天努力揚長避短。但不適應環境，不調整自己個性，工作時遺失公章、無意泄露商業秘密等等，就要承擔重大責任。總之，在教學中應告訴學生：秘書應內外兼修，包容并蓄，根據不同崗位來調整自己的個性。

在教學過程中引入案例教學和模擬實訓，要在課堂上通過大量的生活和工作案例來指導學生正確對待細節，通過模擬的工作場景演練來訓練學生正確的規范。因為學生缺乏經驗指導，所以要在課堂演練中對忽略的細節及時指出和糾正，當然這一過程盡可能發動學生參與，讓他們自己評價糾錯，這樣才有好效果。

在課堂教學中應該更多地引入學生感興趣的故事，將實際生活中的例子和文秘理論相融合，盡可能讓學生聯系到周圍熟悉的人和事，這樣他們就能更好地理解細節在秘書工作中的重要性。

我常用的手段是結合案例，讓學生結合身邊所聞所感分組討論，舉手發言來談自己對案例的看法，甚至可以就案例準備幾個選項讓學生分析哪個是正確，無論分析是否正確都加以鼓勵。總之，應采用靈活生動的手段來啟發和訓練學生適應未來的秘書工作。

參考文獻：

[1]秘書基礎第二版[M].高等教育出版社，2008.

[2]財經應用寫作第二版[M].高等教育出版社，2005.

[3]辦公事務[M].校編教材.endprint