淺談水電設備檔案管理

韓 小 麗，　曹 紅 旺，　劉 知 雨

(四川大川電力有限公司，四川 雅安　625605)

淺談水電設備檔案管理

韓 小 麗，曹 紅 旺，劉 知 雨

(四川大川電力有限公司，四川 雅安625605)

摘要：水力發電企業由于其生產特點，對水電設備的檔案管理有著特殊的要求。水電設備檔案管理是水電設備管理的基礎環節，其管理水平的好壞，將直接影響到電站的發電質量、技術水平、經濟效益和社會效益，但水電設備檔案管理工作卻常常被設備管理領導者所忽視，從而影響設備發揮其應有的作用。大川電廠在日常檔案工作中總結出了一套卓有成效的水電設備檔案管理的措施，在企業年度機組大小修、設備改造、生產經營及解決維穩工作等方面發揮了建設性的作用。

關鍵詞：水電設備；檔案管理；必要的條件；管理制度

0引言

水電設備檔案是在水電站和水電設備科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。水電企業不僅有大壩、引水發電系統、泄洪系統及發電廠房等電站樞紐工程主建筑物，而且還有機械電氣設備、消防設備、金屬結構及自動化元件等設備，設備種類繁多，而且專業性強。因此，要想做好水電企業科技檔案的管理與開發工作，檔案從業人員不僅要具備良好的思想政治素質和較高的檔案專業知識，還應熟悉一定的水力發電相關專業知識，掌握相關的水電科技檔案管理技能，只有這樣，才能在復雜的文件材料收集中分清檔案資料的特性和種類，才能做好前期的文件材料的歸檔和后期的設備檔案的有效管理。

1提供檔案管理的必要條件

檔案管理工作是設備管理的基礎工作，基礎不扎實，設備管理目標難以完成。有的水電站在這方面因重視程度不夠，工作做得相對不到位，技術資料保管不齊全，致使設備出現故障后，找不到技術資料，設備不能及時得到維修，檔案資料的作用得不到發揮，或者因運行記錄缺失而難與對設備作出正確的評估。現在的設備，特別是以電子技術為主的高新技術設備，技術更新很快，一款新產品出來，過幾年后就不再生產了，加之設備廠家人員變動大，廠家就算有技術支持也力不從心，如果不重視其技術資料的記錄與保存，設備一旦出現故障，很難對故障設備做出正確評價，維修人員也很難發揮作用，勢必降低了設備的利用率。近幾年來大川電廠從廠長到主管設備的領導，再到檔案管理各環節的工作人員都很重視設備檔案的管理工作，在制定設備管理工作計劃，布置管理工作任務時都經常將檔案工作作為一項重要內容納入其中，從設備的采購、安裝調試、運行使用、維護保養、檔案歸管等不同環節都做了相應的規定和要求，并由辦公室檔案管理員負責保管設備檔案分類、整理、裝訂、上架和管理，并配備設備檔案專柜。

有了對水電設備資料一系列環節的重視后，檔案室硬件設施也是重點，檔案室設施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬件的總稱。主要包括檔案用房、檔案柜架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉及計算機、網絡、儲存設備都要配置，且符合相應標準，及專業人員的配備更使其水電設備檔案規范化、標準化、專業化管理。

2建立和完善水電設備檔案管理制度

利用電廠召開的各種會議及時將設備管理文件分發給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合水電設備管理工作的進行。大川電廠由廠長直接領導的設備管理工作，實行廠、部室、操作人員三級管理，已制定部分相關制度并逐步完善。考慮制定監督檢查機制，利用制定的監督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內容的檢查，將檢查結果納入科室綜合質量考核，出現問題及時擬報整改措施。并準備將水電設備檔案信息利用設備管理軟件系統實行計算機輔助管理，將日常收集到的信息錄入、掃描計算機，如果這一設想得到實行，對日后查閱資料會非常方便，甚至對水電設備的管理信息化、網絡化，也不怕水電設備檔案因年久時長、意外災害等情況或過程中損壞而發愁。大川電廠己對每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全廠設備進行一次清查，下一步計劃將列入水電設備管理臺賬中，在臺賬注明“連接”該水電設備存放位置(檔案室號、柜號、盒號)。實現水電設備管理網絡管理“超連接”，目前全廠正在向形成一個有效的管理網絡邁進。

3文件材料歸檔要及時完整

水電廠設備檔案包括：論證采購資料、設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料(如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證)、統計分析資料等。在設備采購、使用、保養維修及管理等每個工作環節都必須認真進行資料收集、整理和歸檔。參與設備采購的人員，將獲得的信息資料、談判文字資料及時歸檔。參與設備的安裝與驗收的工作人員，注意向廠家或銷售方索取相關證件等資料，將收集的相關資料及時建立檔案(如：說明書、隨機光盤、圖紙等)，只有相關資料齊全、手續完備后方可通過驗收。

科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。在設備運行期間設備管理員或操作人員做好運行記錄，維護人員應及時填寫維護記錄。檔案室管理員應及時將歸案資料進行歸總、編號造冊，借閱資料要按照相關手續辦理，并及時登記。檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢的整個工作過程，設備檔案的收集、整理和歸案是一項很繁雜的工作，檔案管理人員要熱愛本職工作，要以主動、積極、周到的服務來收集相關信息資料。

4水電設備檔案管理要實現規范化和信息化

水電設備檔案管理工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好企業檔案規范化、標準化管理的重要基礎。對非涉密科技檔案及圖紙資料進行掃描并上傳檔案系統中，實現科技檔案數字化管理，為檔案高效利用提供便捷條件。另外還要通過企業局域網絡，生產部門的技術人員可在自己的電腦上能夠瀏覽到權限范圍內所需的檔案、圖紙資料等，減少借閱環節，縮短查詢時間，提高檔案的查閱效率。工作實踐表明，水電設備檔案對公司、電廠長遠發展有深遠的意義，應充分發揮其應有作用，促進電廠在經濟效益和社會效益上獲得雙贏。

5結語

水力發電企業由于其生產特點，對水電設備的檔案管理有著特殊的要求。水電設備檔案管理是水電設備管理的基礎環節，其管理水平的好壞，將直接影響到電站的發電質量、技術水平、經濟效益和社會效益，但水電設備檔案管理工作卻常常被設備管理領導者所忽視，從而影響設備發揮其應有的作用。大川電廠在日常檔案工作中總結出了一套卓有成效的水電設備檔案管理的措施，在企業年度機組大小修、設備改造、生產經營及解決維穩工作等方面發揮了建設性的作用。

參考文獻:

[1]王芳編. 檔案分理學新論，中國人民大學出版社，P50.

[2]賀真編. 科技檔案編研的原理與方法，中國國際廣播出版社，P49.

收稿日期:2016-05-04

中圖分類號:TV73；G271

文獻標識碼:B

文章編號:1001-2184(2016)03-0139-02

作者簡介:

韓小麗(1986-)，女，四川蘆山人，畢業于四川農業大學文秘與檔案管理專業，現于四川大川電力有限公司大川電廠從事辦公室(辦公、后勤、檔案、勞資、人事、會議等辦公日常事務)管理工作；

曹紅旺(1975-)，男，內蒙古武川人，畢業于沈陽電力高等專科學校熱工自動化專業，高級工程師，總工程師，目前從事水電生產管理工作；

劉知雨(1989-)，男，遼寧昌圖人，畢業于三峽大學科技學院水利水電工程專業，助理工程師，從事水電生產經營管理工作.

(責任編輯：卓政昌)