淺談在文書檔案管理工作中提高計(jì)算機(jī)管理的運(yùn)用

趙思媛

摘 要：文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等自然而然地成為提高文書檔案管理工作的重點(diǎn)，基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)的文書檔案管理方式所遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法媲美的。全面提高計(jì)算機(jī)在文書檔案管理工作中的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，加強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量，切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用，全面提升文書檔案管理和利用水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化；計(jì)算機(jī)管理

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成。隨著改革的持續(xù)推進(jìn)，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，確保文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，這是文書檔案管理工作的要求及發(fā)展方向。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的推廣，文檔檔案管理工作越來(lái)越離不開(kāi)對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用。下面，本人就如何在文書檔案管理工作中提高計(jì)算機(jī)管理的運(yùn)用淺談如下：

1 文書檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)分析

（一）提高辦公效率

傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問(wèn)題，文件的修改只需通過(guò)鍵盤操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。計(jì)算機(jī)文書檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲(chǔ)、全文錄入、智能模糊檢索等多項(xiàng)功能。通過(guò)不同功能模塊對(duì)文書檔案資料進(jìn)行邏輯分類、組卷、打印等。檔案人員和文書人員在同一系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作，不但減少了許多重復(fù)錄入等工作，同時(shí)使文檔工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度下降。

（二）改善案卷質(zhì)量

在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。現(xiàn)有的文書檔案內(nèi)容繁瑣、形式多樣、分類細(xì)、費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，檔案工作人員經(jīng)常要加班加點(diǎn)，有時(shí)還要抽調(diào)人員幫忙，案卷質(zhì)量卻難以保證。文書檔案管理人員通過(guò)使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，可以提高組卷的效率和質(zhì)量。由于這種組卷方法可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，且文件著錄、標(biāo)引規(guī)范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統(tǒng)的平時(shí)登記，就是應(yīng)歸檔文件清單。文書檔案管理工作人員根據(jù)計(jì)算機(jī)所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實(shí)性。

（三）改善重新修改效率

使用計(jì)算機(jī)操作來(lái)進(jìn)行對(duì)文書檔案的管理在對(duì)已整理歸檔后的文書重新修改時(shí)也帶來(lái)了很大的方便之處。在過(guò)去人工操作管理文檔的時(shí)候，若要對(duì)整理歸檔后的文件進(jìn)行修改就必須要對(duì)這些文檔進(jìn)行拆卷重做，這樣會(huì)造成管理工作者的工作變得繁瑣。但是，在使用計(jì)算機(jī)操作管理后，文書的修改便顯得容易輕松得多了。修改文件時(shí)，管理者只需通過(guò)鍵盤操作，輕輕一按就可了事，整個(gè)流程進(jìn)行得快捷多了。而且，在計(jì)算機(jī)的使用上，由于文書檔案的資料已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴奈墨I(xiàn)信息，這在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，利用計(jì)算機(jī)的檢索功能來(lái)對(duì)文書檔案的資料進(jìn)行檢索修改，這無(wú)疑是大大提高了文件的查準(zhǔn)率，可以說(shuō)，這樣的優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)的文書檔案管理方式所遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法媲美的。

（四）利于信息資源開(kāi)發(fā)利用

文書檔案整理完畢后，由于組合分類裝訂工作滯后，不但造成文書檔案有所損壞，也給文書檔案在今后的使用中造成借閱困難、復(fù)印不便、保密不嚴(yán)等管理上的失誤。計(jì)算機(jī)中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數(shù)而造成的磨損，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命；可直接查找所需的資料，克服了以往查閱者在查找的過(guò)程中自由翻閱整本案卷中無(wú)需的文件，從中起到了一定的保密作用，對(duì)解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時(shí)對(duì)檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。

2 提高文書檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用的對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用能力

1. 增強(qiáng)管理意識(shí)，提高工作認(rèn)識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。

2.堅(jiān)持不懈，做好基礎(chǔ)工作。 文書檔案的管理工作做得好與不好對(duì)其文獻(xiàn)資料的日后運(yùn)用影響很大，都說(shuō)萬(wàn)丈高樓平地起，要做好文檔的管理工作就要從其最基本的要素開(kāi)始。這就要求管理工作人員從基本做起，全心全意對(duì)待文檔管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)堅(jiān)持不懈地做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作。

（二）基于計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在文書檔案管理中的作用

1.處理好電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件。

2.處理好電子檔案的生效和次組合資料。首先要仔細(xì)檢查顯存的文書檔案資料，對(duì)于部分陳舊失效的卷宗要及時(shí)剔除掉，以免在使用電腦管理時(shí)發(fā)生重復(fù)，降低檔案管理的效率和水平；其次，要再需要注意的是，在運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)整理文件時(shí)，次組合文書檔案資料，再次編排那些組卷較為混亂的卷宗，尤其是重新組合、編排那些有關(guān)聯(lián)的檔案，重新填寫無(wú)頁(yè)碼、無(wú)標(biāo)題的檔案資料，確保文書檔案資料的規(guī)范性；最后，要統(tǒng)一對(duì)不清楚或者命題存在重復(fù)的檔案資料進(jìn)行命題，杜絕在電子管理時(shí)難以識(shí)別的情況發(fā)生。通過(guò)建立規(guī)范化的文書檔案管理工作要擁有較高的可操作性和實(shí)用性，為以后工作的執(zhí)行提供便利，這樣才能更好的發(fā)揮其效用。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作的重要性無(wú)可厚非，針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，文書檔案管理呈現(xiàn)出的新的現(xiàn)代化發(fā)展趨向，文書檔案管理正在從過(guò)去手工操作的模式逐步地向使用計(jì)算機(jī)操作的模式過(guò)渡，全面提高計(jì)算機(jī)在文書檔案管理工作中的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量，切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用，全面提升文書檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮文書檔案的功能，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

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